Momen lonjakan order Ramadhan adalah waktu yang dinantikan oleh pelaku bisnis karena potensi peningkatan omzet berkali-kali lipat. Namun, peningkatan permintaan ini tidak selalu diiringi dengan kesiapan operasional yang memadai. Sebagian perusahaan kadang terlalu fokus promosi dan lupa menghitung kapasitas gudang.
Akibatnya, banjir pesanan ketika peak season Ramadhan membuat gudang kewalahan. Proses picking dan packing melambat, antrean pengiriman menumpuk, hingga meningkatnya risiko salah kirim. Itulah kenapa penting mengetahui batas kemampuan gudang sebelum peak season agar bisa bertahan tanpa mengecewakan pelanggan.
Key takeaways:
- Pelaku bisnis penting untuk mengantisipasi lonjakan order Ramadhan sejak awal untuk meminimalisir peningkatan permintaan yang tidak diimbangi kesiapan gudang karena berisiko mengecewakan pelanggan.
- Cara mengukur kesiapan gudang bisa dengan menghitung rata-rata order normal dan peak season, buffer stock, serta estimasi kebutuhan tenaga kerja tambahan.
- Gudang yang menunjukkan sinyal backlog, picking error meningkat, dan overtime berlebihan menjadi indikator kapasitas operasional tidak lagi seimbang dengan volume pesanan.
Perbedaan Storage dan Processing Capacity
Untuk memahami mengapa gudang bisa kewalahan saat volume pesanan meningkat, Anda perlu membedakan dua konsep kapasitas pada operasional gudang, yakni storage capacity dan processing capacity.
Mengutip TUP, storage capacity merupakan jumlah maksimum persediaan fisik yang dapat disimpan di dalam gudang. Hal ini berkaitan langsung dengan ukuran area gudang, tinggi gudang, dan jumlah rak.
Jika stok Anda melebihi kapasitas ini, gudang akan menjadi sesak. Namun, memiliki gudang yang luas juga bukan jaminan menghadapi lonjakan order Ramadhan. Sebab, kapasitas ini fokus pada seberapa banyak barang yang dapat disimpan, bukan seberapa cepat barang tersebut diproses.
Sementera itu, processing capacity adalah kapasitas dinamis yang mengukur kemampuan gudang dalam memproses pesanan seperti pengambilan barang, pengemasan, dan pengiriman pada periode waktu tertentu.
Umumnya, bottleneck sering terjadi ketika banjir orderan tetapi tidak diimbangi kecepatan pemrosesan. Akibatnya, barang menjadi menumpuk karena keterbatasan fasilitas maupun staf.
Cara Menghitung Kesiapan Gudang Menghadapi Lonjakan Order Ramadhan
Untuk mengetahui kesiapan gudang menghadapi peak season, Anda bisa mengukurnya dari beberapa indikator berikut.
1. Rata-rata Order Harian Normal vs Peak
Langkah pertama adalah memprediksi permintaan saat peak season Ramadhan. Caranya dengan meninjau data historis penjualan dan tren permintaan pada periode yang sama di tahun sebelumnya.
Misalnya, rata-rata order normal adalah 100 unit per hari. Jika diprediksi terjadi kenaikan dua kali lipat saat Ramadhan, maka estimasi order saat peak menjadi 200 unit per hari.
2. Buffer Stock
Bisnis perlu menyiapkan buffer stock atau cadangan stok sebagai antisipasi ketika permintaan melonjak. Namun, hal yang mesti Anda perhatikan adalah menyimpan stok tambahan bisa memakan ruang gudang. Oleh sebab itu, Anda perlu menghitung kebutuhan buffer stock yang tepat untuk mengukur kesiapan gudang.
Rumus menghitungnya bisa dengan mengalikan rata-rata order harian dengan lead time, lalu menambahnya dengan safety stock. Lead time adalah waktu pengadaan barang dari pemasok.
Misalnya, rata-rata order harian adalah 100 unit, lead time pemasok adalah 5 hari, dan safety stock sebanyak 30 unit. Jadi, buffer stock-nya adalah (100 x 5 ) + 30 = 530.
3. Estimasi Kebutuhan Tenaga Tambahan
Setelah mengetahui estimasi order saat peak, langkah berikutnya adalah menghitung apakah tenaga kerja yang ada mampu menangani volume tersebut. Perhitungan ini membantu menilai kesiapan processing capacity gudang.
Misalnya, saat peak season diperkirakan terdapat 200 pesanan per hari. Jika satu karyawan mampu memproses 40 pesanan per hari dalam 8 jam kerja, maka kebutuhan tenaga kerja adalah 200 : 40 = 5 orang. Jika saat ini sudah memiliki 2 karyawan, berarti tinggal mencari tambahan 3 karyawan lagi.
Indikator Bahaya Gudang Mulai Overload
Bisnis perlu memantau tanda-tanda ketika gudang mulai kewalahan menghadapi lonjakan order Ramadhan. Indikator berikut ini penting agar bisnis bisa segera melakukan tindakan sebelum dampaknya lebih fatal.
1. Backlog
Backlog biasa terjadi ketika jumlah permintaan melebihi kemampuan pemrosesan sehingga terjadi penumpukan pesanan yang belum terselesaikan sesuai estimasi. Misalnya, kapasitas maksimal gudang adalah 200 order per hari, tetapi pesanan yang masuk 250 order. Artinya, ada selisih 50 order yang berpotensi menumpuk.
Backlog beberapa hari ini berisiko menurunkan tingkat kepuasan pelanggan karena keterlambatan pengiriman.
2. Picking Error Meningkat
Meningkatnya jumlah kesalahan dalam pengambilan atau pengiriman barang merupakah salah satu indikasi gudang Anda mengalami bottleneck.
Kesalahan ini bisa terjadi ketika lonjakan beban kerja lebih besar sehingga kapasitas tim kurang optimal. Selain rugi biaya retur, picking error juga dapat menurunkan kepercayaan pelanggan.
3. Overtime Berlebihan
Saat peak season, lembur bukan suatu hal yang baru. Namun, jika lembur berlebihan sampai setiap hari, bisa jadi menunjukkan sinyal kapasitas tenaga kerja tidak lagi sebanding dengan volume pesanan.
Apalagi, produktivitas karyawan juga bisa menurun karena kelelahan fisik sehingga meningkatkan risiko kesalahan kerja seperti picking error.
Checklist 30 Hari Sebelum Ramadhan
Lonjakan order Ramadhan bisa Anda atasi dengan melakukan beberapa checklist persiapan berikut ini.
1. Memastikan Stok Produk Aman
Hitung perkiraan permintaan produk berdasarkan data historis penjualan, lalu siapkan jumlah stok yang mencukupi untuk memenuhi proyeksi permintaan tersebut. Anda bisa menyetok lebih awal sambil mempertimbangkan lead time pemasok. Selain itu, lakukan evaluasi kapasitas penyimpanan agar tidak memperlambat proses packing dan picking.
2. Merapikan Alur Operasional Internal
Tinjau kembali alur kerja sejak pesanan masuk, pengemasan, hingga pengiriman barang. Kalau perlu, atur ulang layout gudang untuk memindahkan produk best-seller ke area yang paling dekat dengan area packing agar mendekatkan jarak tempuh picking karyawan.
3. Melatih dan Menyiapkan Karyawan
Jika hasil hitungan Anda menunjukkan kebutuhan tenaga kerja tambahan, lakukan rekrutmen sebelum masuk Ramadhan. Hal ini supaya ada waktu untuk melatih karyawan terkait SOP dan pembagian tugas sehingga mereka tidak langsung masuk saat karyawan mulai sibuk dengan peak season.
KPI yang Wajib Dipantau Saat Musim Ramadhan
Untuk memastikan operasional gudang tetap stabil selama peak season, bisnis perlu memantau sejumlah indikator Key Performance Indicators (KPI). Berikut beberapa KPI yang penting untuk diperhatikan.
- Inventory accuracy, tingkat kesesuaian antara data stok yang ada di sistem dengan jumlah fisik di gudang.
- Put-away accuracy, tingkat akurasi dalam menempatkan barang ke lokasi penyimpanan yang benar setelah diterima dari pemasok.
- Picking accuracy, tingkat akurasi pesanan yang diambil dan dikemas tanpa kesalahan.
- Order cycle time, berapa lama waktu yang dibutuhkan sejak pesanan masuk hingga penyerahan paket ke kurir untuk dikirim.
Layanan Fulfillment untuk Menghadapi Lonjakan Order Ramadhan
Menghadapi volume pesanan yang tinggi saat Ramadhan adalah tantangan besar bagi banyak bisnis. Mengelola stok, orderan, hingga pengiriman tentu memakan waktu dan tenaga yang besar. Maka dari itu, pertimbangkan untuk menggunakan layanan fulfillment dan sistem manajemen pergudangan dari Biteship.
Dengan dukungan Biteship, distribusi penjualan semakin lancar karena Anda bisa memantau stok secara real-time, penyimpanan rapi, dan bebas memilih kurir untuk pengiriman di luar marketplace. Solusi ini memungkinkan Anda untuk menghemat biaya pegawai gudang yang mahal dan lebih efisien dari segi waktu.
