Saat ini, berkembangnya sebuah perusahaan ditentukan oleh banyak indikator, salah satunya adalah inventaris atau inventory. Data ini bukan hanya mencakup daftar barang yang perusahaan miliki, melainkan termasuk seluruh aset serta sumber daya penting di dalamnya.
Artikel ini akan membahas tuntas tentang apa itu inventory, apa tujuan dari pengelolaannya, serta bagaimana pengelolaan inventory yang baik. Sehingga, harapannya bisa menjadi pedoman yang baik untuk dapat Anda manfaatkan demi kemajuan perusahaan.
Apa Itu Inventaris?
Inventory atau inventaris adalah suatu catatan sumber daya yang sifatnya penting untuk sebuah perusahaan. Inventory tersebut bisa Anda manfaatkan untuk beroperasinya sebuah perusahaan termasuk mengelola sumber daya tersebut.
Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), inventaris adalah suatu daftar catatan seluruh barang milik perusahaan, institusi, sekolah, maupun pemerintahan yang dapat berguna untuk kebutuhan operasional.
Kegiatan operasional tersebut dimulai dari proses produksi, pengelolaan sumber daya, hingga pengembangan. Inventory dikelola oleh tim ataupun seorang pengelola yang bertugas pada sebuah perusahaan maupun institusi. Kegiatan pengelolaan tersebut disebut sebagai inventarisasi atau kegiatan pencatatan.
Baca Juga: Cara Manajemen Stok Barang untuk Bisnis Anda
Fungsi dan Tujuan Pengelolaan Inventaris
Secara umum, inventory bukan hanya perihal daftar barang perusahaan, melainkan meliputi seluruh aset dan sumber daya yang ada di dalamnya. Untuk itu, sangat penting untuk melakukan pengelolaan inventory yang baik demi kelancaran operasional perusahaan. Adapun tujuan umum inventaris adalah sebagai berikut:
1. Menjaga Barang Milik Perusahaan
Menjaga barang atau aset milik perusahaan ini dapat Anda mulai dengan melakukan pendataan terhadap inventory. Dengan begitu, Anda bisa mengontrol apa saja aset yang perusahaan miliki sehingga Anda dapat memikirkan bagaimana tempat yang perlu Anda persiapkan untuk menyimpannya.
2. Mengontrol Inventaris terhadap Anggaran Pengeluaran Perusahaan
Dengan mengenali inventory perusahaan, secara tidak langsung Anda dapat mengetahui total kepemilikan perusahaan sehingga memudahkan Anda dalam merencanakan anggaran perusahaan. Rencana pengeluaran anggaran dapat Anda sesuaikan antara kebutuhan mendatang dengan aset yang sudah ada.
3. Sebagai Sumber Acuan Perhitungan Nilai Kekayaan Perusahaan
Data inventarisasi yang sudah Anda dapatkan bisa menjadi acuan untuk melakukan perhitungan nilai kekayaan perusahaan. Dengan kata lain, aset perusahaan dapat Anda ketahui dengan data inventarisasi yang sudah Anda dapatkan.
4. Sebagai Sumber Acuan Melakukan Pengadaan dan Pemeliharaan
Dalam sebuah perusahaan mana pun, inventaris adalah modal untuk menjalankan perusahaan. Oleh sebab itu, Anda perlu melakukan pemeliharaan dan penambahan hal-hal yang masih Anda perlukan namun belum perusahaan miliki. Untuk itu, data inventarisasi biasanya akan menjadi acuan pengadaan.
5. Mengontrol Masuk dan Keluar Masuknya Barang Perusahaan
Data aset perusahaan yang sudah ada juga dapat Anda jadikan sebagai sumber acuan untuk mengetahui keluar dan masuknya barang yang perusahaan miliki. Masuk dan keluarnya barang dapat Anda kontrol dengan membandingkan data inventarisasi yang sudah ada sebelumnya dengan data inventaris yang terbaru.
6. Meminimalisir Hilangnya Aset Perusahaan
Seperti pada penjelasan poin sebelumnya, data inventory perusahaan dapat Anda manfaatkan sebagai kontrol keluarnya barang perusahaan. Oleh sebab itu, data tersebut juga akan dengan mudah terlacak bila ada barang perusahaan yang hilang.
7. Mempermudah Proses Administrasi Perusahaan
Sudah selayaknya pencatatan data inventory secara berkala dan tertib akan membantu memudahkan berjalannya proses administrasi perusahaan. Saat tiba-tiba Anda membutuhkan data yang berkaitan dengan aset perusahaan dan sumber daya perusahaan, maka Anda tidak harus bingung lagi karena datanya sudah tersedia.
Baca Juga: Ketahui 5 Tips Hitung Stok Barang Untuk Kelangsungan Bisnis Perusahaan
Cara Mengelola Inventaris secara Efisien
Berdasarkan penjelasan di atas, aset atau barang yang dikelola dengan baik dapat mengurangi pemborosan, meningkatkan produktivitas, dan memastikan ketersediaan produk yang tepat saat dibutuhkan. Maka dari itu, adapun beberapa langkah yang dapat membantu Anda mengelola inventaris adalah:
1. Membuat Catatan Rinci Terkait Aset Perusahaan
Kegiatan inventarisasi dilakukan dengan melakukan pendataan dan klasifikasi produk. Selanjutnya, Anda perlu mengetahui informasi lengkap dan mendetail terkait setiap barang.
Informasi rinci tersebut dapat meliputi harga, stok, tanggal kedaluwarsa, nomor batch, hingga stock keeping unit (SKU) pada setiap unit perusahaan. Jika suatu waktu terjadi kelangkaan, maka Anda dapat mengetahui informasi rinci terkait stok unit dan info pengadaan dengan lebih mudah.
2. Membuat Urutan Skala Prioritas
Cara mengelola inventaris selanjutnya adalah membuat skala prioritas daftar item barang perusahaan berdasarkan skala kecepatan perputarannya. Tujuannya adalah agar Anda dapat mengetahui stok barang-barang yang perlu ditambah dengan melihat ritme barang yang cepat keluar.
Begitupun sebaliknya, data aset dapat membantu Anda dalam melihat barang dengan perputaran lambat. Sehingga, Anda bisa memutuskan apakah perlu memberhentikan supply terhadap barang tersebut atau tidak.
3. Melangsungkan Kegiatan Stock Opname Berkala
Kegiatan stock opname merujuk pada perhitungan terhadap seluruh barang atau aset perusahaan secara berkala. Tujuannya adalah guna memastikan bahwa catatan administrasi sesuai dengan kondisi fisiknya. Jika terjadi ketidakcocokan fisik, maka Anda dapat menindaklanjutinya dengan penelusuran.
4. Menunjuk Seorang Penanggung Jawab yang Jujur dan Kompeten
Kegiatan inventarisasi juga mencakup kegiatan pendokumentasian dalam bentuk laporan. Oleh sebab itu, perlu adanya pemilihan staf profesional untuk memantau proses inventarisasi hingga pembuatan laporan terperinci. Laporan tersebut harus akurat karena bisa bermanfaat sebagai pedoman untuk kegiatan selanjutnya.
5. Meningkatkan Sistem Keamanan Perusahaan
Mengingat pentingnya inventory perusahaan, maka Anda perlu sistem keamanan yang baik dalam sebuah perusahaan. Contoh pengadaan inventaris adalah dengan menyediakan sumber daya pengamanan atau security. Bila perlu, pasang CCTV untuk benar-benar memastikan jika aset atau barang perusahaan akan aman.
Baca Juga: Buku Stok Barang: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya Terlengkap
Sudah Tahu Bahwa Inventaris Adalah Kebutuhan Utama Perusahaan?
Itulah tadi beberapa ulasan mengenai inventory yang perlu Anda pahami. Pada intinya, inventaris adalah aset atau sumber daya yang perusahaan miliki. Mengelola inventory perusahaan dengan baik memerlukan komitmen, pemantauan yang berkelanjutan, dan adaptabilitas terhadap perubahan.
Buat rencana jangka pendek dan jangka panjang berdasarkan tren dan perkiraan permintaan. Bila perlu, gunakan perangkat lunak manajemen inventory yang memungkinkan Anda melacak persediaan secara real-time.
Inventory harus Anda kelola secara baik dan efisien karena akan berdampak pada proses berlangsungnya operasional perusahaan. Kegiatan pengelolaannya pun harus dipimpin oleh seseorang yang jujur dan berkompeten agar kegiatan administratif perusahaan yang disiplin dan lancar tercapai.
