Ketika membuat atau bergabung dalam suatu periode kampanye di e-commerce, ketersediaan stok menjadi salah satu prioritas utama. Selain itu, mengatur sistem alert stok menipis yang akurat juga sangat penting agar pesanan dapat terkendali dan kampanye berjalan lancar tanpa mengecewakan konsumen.
Key Takeaways
- Sistem alert stok menipis sangat penting untuk menjaga ketersediaan stok dan mencegah hilangnya kesempatan produk terjual (lost sales), terutama selama masa kampanye.
- Komponen sistem alert stok menipis terdiri dari aspek reorder point (ROP), safety stock, serta integrasi dasbor dan notifikasi otomatis.
- Biteship menyediakan layanan Warehouse Management System (WMS) yang memantau stok secara real time dan memberikan notifikasi ketika stok menipis.
Table of contents
Mengapa Sistem Alert Stok Menipis itu Penting?
Bayangkan Anda baru meluncurkan kampanye atau bergabung dalam program campaign gagasan pihak marketplace. Iklan digital berjalan optimal, influencer mulai mempromosikan, dan penjualan meroket. Namun, di tengah momentum puncak, tiba-tiba produk tersebut habis alias mendapatkan label “sold out”.
Sekilas, hal tersebut seperti pencapaian yang membanggakan. Namun, di sisi lain, konsumen yang tidak kebagian produk merasa kecewa dan kampanye masih berjalan tapi tidak ada produk yang dapat dijual kembali. Hasilnya? Pengalaman pelanggan (user experience) buruk dan kehilangan penambahan pendapatan.
Hal itu berubah menjadi mimpi buruk bagi pemilik bisnis online. Konsumen enggan dan beralih pada kompetitor. Bahkan, ketika produk sudah restock, mereka tidak menunjukkan antusiasme dan item yang semula best-seller berujung slow-moving hingga menjadi dead stock.
Berbeda dengan adanya teknologi sistem alert stok menipis yang aktif dalam memberikan notifikasi pemberitahuan secara real time dan reaktif. Sistem ini memungkinkan tanda peringatan berbunyi ketika stok mencapai batas minimum, sehingga Anda sebagai pemilik bisnis bisa segera restock produk sebelum sold out.
3 Pilar Manajemen Stok Proaktif
Ketika ingin membangun notifikasi inventori untuk sistem peringatan stok yang akurat dan efektif, ada tiga komponen utama yang perlu Anda pahami, yaitu Reorder Point (ROP), Safety Stock, dan integrasi dasbor otomatis. Berikut ini penjelasan selengkapnya.
1. Menentukan Reorder Point (ROP)
Reorder Point (ROP) merupakan level stok minimum yang menjadi ukuran utama untuk melakukan pemesanan ulang (restock). Bukan berbasis pada angka acak atau penaksiran asal, ROP merujuk pada hasil perhitungan strategis untuk memastikan stok baru tiba tepat sebelum stok lama habis sepenuhnya.
Berikut adalah rumus dasar perhitungan reorder point.
OP = (Permintaan Harian Rata−rata × Lead Time) + Safety Stock
Pembedahan masing-masing komponennya sebagai berikut.
- Permintaan Harian Rata-rata: Jumlah rata-rata unit produk yang terjual setiap hari dari riwayat penjualan Anda.
- Lead Time (Waktu Tunggu): Durasi yang dibutuhkan sejak pemesanan pada produsen hingga barang tersebut tiba di gudang dan siap jual. Perhitungannya mencakup waktu produksi, pengemasan, dan pengiriman dari pemasok.
- Safety Stock: Stok tambahan, di luar stok inti, yang berfungsi untuk mengantisipasi ketidakpastian yang menghambat restock.
Melalui perhitungan ROP, Anda tidak perlu lagi menebak atau membuat perkiraan waktu pemesanan ulang saat stock monitoring. Sehingga, jumlah dan waktu restock barang bisa lebih akurat.
2. Parameter Safety Stock (Stok Pengaman)
Safety stock, sebagaimana uraian singkat di atas, merupakan jumlah stok tambahan yang tersimpan sebagai penyangga (buffer) untuk mengantisipasi ketidakpastian. Ketidakpastian ini bisa datang dari dua sumber utama, yaitu lonjakan permintaan yang tak terduga, contohnya karena viral, dan keterlambatan lead time.
Tanpa safety stock alert, ROP menjadi rentan. Sedikit saja lonjakan permintaan atau keterlambatan pengiriman, stok bisa habis tanpa terprediksi. Menentukan parameter safety stock yang ideal membutuhkan analisis data penjualan historis untuk melihat fluktuasi permintaan dan catatan waktu pengiriman dari pemasok.
3. Integrasi Dasbor dan Notifikasi Otomatis
Elemen ini berfungsi mengubah teori menjadi aksi nyata. Memiliki formula ROP dan parameter safety stock tidak cukup efektif bila Anda harus memantau secara manual di spreadsheet. Di sinilah pentingnya peran teknologi fulfillment dan sistem manajemen gudang (Warehouse Management System).
Sistem tersebut bekerja secara sistematik dalam memantau level stok SKU secara real-time dengan integrasi langsung ke dasbor website dan e-commerce. Ketika jumlah stok produk sudah menyentuh ROP, maka sistem secara otomatis akan mengirimkan notifikasi kepada Anda melalui email, dasbor, atau aplikasi.
Peringatan dini akan memberi Anda cukup waktu untuk menghubungi pemasok dan melakukan pemesanan ulang. Melalui penerapan sistem ini, Anda dapat memastikan level stok aman selama mengikuti campaign. Sistem alert stok menipis akan segera mengirim notifikasi peringatan ketika stok hampir habis.
Solusi Anti Kehabisan Stok dengan WMS Biteship
Namun, tidak dapat Anda pungkiri bahwa mengelola sistem stok bukan persoalan mudah. Terutama saat masa kampanye belanja yang membuat fokus dan SDM tercurah pada aktivitas promosi. Menciptakan sistem alert stok menipis secara manual kurang efisien dan akurat, serta menambah beban tugas karyawan.
Pemilik bisnis dan karyawan semestinya hanya fokus pada formulasi produk dan strategi pemasaran, bukan terjebak dalam operasional gudang, apalagi perhitungan dan penyiapan stok maupun aktivitas pergudangan lain yang melelahkan. Peran tersebut dapat Anda percayakan sepenuhnya kepada Biteship.
Melalui layanan pergudangan lengkap dan terintegrasi dengan dasbor bisnis, Anda tidak perlu lagi mengandalkan pemeriksaan dan perhitungan stok manual yang rentan human error. Layanan Fulfillment dan WMS Biteship mampu menyediakan akses ke teknologi canggih untuk menjaga kelancaran bisnis Anda.
Biteship bertanggung jawab atas penyediaan laporan stok real-time akurat sehingga sistem dapat mengirimkan notifikasi peringatan otomatis terhadap pergerakan produk, terutama stok fast-moving agar tidak sampai kehabisan. Selain itu, Biteship juga menyediakan layanan penyimpanan gudang, pengemasan, dan pengiriman.
Melalui mekanisme komprehensif, salah satunya fitur sistem alert stok menipis, Anda dapat mengantisipasi ketersediaan produk selama kampanye. Item tersedia, pelanggan puas, peluang lonjakan penghasilan juga terbuka lebar!
