Mayoritas masyarakat tahu kalau PO adalah singkatan dari ‘Pre-Order’ alias melakukan pembelian barang yang tidak ready stock. Pemahaman tersebut nggak salah, namun Anda perlu lebih memahami tentang pengertian, fungsi, hingga cara pembuatan PO. Jangan berhenti menyimak penjelasannya sampai akhir artikel, ya!
Apa itu PO?
Sebenarnya PO adalah akronim dari istilah purchase order yang kalau Anda terjemahkan ke dalam Bahasa berarti pemesanan pembelian. Istilah tersebut merujuk pada suatu dokumen berupa kontrak transaksi pemesanan barang antara pembeli dengan penjual.
Jadi, pembeli akan menghubungi penjual untuk melakukan pemesanan atas barang yang nggak tersedia stoknya. Biasanya, sistem ini berlaku buat transaksi barang dengan risiko tinggi. Contohnya seperti mudah basi, langka, atau punya harga mahal.
Penjual baru akan memproses penyediaan stok barang sesuai dengan pemesanan dari pembeli. Jadi, PO berfungsi sebagai jaminan transaksi pemesanan dari pembeli. Kalau pesanan dibatalkan, penjual berhak mendapatkan sejumlah ganti rugi atau bisa memprosesnya secara hukum.
Apakah Purchase Order dan Pre-Order Sama?
Apa artinya purchase order sama dengan pre-order yang lebih dikenal di tengah masyarakat? Jawabannya, iya. Penyebutan pre-order lebih mudah sehingga orang awam pun gampang mengingatnya.
Namun, pada praktiknya, pre-order masih punya posisi lemah karena biasanya hanya berupa catatan pribadi penjual. Jadi, pre-order nggak punya sifat perlindungan buat seller apabila transaksi batal secara mendadak atau sepihak oleh konsumen.
Baca Juga: Cara Mudah Membangun Toko Online untuk Developer Newbie
Fungsi PO
Purchase order menggunakan metode pembuatan invoice alias tagihan pakem sehingga bersifat mengikat dan wajib dipertanggungjawabkan. Selain itu, PO adalah transaksi yang memiliki banyak fungsi, meliputi:
1. Komitmen Transaksi
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, PO merupakan dokumen kontrak transaksi penjual dan pembeli. Jadi, purchase order adalah komitmen yang harus kedua belah pihak penuhi. Penjual harus menyediakan barang sesuai pesanan dan pembeli harus melakukan pembayaran lunas.
2. Meminimalisir Kesalahan Transaksi
Fungsi kedua PO, yaitu untuk meminimalisir kesalahan dalam transaksi jual beli. Biasanya ini berkaitan dengan jumlah barang, total pembayaran, metode pelunasan, termasuk pengiriman atau pengambilan. Semua tercatat lengkap, jadi kesalahan sebisa mungkin dihindari.
3. Membantu Inventaris Usaha
Adanya purchase order memudahkan dalam kegiatan inventaris usaha. Pencatatan arus keluar masuk barang jadi lebih mudah, begitu pula dengan total pemasukan dan pengeluaran. Arus kas usaha jadi lebih jelas dan minim kesalahan.
4. Bukti Kewajiban Pajak Usaha
Faktur dalam proses PO adalah salah satu bukti yang bisa Anda lampirkan buat keperluan pengurusan pajak badan usaha. Dokumen pemesanan tersebut punya kekuatan hukum sebagai alat bukti yang sah atas kewajiban pajak bisnis.
5. Menghindari Sengketa Hukum Berlarut
Jika ada perselisihan antara pembeli dan penjual, nota purchase order juga bisa jadi barang bukti. Dokumen pemesanan itu akan jadi kontrak tertulis yang nggak terbantah ketika transaksi terjadi antara kedua belah pihak. Sengketa hukum juga tidak akan berlarut-larut karena alat buktinya kuat.
6. Meminimalisir Potensi Kerugian Usaha
Fungsi PO selanjutnya, yaitu meminimalisir potensi kerugian. Kondisi paling umum yang bisa dicegah melalui adanya sistem tersebut adalah pembatalan pemesanan sepihak. Situasi tersebut sering konsumen anggap remeh padahal bisa menimbulkan kerugian besar terhadap pembeli.
7. Mencegah Potensi Sabotase dari Kompetitor
Fungsi terakhir adalah untuk melindungi bisnis dari potensi sabotase pesaing. Tidak jarang, khususnya pada ranah usaha online, kompetitor berusaha melakukan sabotase melalui pemesanan palsu. Keberadaan dokumen PO akan buat mereka berpikir ribuan kali jika mau melakukan hal tersebut.
Baca Juga: Apa Itu Reseller dan Dropship? Ini Pengertian dan Perbedaannya
Cara Membuat Purchase Order
Banyak sekali bukan fungsi dari PO? Nah, mungkin Anda masih bingung gimana cara menjalankan sistem tersebut. Mudah memang kalau Anda sekadar mempraktikkan pre-order, yaitu promosi pembukaan pemesanan, pencatatan, transaksi akhir. Namun, purchase order nggak semudah itu. Cara membuat sistem PO adalah sebagai berikut:
1. Membuat detail produk mulai dari spesifikasi hingga harga jual yang menjamin kepastian keuntungan untuk penjual. Harga tersebut harus sudah menutupi semua biaya produksi, operasional dan manajemen.
2. Mempromosikan produk melalui media yang memungkinkan, baik konvensional maupun modern. Jangan lupa buat mencantumkan informasi pembukaan – penutupan PO, serta kontak yang dapat dihubungi untuk melakukan pemesanan.
3. Buat dokumen PO dengan rincian sebagai berikut:
- Kop nama usaha.
- Detail pemesanan (minimal nama, nomor telepon, dan alamat harus tercantum).
- Nama produk dan kuantitas pemesanan.
- Total harga dan metode pembayaran atau pelunasan yang dipilih.
- Tanda tangan (sekarang bisa memakai paraf elektronik) antara pembeli dan penjual pada dokumen tersebut.
4. Proses penyediaan barang sesuai dengan pesanan para pembeli.
5. Pendistribusian barang pada konsumen yang sudah mengisi format PO dengan tepat.
Nggak sulit bukan cara untuk melakukan hingga membuat dokumen purchase order? Tidak salah kalau PO adalah solusi transaksi jual beli terbaik buat saat ini. Barang hanya tersedia sesuai pesanan sehingga potensi stok mengendap yang merugikan penjual juga bisa dicegah.
Baca Juga: Tips Sukses Membuka Usaha Toko Sembako
Penggantian Dokumen Purchase Order
Mungkin akan timbul pertanyaan di benak Anda kalau ada hal mendesak yang membutuhkan penggantian isi dokumen purchase order. Apa hal itu diperbolehkan? Jawabannya, ada beberapa isi yang bisa mengalami perubahan, namun ada juga yang tidak.
Hal-hal yang berkaitan dengan jenis, kuantitas, dan harga produk, tidak boleh mengalami penggantian. Apalagi kalau periode pemesanan sudah berlangsung cukup lama dan proses transaksi barang antara penjual dan supplier tengah terjadi.
Mengganti poin-poin tersebut akan mengakibatkan kerugian pada pihak penjual. Hanya alamat pengiriman maupun penerima yang bisa mengalami perubahan asalkan tidak menimbulkan kesulitan buat pemilik usaha.
Baca Juga: Membangun Motivasi Bisnis Online: Tips & Kata Motivasi dari Tokoh Sukses Terkenal
Sudah Tahu Apa itu PO?
Nah, sudah paham bukan pengertian PO adalah seperti apa? Serta kaitannya dengan pre-order, fungsi, hingga cara membuatnya? Pada dasarnya, sistem ini hadir buat memberikan keamanan transaksi ke pihak penjual juga pembeli.
Kedua belah pihak punya hak dan kewajiban masing-masing yang terlindungi lewat sistem purchase order. Kalau sampai tak terpenuhi, maka ada gugatan hukum dengan bukti valid yang dapat dilakukan untuk menghindari kerugian salah satu pihak.
Anda dapat mempertimbangkan PO sebagai metode ampuh untuk menjaga stabilitas bisnis. Pencatatan pemesanan akan membantu dalam inventaris, arus kas, hingga membangun kepercayaan dengan konsumen. Yuk, coba terapkan pada usaha Anda dan buktikan sendiri manfaatnya!
