Order yang masuk ke sistem pada pukul 9 pagi bisa jadi tidak langsung terkirim hari itu juga karena bottleneck pick and pack di gudang toko online Anda.
Tim gudang mungkin sudah bekerja sejak pagi hari, seperti mengecek pesanan, mengambil barang, mengemas produk, dan menyiapkan paket untuk diambil oleh kurir. Namun, karena proses di gudang tidak berjalan lancar, paket baru dapat selesai menjelang sore. Alhasil, pesanan gagal di-pick up oleh kurir sehingga harus menunggu pengiriman hari berikutnya.
Situasi ini terjadi bukan semata-mata karena kinerja karyawan, bisa jadi ada bottleneck dalam proses pick and pack yang menghambat alur fulfillment.
Key takeaways:
- Bottleneck atau hambatan dalam proses picking dan packing umumnya terjadi karena layout gudang tidak optimal, sistem pencatatan manual, dan tidak ada SOP yang jelas.
- Solusi mengatasi bottleneck ini adalah dengan menggunakan teknologi gudang modern seperti WMS yang bisa menghemat banyak waktu dan menekan human error.
Apa Itu Bottleneck dalam Fulfillment?
Dalam proses pemenuhan pesanan, hambatan yang terjadi pada salah satu titik sehingga membuat operasional melambat atau bahkan terhenti disebut bottleneck. Pemicunya bisa karena ketidakseimbangan kapasitas antara satu proses dengan proses lainnya.
Sebagai ilustrasi, tim picking berhasil menyiapkan 500 pesanan per hari, tetapi tim packing hanya bisa memproses 300 paket per hari. Ketidakseimbangan ini membuat operasional tersendat.
Padahal, gudang adalah sebuah sistem yang saling terhubung mulai dari proses pengambilan hingga pengemasan barang. Jika ada masalah pada salah satu tahapan tersebut, efek domino akan terasa pada tahap lainnya.
Akhirnya, barang menumpuk di area gudang dan pengiriman barang menjadi terlambat. Jika terus begini, risikonya adalah pelanggan menjadi kecewa karena pelayanan toko yang kurang optimal.
Penyebab Umum Bottleneck Pick and Pack
Hambatan dalam proses pengambilan dan pengemasan barang memang bukan hal baru di gudang e-commerce. Berikut adalah beberapa penyebab umum yang memengaruhi kelancaran proses pemenuhan pesanan.
1. Layout Gudang Tidak Optimal
Layout atau tata letak gudang yang tidak terorganisir menyebabkan tim picking bekerja kurang efisien. Misalnya, menempatkan barang yang paling laku di tempat yang sulit dijangkau, seperti rak bagian belakang atau paling atas, sehingga tim picker perlu menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk mengambilnya.
2. Sistem Pencatatan Manual
Bagi pemilik bisnis online yang masih mengandalkan pencatatan manual, picker harus bolak-balik mengecek catatan untuk mencocokkan daftar pesanan. Hal ini tidak hanya membuang waktu operasional, tetapi juga berisiko meningkatkan human error saat salah mengambil pesanan. Ujung-ujungnya retur dan menambah beban operasional.
3. SDM Tidak Terlatih SOP Packing
Proses packing membutuhkan ketelitian dan metode tertentu untuk mengoptimalkan keamanan serta biaya pengiriman. Konsistensi kualitas dan kecepatan packing antarindividu tidak akan tercapai jika tim tidak dilatih berdasarkan SOP.
4. Lonjakan Order Tidak Terprediksi
Bottleneck pick and pack sering terjadi pada peak season seperti Harbolnas, tanggal kembar, atau hari raya. Jika bisnis tidak memiliki perencanaan kapasitas yang memadai, tim gudang bisa kewalahan menangani lonjakan order mendadak. Alhasil, proses pengambilan dan pengemasan menjadi terlambat karena beban bertambah.
5. Tidak Ada Sistem Prioritas Order
Ketika Anda memperlakukan semua order yang masuk tanpa sistem prioritas, pesanan yang membutuhkan pengiriman instan atau same day justru bisa terlambat diproses. Padahal, pelanggan berekspektasi toko akan mengutamakan pesanan yang lebih urgent. Kondisi ini dapat memengaruhi Service Level Agreement (SLA) pengiriman.
Cara Mengidentifikasi Bottleneck di Gudang
Sebelum mencari solusi masalah proses packing di gudang e-commerce, berikut pendekatan untuk mengenali bottleneck.
1. Pantau Metrik Kunci Kinerja Gudang
Ada tiga metrik utama yang bisa Anda gunakan untuk mengidentifikasi proses pick and pack.
- Average pick time per order, yaitu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan picking satu order.
- Error rate packing, persentase kesalahan dalam proses pengemasan.
- Backlog order per jam, jumlah pesanan yang belum diproses dalam periode satu jam.
2. Lakukan Audit Sederhana
Selain menggunakan metrik kunci, Anda juga bisa melakukan audit sederhana dengan mengikuti perjalanan saat order masuk hingga barang keluar. Cara ini lebih efektif untuk merasakan bottleneck secara langsung.
Hasil audit nantinya bisa Anda pakai sebagai acuan untuk meningkatkan proses yang paling banyak menghabiskan waktu dan menjadi sumber kemacetan.
Solusi Mengatasi Setiap Jenis Bottleneck
Setiap jenis bottleneck, mulai dari gudang hingga lonjakan pesanan, punya solusinya masing-masing. Berikut penjelasannya.
1. Mengoptimalkan Layout Gudang
Tata letak gudang yang jelas dan terorganisir membantu memangkas jarak tempuh picker. Pertimbangkan zonasi ABC untuk membagi barang berdasarkan frekuensi perputarannya. Misalnya, zona A untuk barang populer diletakkan di posisi paling dekat dan mudah dijangkau.
2. Digitalisasi Sistem Picking
Ubah pencatatan manual dengan pick list digital atau Warehouse Management System (WMS). Digitalisasi sistem ini dapat mempercepat proses pengambilan barang sekaligus mengurangi risiko human error.
3. Menerapkan SOP dan Pelatihan Rutin untuk SDM
Buat standar operasional yang jelas untuk proses picking maupun packing, seperti strategi pengambilan barang dan teknis pengemasan yang tepat. Berikan pelatihan rutin kepada tiap individu supaya hasil kinerjanya konsisten.
4. Menyiapkan Kapasitas Cadangan
Untuk mengatasi masalah lonjakan volume order mendadak, Anda bisa menganalisis data historis untuk memprediksi permintaan secara lebih akurat. Prediksi tersebut bisa perusahaan gunakan untuk menyiapkan kapasitas cadangan barang serta tenaga tambahan saat peak season.
Peran WMS dalam Eliminasi Bottleneck
WMS adalah sistem teknologi gudang modern yang membantu mengurangi bottleneck pada proses pick dan pack. Semakin banyak bisnis online yang menggunakan teknologi ini. Bahkan, data dari Fortune Business Insights menunjukkan pasar WMS diproyeksikan tumbuh dari USD 4,38 miliar (sekitar Rp78,8 triliun dengan asumsi kurs Rp18.000/USD) pada 2026 menjadi USD 10,64 miliar (sekitar Rp191,5 triliun) pada 2034.
Apa peran WMS? Setidaknya ada tiga peran utama teknologi ini dalam proses pick dan pack.
- Auto-assign picking task: Penugasan otomatis ke picker berdasarkan lokasi mereka.
- Barcode scan validation: Memvalidasi setiap produk yang diambil sudah sesuai dengan pesanan.
- Real-time visibility: Manajer gudang bisa memantau status pesanan secara langsung.
Checklist Audit Proses Pick and Pack
Anda bisa menggunakan checklist berikut untuk mengidentifikasi potensi bottleneck di gudang.
| Area Audit | Pertanyaan | Status |
| Layout gudang | Apakah fast-moving item berada di area yang mudah terjangkau? | |
| Picking | Berapa lama rata-rata waktu untuk mengambil satu pesanan? | |
| Packing | Berapa persen akurasi pengemasan? | |
| SDM | Apakah tim sudah bekerja sesuai SOP? | |
| Perangkat Teknologi | Apakah perangkat seperti barcode scanner telah berfungsi? |
Sudah Tahu Cara Mengatasi Bottleneck Pick and Pack?
Menghilangkan bottleneck pick and pack di gudang e-commerce bukanlah hal yang mustahil selama Anda menemukan akar penyebabnya secara tepat dan menerapkan solusi yang sesuai per jenis bottleneck.
Bagi Anda yang tengah mencari sistem untuk membantu mempercepat proses picking dan packing, atau bahkan seluruh alur fulfillment, Biteship adalah jawabannya. Melalui solusi Warehouse & Fulfillment, Biteship mengoptimalkan proses penyimpanan barang, manajemen inventaris, pengambilan dan pengemasan, serta pengiriman.
Atasi bottleneck bisnis Anda bersama Biteship demi kelancaran operasional dan meningkatnya kepuasan pelanggan.
