Manajemen stok barang merupakan aspek yang sangat krusial dalam menjalankan bisnis online. Namun, masih banyak pebisnis yang menganggap enteng masalah ini, padahal kesalahan dalam manajemen stok barang bisa berdampak serius pada operasional harian, bahkan merugikan reputasi bisnis di mata pelanggan.
Mulai dari pencatatan inventori yang tidak akurat hingga kesalahan labeling produk, masalah kecil yang tampaknya sepele bisa berujung pada menurunnya penjualan, meningkatnya komplain, hingga memperburuk performa toko di marketplace.
Key Takeaways
- Kesalahan kecil dalam manajemen stok bisa berpengaruh besar terhadap performa bisnis dan kepuasan pelanggan.
- Pencegahan bisa dilakukan dengan audit stok rutin, labeling digital, dan integrasi sistem inventori.
- Menggandeng Biteship sebagai mitra fulfillment bisa menjadi alternatif untuk menekan risiko kesalahan dalam manajemen stok barang.
7 Jenis Kesalahan dalam Manajemen Stok Barang
Berikut ini beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan stok barang yang kerap dianggap sepele, tapi dapat merusak reputasi bisnis.
1. Phantom Inventory
Phantom inventory mengacu pada kondisi ketika sistem menunjukkan barang masih tersedia, namun stok di gudang ternyata sudah habis. Akibatnya, pesanan pelanggan gagal terpenuhi.
Misalnya, pelanggan sudah checkout barang di marketplace, namun barang tidak lagi tersedia di gudang, sehingga pesanan terpaksa dibatalkan. Kondisi ini akan mengecewakan pelanggan dan berdampak pada turunnya rating toko di e-commerce.
2. Kesalahan SKU atau Labeling Produk
SKU (Stock Keeping Unit) merupakan kode unik yang berguna untuk mengidentifikasi masing-masing produk. Kesalahan memberi label atau SKU bisa menyebabkan salah kirim varian barang. Contohnya, pembeli memesan baju ukuran M tetapi yang dikirim justru ukuran L, karena label yang tertera di kemasan berbeda dengan isinya.
Akibatnya, pembeli akan mengajukan keluhan hingga pengembalian barang atau dana. Semakin banyak kesalahan pemasangan SKU atau label, maka semakin besar pula keluhan yang diajukan pelanggan dan akan memperumit operasional bisnis.
3. Double Input saat Restock
Permasalahan stock management paling umum adalah input ganda saat restock. Kesalahan ini bisa menyebabkan kelebihan stok karena sistem mencatat stok berlipat ganda dari jumlah sebenarnya. Kondisi ini akan memicu kebingungan ketika pesanan membludak, namun stok sudah habis.
4. Kesalahan Pencatatan saat Inbound
Selain double input, proses memasukkan barang ke gudang atau inbound juga kerap menjadi sumber masalah jika tidak teliti. Misalnya, jumlah barang yang diterima dari supplier berbeda dengan jumlah yang masuk ke sistem.
Jika Anda tidak segera memperbaiki selisih yang ada, maka data inventori jadi tidak sinkron dan akan menyulitkan di kemudian hari.
5. Stok Tidak Disesuaikan Setelah Retur
Proses retur atau pengembalian barang oleh pelanggan seringkali tidak langsung ter-update ke sistem. Akibatnya, stok terlihat lebih sedikit dari yang sebenarnya tersedia. Kesalahan ini mungkin terlihat sepele, tetapi berpotensi menghambat penjualan.
Sebagai contoh, seorang pelanggan ingin membeli 7 unit, tetapi sistem hanya menampilkan 3 unit karena data retur belum ter-update, maka pelanggan akan mengurungkan niat untuk membeli dan beralih ke kompetitor.
6. Overcounting dari Berbagai Channel Marketplace
Memiliki banyak channel marketplace berpotensi mendongkrak penjualan. Akan tetapi, bisnis yang menjual produk di berbagai marketplace sekaligus memiliki risiko tinggi terhadap kesalahan input ganda atau data stok tidak sinkron.
Misalnya, stok di marketplace A dan B masing-masing menunjukkan ada 5 unit, maka harusnya secara fisik masih tersedia 10 unit di gudang. Namun, stok fisik di gudang ternyata bukan 10, melainkan hanya ada 5. Akibatnya, ketika ada pesanan yang masuk bersamaan, pengiriman bisa gagal karena stok tidak mencukupi.
7. Mengabaikan Dead Stock
Dead stock mengacu pada stok barang di gudang yang tidak kunjung laku dalam kurun waktu lama atau lambat terjual. Mengabaikan dead stock merupakan salah satu kesalahan umum dalam pengelolaan stok barang.
Sebab, barang-barang tersebut hanya akan menumpuk, memakan ruang di gudang, dan menahan modal kerja yang seharusnya bisa berputar. Pada akhirnya, masalah ini akan berpotensi menjadi kerugian total kondisi barang semakin menurun dan usang.
Baca Juga: 6 Alasan Pentingnya Integrasi Stok dan Pengiriman untuk Bisnis
Solusi Preventif dalam Manajemen Stok
Berikut ini beberapa solusi preventif untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam manajemen stok barang.
1. Audit Stok Rutin (Cycle Count)
Audit stok rutin akan membantu memastikan jumlah barang di sistem sama dengan kondisi fisik di gudang. Proses audit tidak harus dilakukan setahun sekali, Anda bisa melakukan pemeriksaan berkala sebulan sekali agar lebih praktis, cepat, dan mampu mendeteksi selisih lebih awal sebelum menimbulkan masalah besar.
2. Labeling Digital dan Sistematis
Di tengah perkembangan dunia digital, Anda bisa memanfaatkan barcode atau QR code untuk membantu mengidentifikasi SKU. Jadi, setiap barang punya kode unik untuk menekan risiko salah kirim varian, SKU tertukar, atau double input.
Penggunaan label digital ini juga akan mempercepat proses inbound dan outbound karena tim hanya perlu melakukan scanning, bukan mencatat manual.
3. Integrasi Inventori Antar Channel
Bagi pebisnis yang berjualan di berbagai marketplace, pertimbangkan untuk melakukan integrasi inventori melalui omnichannel management system (OMS). Dengan demikian, stok akan sinkron secara otomatis di semua platform.
Langkah tersebut bisa mencegah kasus overselling yang sering terjadi ketika stok di marketplace A masih tercatat tersedia, padahal barang sudah habis karena terjual di marketplace B.
Baca juga: Cara Melakukan Manajemen Stok Barang Untuk Bisnis Online
Solusi Korektif dalam Manajemen Stok
Meski sudah melakukan pencegahan, kesalahan dalam manajemen stok barang tetap bisa terjadi. Untuk itu, perlu langkah korektif agar masalah bisa segera teratasi dan tidak menimbulkan kerugian lebih besar. Simak solusinya berikut ini.
1. Rekonsiliasi Stok
Jika ada selisih antara catatan sistem dan kondisi fisik, segera lakukan rekonsiliasi dengan mencocokkan data di sistem dan stok di gudang secara manual. Pengecekan manual akan membantu menyesuaikan data agar stok kembali akurat.
Proses rekonsiliasi juga bisa menjadi bahan evaluasi untuk mengetahui penyebab selisih, seperti salah input, retur yang belum tercatat, atau kehilangan barang.
2. Pembaruan Real-Time
Retur barang seringkali menjadi celah terjadinya kesalahan. Lakukan pembaruan secara real-time begitu Anda menerima barang retur dari kurir agar stok selalu valid dan bisa langsung dijual kembali tanpa menunggu proses manual yang lama.
3. Pemanfaatan Gudang Fulfillment
Jika kesalahan stok sudah terlalu sering terjadi, saatnya Anda mempercayakan urusan fulfillment ke pihak ketiga yang andal dan terpercaya. Layanan fulfillment dan logistik dari biteship menawarkan sistem inventori real-time yang terintegrasi, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman untuk menekan human error.
Cegah Kesalahan dalam Manajemen Stok Barang dengan Biteship!
Mengelola stok tidaklah sederhana karena sekecil apapun bisnis yang Anda jalankan, kesalahan dalam manajemen stok barang sulit dihindari. Namun, Anda tidak perlu takut karena layanan fulfillment dari Biteship siap hadir sebagai mitra strategis untuk membantu Anda menjaga akurasi inventori dan meningkatkan efisiensi operasional.
Biteship tidak hanya menangani penyimpanan, pengemasan, dan pengiriman barang, tetapi juga menyediakan sistem monitoring stok yang transparan. Anda bisa memantau pergerakan SKU hingga ketersediaan stok secara real-time.
Dengan integrasi multi-channel dari Biteship, data inventori selalu sinkron di semua marketplace dan website toko. Hasilnya, risiko kesalahan dalam manajemen stok akan semakin minim. Yuk, proses order online lebih mudah melalui pengelolaan stok yang akurat bersama Biteship!
