Mencegah kesalahan pengiriman jadi salah satu faktor penting dalam menjaga kepuasan pelanggan. Kesalahan pengiriman seringkali menyebabkan permintaan retur, yang tidak hanya menambah biaya operasional tetapi juga berisiko menurunkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan terhadap bisnis.
Artikel ini akan membahas berbagai tips untuk mencegah masalah pengiriman serta mengoptimalkan proses retur, terutama pada bisnis fashion. Dengan begitu, pelanggan Anda bisa merasa lebih puas dan semakin percaya untuk berbelanja di toko online Anda.
Key Takeaways
- Penjual dapat menghindari masalah pengiriman dengan melatih karyawan agar lebih kompeten, mengelola gudang secara efisien, menetapkan standardisasi pengambilan dan pengemasan barang, serta melakukan quality control.
- Penggunaan sistem otomatisasi, seperti software untuk manajemen gudang dan pesanan, juga bisa membantu penjual dalam meningkatkan efisiensi operasional.
- Optimalkan proses retur dengan mempercepat proses pengembalian produk kepada pelanggan.
Tips Mencegah Kesalahan Pengiriman pada Bisnis Fashion
Kesalahan dalam pengiriman, seperti produk yang tidak sesuai atau alamat yang keliru, bisa menurunkan kepercayaan pelanggan. Selain itu, proses pengembalian barang (retur) yang terjadi akibat kesalahan pengiriman bisa berdampak negatif pada bisnis. Untuk mencegah kesalahan pengiriman, penting menerapkan strategi berikut ini.
1. Melatih Karyawan agar Kompeten
Karyawan yang terampil dan kompeten membantu meminimalkan risiko kesalahan dalam berbagai proses operasional, termasuk pengemasan dan pengiriman. Faktanya, banyak perusahaan mengalami peningkatan keuntungan setelah menerapkan program pelatihan bagi karyawannya.
Sebelum menjalankan program pelatihan, Anda perlu mengevaluasi keterampilan karyawan agar dapat menetapkan tujuan yang jelas. Dengan memahami kebutuhan mereka, Anda bisa memilih metode pelatihan yang paling efektif dan sesuai.
2. Pengelolaan Gudang yang Efektif
Pisahkan produk berdasarkan kategori seperti warna, jenis, dan model untuk mempermudah pencarian. Selain itu, produk dengan potensi penjualan tinggi sebaiknya ditempatkan di area khusus agar lebih mudah diakses. Pastikan setiap barang memiliki label yang rapi dan jelas untuk memudahkan pengambilan produk.
Dalam bisnis fashion skala besar, standardisasi proses pengambilan produk sangat penting untuk menghindari kesalahan. Beberapa strategi yang bisa Anda terapkan adalah sebagai berikut.
- Batch picking: Strategi pengambilan umum di mana penjual mengambil beberapa pesanan secara bersamaan.
- Zone picking: Strategi pengambilan berdasarkan gudang yang sudah disesuaikan dengan zona atau sektor tertentu.
- Wave picking: Strategi pengambilan barang di mana penjual mengelompokkan pengambilan barang berdasarkan jadwal pengiriman atau lokasi tujuan.
- Discrete picking: Strategi pengambilan di mana penjual mengambil pesanan satu per satu.
3. Standardisasi Proses Pengemasan Produk
Selain proses pengambilan produk, Anda sebagai pemilik bisnis fashion juga perlu menetapkan standar dalam pengemasan produk. Gunakan bahan pelindung seperti bubble wrap atau kardus tambahan untuk menjaga keamanan barang selama pengiriman.
Pastikan label alamat tertulis dengan rapi dan jelas guna mencegah kesalahan pengiriman, terutama kesalahan alamat. Jika ada produk premium yang membutuhkan label khusus seperti “fragile” atau “jangan dibanting”, pastikan untuk menambahkannya sesuai kebutuhan.
4. Melakukan Quality Control (QC)
Quality control atau kontrol kualitas memegang peranan penting dalam memastikan tidak ada kesalahan dalam proses pengiriman. Untuk menjaga standar kualitas yang tinggi, terapkan beberapa langkah berikut ini.
- Lakukan pemeriksaan produk secara menyeluruh sebelum dikemas dan dikirim, termasuk mengecek jahitan, kelengkapan aksesoris, serta kondisi kemasan.
- Pastikan kualitas produk sesuai dengan deskripsi produk yang tertulis di e-commerce. Jika Anda mengklaim bahwa produk yang Anda jual menggunakan bahan premium, maka pastikan bahannya benar-benar premium.
- Pastikan produk yang Anda kirim sesuai pesanan pelanggan, mulai dari jenis, model, ukuran, sampai warnanya.
5. Gunakan Sistem Otomatisasi
Sistem otomatisasi bisa meningkatkan ketepatan dan efisiensi dalam berbagai area operasional, sehingga dapat mencegah kesalahan pengiriman. Beberapa software atau teknologi yang bisa Anda manfaatkan adalah sebagai berikut.
- Order Management System (OMS): Perangkat lunak dengan teknologi pemindai (scanning) yang membantu mengurangi kesalahan manusia dalam proses pengambilan dan pengemasan barang. Dengan OMS, staf gudang bisa memindai barang dengan cepat dan memastikan barang yang diambil sesuai dengan pesanan pelanggan.
- Warehouse Management System (WMS): Perangkat lunak yang mempercepat pencatatan stok barang dan mengurangi risiko kehabisan stok barang, serta untuk mengatur jadwal pengiriman dengan berbagai kurir.
- Inventory Management Software: Serupa dengan WMS, perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk memantau stok barang secara real-time.
Baca juga: Pengertian dan Syarat Retur
Tips Mengoptimalkan Proses Retur pada Bisnis Fashion
Untuk memastikan pelanggan tetap puas meskipun ada kesalahan dalam pengiriman, Anda harus menyediakan layanan retur yang optimal. Berdasarkan penelitian Meteor Space, 84% pembeli cenderung tidak kembali berbelanja setelah mendapatkan pengalaman retur yang buruk. Oleh karena itu, terapkan strategi berikut ini.
1. Buat Kebijakan yang Jelas dan Transparan
Menerapkan kebijakan yang jelas dan transparan dapat memberikan keuntungan, baik bagi pemilik bisnis maupun pelanggan. Beberapa kebijakan yang perlu Anda perhatikan adalah:
- Batas waktu pengembalian barang, misalnya 7-30 hari setelah pembelian. Pasalnya, menurut Meteor Space, 62,5% pelanggan online mengharapkan waktu retur hingga 30 hari;
- Kebijakan mengenai kondisi produk yang boleh dikembalikan, misalnya kesalahan warna atau ukuran dan adanya cacat pada produk;
- Tentukan pihak yang menanggung biaya retur;
- Berikan informasi tentang proses refund atau penukaran barang; dan
- Kebijakan tambahan, seperti kewajiban untuk menyertakan video unboxing.
2. Terapkan Sistem Otomatis
Gunakan sistem manajemen retur otomatis untuk mempercepat proses pengembalian barang. Pastikan pelanggan dapat mengajukan retur dan melacak statusnya dengan mudah melalui website. Proses pengembalian barang yang cepat dan mudah akan membantu menjaga kepuasan pelanggan terhadap brand Anda.
3. Pusat Pengembalian yang Tersentralisasi
Mengelola proses pengembalian barang secara efisien dapat mengurangi biaya dan mempercepat pengiriman. Jadi, bangun pusat pengembalian yang tersentralisasi guna meningkatkan efisiensi penanganan barang retur. Cara ini juga membantu Anda dalam menghindari masalah pengiriman berulang.
4. Manfaatkan Teknologi untuk Manajemen Data
Ada beberapa software yang bisa membantu Anda dalam mengurangi retur barang di masa mendatang karena kesalahan pengiriman atau alasan lain. Berikut beberapa di antaranya.
- Return Tracking Software: Perangkat lunak yang digunakan untuk melacak alasan pengembalian dan mengidentifikasi pola yang mungkin menunjukkan masalah yang lebih besar.
- Customer Feedback Tools: Survei atau formulir umpan balik (feedback) yang dikumpulkan selama proses pengembalian untuk memperoleh informasi lebih mendalam terkait alasan retur.
5. Bekerja Sama dengan Jasa Pengiriman Terbaik
Terakhir, pastikan untuk bekerja sama dengan jasa pengiriman terbaik. Layanan ekspedisi dengan pengiriman yang cepat dan andal akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi kekecewaan akibat kesalahan pengiriman.
Mari Mencegah Kesalahan Pengiriman dan Mengoptimalkan Retur dengan Ahlinya
Kesimpulannya, tim yang kompeten, quality control yang ketat, dan pelabelan yang tepat, dapat membantu mencegah kesalahan pengiriman. Selain itu, kebijakan retur barang yang jelas dan sistem manajemen yang efisien akan memastikan prosesnya berjalan lancar.
Untuk mendukung proses tersebut, Anda bisa memanfaatkan layanan Fulfillment dan Sistem Manajemen Pergudangan dari Biteship. Tim berpengalaman kami akan menjadi bagian dari operasional bisnis Anda untuk memberikan layanan terbaik demi kepuasan pelanggan.
Tim helper akan memastikan barang Anda ditangani dengan baik, mulai dari pengecekan, penyimpanan, hingga pengiriman ke pelanggan. Bahkan, mereka juga siap membantu menangani proses retur yang optimal. Selain itu, Biteship juga memiliki kebijakan refund 100% untuk barang retur (syarat & ketentuan berlaku).
Dengan sistem dan proses yang terorganisir, Anda bisa menghindari masalah pengiriman dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Segera konsultasikan kebutuhan Anda bersama Biteship!
