Banyak perusahaan fokus pada penjualan dan pemasaran, padahal pengalaman pelanggan sering ditentukan oleh kualitas proses fulfillment gudang. Di balik setiap paket yang diterima pembeli, terdapat rangkaian aktivitas yang saling terhubung. Lantas apa itu proses fulfillment? Simak artikel ini!.
Key Takeaways:
- Proses fulfillment gudang yang terintegrasi membantu mempercepat pemenuhan pesanan.
- Akurasi pada tahap picking, packing, dan shipping berpengaruh langsung terhadap kepuasan pelanggan dan tingkat pembelian ulang.
- Integrasi sistem gudang, pengiriman, dan tracking mempermudah pengelolaan order serta meningkatkan visibilitas operasional.
Apa Itu Fulfillment E-Commerce?
Fulfillment e-commerce adalah rangkaian aktivitas yang dimulai ketika pesanan masuk hingga produk diterima pelanggan. Dalam operasional digital, fulfillment menjadi bagian penting yang menghubungkan penjualan dengan pengalaman pelanggan setelah checkout. Banyak orang menganggap fulfillment sama dengan pengiriman.
Padahal, pengiriman hanya ada di tahap akhir. Proses fulfillment gudang mencakup penerimaan order, pengambilan barang, pengemasan, hingga penyerahan paket pada kurir. Karena seluruh aktivitas berlangsung di area operasional dan pergudangan, fulfillment sering disebut sebagai back-office operation dalam bisnis online.
Cara kerja fulfillment e-commerce berawal dari pesanan yang masuk ke sistem. Lalu, dilanjutkan dengan picking, packing, lalu shipping hingga barang sampai ke alamat tujuan.
Data menunjukkan bahwa lebih dari 90% keluhan pelanggan berkaitan dengan keterlambatan pengiriman dan waktu transit. Bahkan, 69% pelanggan cenderung tidak kembali berbelanja jika pesanan datang melewati waktu yang dijanjikan.
Tahap 1: Picking
Dalam proses fulfillment gudang, picking merupakan tahap pengambilan barang dari lokasi penyimpanan berdasarkan daftar pesanan yang masuk. Staf gudang mengambil produk sesuai SKU, jumlah, dan detail order sebelum barang berpindah ke area packing.
1. Jenis Picking
Terdapat beberapa metode picking yang umum ada dalam operasional gudang. Berikut di antaranya.
a. Single Order Picking
Metode ini mengharuskan staf menyelesaikan satu pesanan secara penuh sebelum beralih ke order berikutnya. Cara ini mudah terlacak dan memiliki tingkat akurasi tinggi.
b. Batch Picking
Metode ini menggabungkan beberapa pesanan dalam satu perjalanan pengambilan barang. Staf mengambil produk yang sama untuk banyak pesanan sekaligus, kemudian memisahkannya di area packing.
c. Zone Picking
Gudang terbagi menjadi beberapa area tertentu dan setiap petugas bertanggung jawab pada zona masing-masing.
2. Metrik yang Perlu Dipantau
Keberhasilan proses fulfillment gudang dapat Anda ukur melalui beberapa indikator utama.
- Pick Accuracy Rate: mengukur persentase pesanan yang diambil tanpa kesalahan barang, jumlah, maupun dokumen. Standar industri manual umumnya berada pada kisaran 96%-99%.
- Pick Time Per Order: mengukur waktu yang dibutuhkan sejak order diterima hingga seluruh barang selesai terkumpul. Dalam operasional e-commerce, 40-60% waktu picking sering habis untuk berjalan dari satu lokasi ke lokasi lain.
3. Masalah Umum
Tantangan terbesar pada picking biasanya berasal dari salah ambil barang dan lokasi penyimpanan yang tidak jelas. Kesalahan ini sering muncul ketika gudang belum memiliki sistem alamat rak yang terstandarisasi atau pencatatan perpindahan stok yang kurang tertata.
Memakai barcode, labeling lokasi, serta verifikasi SKU umumnya dapat membantu meminimalkan risiko tersebut. Selain itu, pengecekan ulang sebelum barang berpindah ke area packing juga membantu menekan tingkat kesalahan.
Tahap 2: Packing
Packing adalah proses pengemasan barang sebelum dikirim kepada pelanggan. Dalam proses fulfillment gudang, tahap ini bertujuan menjaga produk tetap aman selama penyimpanan, proses bongkar muat, hingga perjalanan pengiriman.
1. Komponen Utama Packing
Langkah pertama packing yang baik adalah pemilihan kemasan yang sesuai dengan ukuran produk. Kardus yang terlalu besar menciptakan ruang sehingga barang mudah bergeser selama perjalanan.
Untuk perlindungan tambahan, banyak perusahaan juga menggunakan bubble wrap dua hingga tiga lapis pada produk elektronik atau barang rentan benturan. Jika masih ada ruang kosong di dalam kardus, staf dapat menambahkan bantalan seperti kertas, styrofoam, atau pelindung udara.
Setelah itu, tim menempelkan label alamat secara detail. Tahap terakhir adalah pengecekan kelengkapan isi paket sebelum kardus ditutup dan disegel.
2. Tips Packing yang Tepat
Pengemasan yang baik berfokus pada keamanan barang tanpa menambah pekerjaan yang tidak diperlukan. Pilih ukuran kemasan sesuai dimensi produk, gunakan material pelindung secukupnya, isi ruang kosong dalam kardus, dan lakukan verifikasi isi paket sebelum pengiriman.
Tahap 3: Shipping
Shipping adalah proses pemindahan barang dari penjual ke pelanggan melalui jalur darat, laut, maupun udara. Setelah packing, tim gudang menyerahkan paket pada kurir, membuat resi, lalu mengaktifkan informasi pelacakan. Pada tahap ini, proses fulfillment gudang beralih dari area operasional internal menuju jaringan distribusi eksternal.
1. Pentingnya Cut-Off Time dan Koordinasi Kurir
Ketika perusahaan menetapkan jadwal yang jelas, pelanggan dapat mengetahui kapan paket mulai dikirim. Tanpa aturan tersebut, order yang masuk pada malam hari tetap tercatat di sistem, tetapi baru bergerak keesokan harinya.
Kondisi ini sering memicu komplain karena ekspektasi pelanggan tidak sesuai dengan kondisi operasional. Koordinasi yang baik dengan kurir pun akan membantu menjaga arus pengiriman tetap lancar dan mengurangi keterlambatan.
2. Multi-Kurir untuk Operasional yang Lebih Baik
Penggunaan beberapa kurir memberikan keuntungan berupa pilihan layanan yang lebih luas, biaya pengiriman yang lebih kompetitif, serta cadangan operasional ketika salah satu ekspedisi mengalami kendala. Selain itu, seluruh data resi dan status pengiriman dapat dipantau dari satu sistem sehingga proses pengawasan menjadi lebih mudah.
Mengapa Integrasi Antar Tahap Itu Krusial?
Keberhasilan proses fulfillment gudang sangat bergantung pada keterhubungan antar sistem. Integrasi Warehouse Management System (WMS), pembuatan resi otomatis, dan tracking real-time membantu mempercepat alur kerja sekaligus mengurangi kesalahan input data.
Otomatisasi juga menciptakan transparansi karena setiap aktivitas tercatat dan dapat dipantau secara langsung. Selain itu, ketika picking, packing, dan shipping berjalan tanpa koordinasi yang baik, berbagai masalah dapat muncul.
Data antar tim menjadi tidak selaras, biaya operasional meningkat akibat pekerjaan ulang, kualitas layanan menurun, dan proses pengendalian menjadi lebih sulit. Dalam skala besar, kondisi tersebut dapat mengganggu performa operasional secara keseluruhan dan memperlambat pemenuhan pesanan pelanggan.
Outsource vs In-House: Pertimbangan dari Sisi Pick-Pack-Ship
Ketika volume pesanan terus bertambah, perusahaan perlu menentukan apakah aktivitas pick-pack-ship dikelola sendiri atau dialihkan kepada penyedia logistik. Pengelolaan in-house memberikan kendali lebih besar terhadap gudang, tenaga kerja, sistem, dan alur operasional.
Namun, model ini membutuhkan investasi untuk ruang penyimpanan, perangkat WMS, tenaga kerja, serta biaya pengiriman. Di sisi lain, outsourcing memungkinkan perusahaan menggunakan infrastruktur yang sudah tersedia dari penyedia layanan logistik.
Karena itu, keputusan antara in-house dan outsourcing perlu disesuaikan dengan target pertumbuhan, kebutuhan operasional, serta struktur biaya perusahaan. Selain itu, penting mengingat bahwa pick pack ship adalah tiga aktivitas inti yang menentukan kecepatan layanan, akurasi pesanan, dan pengalaman pelanggan.
Sudah Tahu Proses Fulfillment Gudang?
Kesimpulannya, fulfillment gudang yang terkelola dengan baik dapat menjaga akurasi pesanan, mempercepat pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Ketika seluruh tahapan berjalan dalam satu alur yang terhubung, bisnis dapat tumbuh lebih stabil dan siap menghadapi peningkatan volume pesanan.
Bagi yang mau memiliki operasional fulfillment meski tidak punya infrastrukturnya, Warehouse & Fulfillment Biteship dapat menjadi pilihan tepat. Biteship menyediakan sistem pergudangan yang membantu pengelolaan stok, pemrosesan pesanan, hingga pengiriman dalam satu platform yang terhubung dengan berbagai kanal penjualan.
Melalui WMS terintegrasi marketplace serta pelacakan real-time, Biteship membantu menciptakan proses fulfillment yang lebih sistematis. Dengan jaringan fulfillment center di berbagai kota besar Indonesia, distribusi produk dapat berlangsung lebih cepat dan mendukung perkembangan bisnis Anda.
