Data yang tidak sinkron dengan stok fisik di gudang merupakan salah satu mimpi buruk pelaku usaha. Sebab, pengerjaan pesanan akan terganggu, sehingga membuat konsumen kecewa dan berimbas pada penurunan reputasi toko dan pendapatan. Inilah sebabnya checklist akurasi stok sangat penting untuk dilakukan.
Key Takeaways
-
- Checklist akurasi stok penting untuk memastikan jumlah stok fisik sama dengan data pada sistem.
- Daftar pemeriksaan akurasi stok terdiri dari tiga pilar, yaitu jumlah (quantity), keadaan atau kondisi (condition), dan lokasi (location).
- Sementara, agenda akurasi stok yang wajib terlaksana terdiri dari QC inbound, cycle count rutin, penggunaan barcode, analisis laporan retur, dan crosscheck dengan marketplace.
Table of contents
Mengapa Checklist Akurasi Stok Penting?
Banyak pelaku usaha yang masih menganggap sepele aktivitas audit stok gudang atau menganggapnya tidak lebih dari sebatas memastikan jumlah barang telah sesuai standar. Padahal, definisinya jauh lebih luas.
Aktivitas kurasi stok yang sesungguhnya mencakup pemeriksaan tiga pilar utama, yaitu:
- Kesesuaian jumlah barang (quantity) pada sistem pencatatan dengan produk fisik di rak gudang.
- Kondisi kelayakan barang (condition) dengan parameter jumlah barang yang layak jual, rusak, cacat, dan kedaluwarsa.
- Kejelasan lokasi penyimpanan (location) barang untuk menghindari adanya barang tercatat di gudang A, padahal berada di gudang B yang menghambat saat proses pengemasan pesanan.
Menjaga ketiga pilar tersebut merupakan kewajiban pemilik bisnis sesuai SOP tim operasional inventory. Data sistem dan fisik di gudang harus sinkron, sehingga staf yang bertugas harus memiliki disiplin tinggi dan proses terstruktur.
Checklist Akurasi Stok Sederhana untuk Optimalisasi Operasional Bisnis
Dengan tujuan mendapatkan sinkronisasi data yang akurat, berikut adalah checklist atau daftar langkah yang dapat Anda praktekkan pada bisnis.
1. Terapkan Quality Control (QC) Inbound yang Ketat
Akurasi stok harus dilakukam dari gerbang terdepan saat barang pertama kali tiba di gudang. Proses inbound atau penerimaan barang merupakan titik paling rentan terjadinya kesalahan. Tanpa kontrol yang ketat, Anda sama saja seperti memasukkan “sampah” ke dalam sistem inventori bisnis.
Adapun hal-hal yang perlu Anda lakukan dalam quality control inbound adalah sebagai berikut.
- Verifikasi Purchase Order (PO): Selalu cocokkan barang yang datang dengan PO, mulai dari jenis SKU, jumlah (kuantitas) per SKU, dan kesesuaian spesifikasi produk.
- Pemeriksaan Fisik: Tidak hanya menghitung jumlah fisik produk, cara cek stok akurat lainnya saat QC inbound adalah dengan memeriksa kondisi produk secara menyeluruh. Buka beberapa sampel atau seluruh karton untuk memastikan tidak ada produk rusak selama pengiriman dari pemasok.
Setelah barang lolos proses QC, segera input datanya ke dalam sistem inventori dengan lokasi penyimpanan yang jelas. Menunda langkah yang satu ini dapat menciptakan selisih serius antara data sistem dengan realita stok.
2. Lakukan Cycle Count Rutin, Jangan Tunggu Setahun Sekali
Berikutnya, lakukan cycle count alias penghitungan siklus secara rutin, jangan tunggu waktu stock opname produk baru karena bisa memperbesar peluang kesalahan akurasi penghitungan. Terapkan cycle count dalam durasi harian atau mingguan sehingga laporan stok dapat terus diperbarui.
Cycle count rutin dalam penerapan checklist akurasi stok sangat efektif untuk mendeteksi perbedaan data dan realita lapangan sejak dini hingga membantu identifikasi pola masalah untuk mendapatkan solusi yang tepat. Terlebih, penyelenggaraan cycle count tidak mengganggu operasional bisnis sama sekali.
3. Manfaatkan Sistem Barcode
Human error merupakan salah satu musuh utama akurasi stok. Kesalahan input manual, pengambilan, dan peletakan barang masih sering terjadi. Padahal, kesalahan-kesalahan tersebut dapat diminimalisir dengan teknologi sederhana, yaitu barcode. Kode tersebut bisa dipasang di SKU dan rak gudang.
Jadi, tim penanggung jawab gudang hanya perlu menggunakan alat pemindai (scanner) untuk kebutuhan pencatatan barang. Mulai dari menerima (inbound), menyimpan (putaway), mengambil (picking), dan mengeluarkan (outbound). Sistem otomatis mencatat setiap pergerakan, mengurangi risiko salah ketik atau salah identifikasi barang hingga 99%.
4. Analisis Laporan Retur dengan Cermat
Langkah checklist akurasi stok selanjutnya adalah menganalisis laporan retur. Setiap barang yang kembali ke gudang harus diproses dengan benar agar tidak mengacaukan data stok. Dua di bawah ini merupakan hal-hal yang wajib masuk dalam aktivitas analisis.
- Alasan Retur: Telusuri penyebab dan petakan secara terpisah. Jika karena kesalahan item, maka artinya ada masalah pada proses picking atau pelabelan lokasi. Bila penyebabnya barang rusak, itu artinya ada masalah pada QC inbound.
- Proses QC Retur: Barang yang kembali wajib melalui inspeksi kondisi, masih layak jual untuk label “available stock”, atau rusak dan masuk daftar “bad stock” untuk memastikan kuantitas stok secara tepat.
5. Crosscheck SKU Gudang dengan Marketplace secara Berkala
Kesalahan paling fatal dalam bisnis online adalah menjual barang yang stoknya sudah habis. Ini sering terjadi karena adanya ketidakcocokan data antara sistem inventori internal gudang dengan yang ditampilkan di etalase marketplace. Anda dapat mencegahnya dengan beberapa cara sederhana berikut.
- Pastikan penamaan atau kode SKU di sistem gudang sama persis dengan yang Anda gunakan di semua marketplace.
- Lakukan audit atau sinkronisasi manual secara berkala, misalnya setiap pagi, untuk memastikan jumlah stok yang ditampilkan di marketplace sesuai dengan data stok yang siap jual di gudang.
Solusi Cerdas Checklist Akurasi Stok Gudang Otomatis
Menerapkan quality control, cycle count rutin, hingga cross check dengan marketplace merupakan langkah-langkah efektif untuk memastikan stok gudang sama dengan stok siap jual di marketplace. Langkah antisipasi ini efektif meminimalisir kegagalan pengerjaan pesanan yang bisa mengecewakan konsumen.
Namun, mempraktikkannya bersama tim menciptakan tantangan lain. Terdapat ruang besar kelalaian (human error) dalam penerapan di lapangan, terutama saat bertepatan dengan high season yang mana pesanan membludak. Karyawan kewalahan, sedangkan menambah staf tentu beriringan dengan risiko baru.
Sistem checklist akurasi stok otomatis tentu menjadi solusi yang lebih cerdas. Melalui layanan pergudangan komprehensif (fulfillment), Anda tidak perlu melakukan checklist secara manual karena sudah otomatis menjadi tanggung jawab pihak penyedia layanan. Urusan stok dan pembaruan sepenuhnya terpantau sistem.
Biteship merupakan pioneer yang menyediakan layanan tersebut di industri. Seluruh proses operasional, mulai dari QC inbound, penyimpanan berbasis barcode, hingga picking, packing, dan pengiriman, menjadi tanggung jawab penuh staf Biteship, sehingga Anda bisa fokus menjalankan dan mengembangkan bisnis.
Keunggulan utamanya terletak pada sistem inventori canggih terintegrasi yang otomatis melakukan sinkronisasi stok ke marketplace tanpa input manual. Efektif mengeliminasi risiko overselling, human error, hingga kegagalan bisnis. Layanan berbasis teknologi cerdas yang siap mendampingi bisnis Anda bertumbuh pesat!
