Bisnis yang berhubungan dengan jual beli berkaitan erat dengan persediaan barang. Di mana persediaan inilah yang nantinya akan diputar untuk menghasilkan margin. Nah, stock take adalah proses perhitungan dan pencatatan persediaan serta bagian dari manajemen gudang yang penting untuk pebisnis lakukan.
Proses stock take atau cycle counting dilakukan dengan menghitung jumlah fisik barang yang ada di penyimpanan gudang. Lantas, apa saja manfaat dari proses perhitungan ini? Bagaimana tips untuk melakukannya? Mari cari tahu melalui ulasan berikut!
Apa itu Stock Take?
Stock take adalah kegiatan pengecekan, penghitungan, dan pencatatan semua barang atau persediaan yang ada pada sebuah perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Kegiatan ini sering dilakukan dalam manajemen inventory. Anda juga bisa menyebutnya dengan istilah inventory stock take atau cycle counting.
Setiap perusahaan umumnya akan melakukan kegiatan ini dalam jangka waktu yang berbeda-beda tergantung kebijakannya. Beberapa perusahaan bisa saja melakukannya setiap satu sampai tiga bulan sekali. Namun, ada juga yang akan melakukannya setiap satu tahun sekali atau bahkan lebih.
Data yang didapatkan dari proses perhitungan ini sendiri akan dimasukkan dalam database perusahaan. Sehingga, divisi manapun yang membutuhkan data stok perusahaan dapat mengaksesnya. Tentu saja, data yang tertera sudah aktual dan sesuai dengan jumlah stok sesungguhnya.
Selain berguna untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih akurat, Anda juga bisa menggunakan data perhitungan tersebut untuk mengambil keputusan dalam hal lain. Contohnya seperti mengelola persediaan, pengadaan, dan juga strategi bisnis yang akan Anda gunakan ke depannya.
5 Manfaat Stock Take
Stock take memiliki beragam manfaat untuk perusahaan. Berikut merupakan 5 manfaat stock take yang penting untuk Anda ketahui!
1. Mengendalikan Persediaan
Manfaat pertama stock take adalah mengendalikan persediaan. Ketika rutin menjalankan stock take, pemangku kepentingan dalam perusahaan bisa mengetahui dan mengidentifikasi tren permintaan konsumen. Misalnya, barang apa yang habis dalam waktu cepat ataupun sebaliknya.
Jadi, jika ada permintaan lagi, Anda bisa mengoptimalkan pengadaan pada barang yang memiliki permintaan tinggi. Melakukan hal ini akan meminimalisir terjadinya kekurangan stok. Anda juga bisa lebih mengefektifkan penyimpanan dengan mengurangi persediaan yang tidak menguntungkan.
2. Memastikan Data Persediaan
Manfaat lainnya adalah memastikan data persediaan dalam sistem dan secara nyata sama atau tidak. Kegiatan ini akan sangat membantu mengidentifikasi lebih awal jika terjadi ketidaksesuaian data. Ini juga akan membantu meminimalisir kecurangan yang bisa saja dilakukan oleh pihak-pihak terkait.
3. Mengetahui Potensi Laba
Manfaat ketiga stock take adalah mengetahui potensi keuntungan. Jika Anda mengetahui harga jual, harga produksi, dan sisa stok yang ada. Maka, Anda bisa menghitung berapa potensi laba yang bisa Anda dapatkan secara akurat. Perkembangan perusahaan pun bisa Anda pantau dalam jangka pendek.
4. Memastikan Data Stok Akurat
Data stok dalam database sebaiknya Anda update rutin, apalagi jika mengingat permintaan yang bisa terjadi kapan saja. Nah, jika sudah melakukan cycle counting, Anda bisa langsung melakukan pembaruan pada database perusahaan. Ini juga akan menjadi solusi untuk meningkatkan pelayanan pada konsumen.
5. Mendeteksi Pencurian
Manfaat terakhir stock take adalah menghindari pencurian. Jumlah yang tidak sesuai antara database dengan jumlah nyata haruslah dicari tahu penyebabnya. Apabila benar ada pencurian, Anda bisa segera melakukan evaluasi dan mengambil tindakan tegas agar tidak merugikan perusahaan di masa depan.
Baca juga: Mengenal Stock Opname: Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Kendalanya
Tips Melakukan Stock Take
Stock take memegang peran yang krusial dalam operasional perusahaan. Tanpa akurasi data, stok permintaan tidak akan bisa dipenuhi dengan tepat. Karena itu, perhitungan ini haruslah Anda lakukan dengan efisien dan akurat. Nah, berikut merupakan beberapa tips yang dapat Anda coba.
1. Merencanakan dengan Baik
Pada dasarnya, Anda tidak akan memungkinkan untuk melakukan stock take setiap hari karena justru tidak akan efektif. Oleh karena itu, Anda harus menentukan kapan waktu yang tepat untuk melakukan kegiatan inventory ini.
Sebelumnya, Anda bisa mengkoordinasikannya dengan divisi terkait. Lalu, tentukan secara rinci mengenai kapan waktunya, jumlah tim yang melakukan, dan berapa durasi waktu yang akan terpakai. Jangan lupa untuk mempersiapkan media yang digunakan untuk mencatat stock take.
2. Mengorganisir Stock
Tips kedua melakukan stock take adalah mengorganisir. Anda bisa mengelompokkan barang sesuai dengan kategori tertentu. Misalnya dikelompokkan berdasarkan nomor, tanggal penerimaan, dan lainnya.
Pastikan bahwa pengorganisasian dilakukan secara teratur dan diletakkan di tempat yang mudah dijangkau. Sehingga, jika ada pergantian tim yang bertugas, tim yang baru bisa menjalankan tugasnya tanpa kebingungan. Anda bisa juga memberi label pada setiap kategori tersebut.
3. Melakukan Verifikasi Ganda
Tingkat akurasi akan lebih tinggi jika Anda melakukan verifikasi ganda. Contoh yang bisa Anda lakukan adalah dengan menugaskan 2 orang melakukan stock take dengan jalur yang sama, apakah hasil perhitungannya akan sama atau tidak.
Jika perhitungannya sudah sama, bisa diambil kesimpulan bahwa hasilnya memang akurat. Tapi kalau tidak, maka Anda bisa melakukan pengecekan ulang untuk menemukan letak perbedaannya.
4. Selalu Mencatat Perbedaan
Tips lain dalam melakukan stock take adalah mencatat perbedaan atau selisih jumlah stok. Di sinilah poin pentingnya, karena jika tidak dilakukan secara teliti, maka bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Anda juga bisa sekaligus melakukan identifikasi apakah yang menjadi penyebab perbedaan tersebut. Apakah karena rusak, hilang, ataukah pencurian. Setelah berhasil diidentifikasi, Anda bisa melakukan penindakan dengan tepat. Sehingga masalah seperti ini tidak akan terjadi di masa depan.
5. Manfaatkan Teknologi
Tips terakhir yang bisa Anda gunakan adalah dengan memanfaatkan teknologi. Salah satu yang paling umum adalah pemindaian menggunakan barcode. Anda bisa melakukan perhitungan dengan cara yang lebih cepat menggunakan alat ini. Tentu saja, hasilnya pun bisa dikatakan lebih akurat.
Baca juga: Definisi Safety Stock, Manfaat dan Rumus Menghitung yang Benar
Sudah Memahami Pengertian dan Manfaat Stock Take?
Kesimpulannya, stock take adalah proses perhitungan persediaan secara menyeluruh untuk memastikan jumlah yang terdapat dalam database sama dengan jumlah riil yang ada dalam gudang persediaan. Kegiatan ini akan sangat mendukung operasional dan menghindari kerugian.
Karena itu, tidak hanya perusahaan manufaktur, setiap pebisnis sebaiknya melakukan kegiatan ini. Proses atau metodenya pun bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Jadi, apakah bisnis Anda sudah melakukan stock take secara rutin?
