Buku stok barang pada dasarnya adalah buku yang berfungsi sebagai catatan saat menghitung secara fisik jumlah barang yang ada di gudang. Hal ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa catatan pembukuan barang dapat dilacak kapanpun juga.
Buku untuk mencatat stok barang merupakan dokumen penting untuk kegiatan inventory di gudang sebuah perusahaan. Tanpa buku ini, proses pengumpulan data inventaris bisa jadi rumit dan tidak teratur. Nah, jika ingin mengetahui lebih jauh mengenai buku untuk stok barang, mari simak ulasan berikut ini.
Pengertian
Buku stok barang adalah sebuah dokumen yang memiliki fungsi untuk melacak pembelian, penjualan, dan transaksi barang dagangan lainnya. Buku inventaris ini berisi semua catatan barang atau produk di gudang penyimpanan barang.
Kegiatan pencatatan inventaris barang merupakan kegiatan yang berguna untuk menghitung jumlah fisik semua barang yang ada di gudang. Hal ini untuk mengetahui informasi mengenai jumlah pasti barang.
Kegiatan ini memakan waktu terlalu lama untuk menghitung semua barang di perusahaan. Hal ini karena proses pencatatan juga dapat membantu Anda untuk memeriksa kondisi barang, apakah barang tersebut cacat atau rusak, atau ada variasi antar barang.
Kenapa Harus Membuat Buku Untuk Stok Barang?
Melacak jumlah barang yang tersedia bukan satu-satunya tujuan membuat buku stok barang di gudang perusahaan. Namun, juga dimaksudkan untuk menilai perbedaan antara kelebihan dan kekurangan persediaan di gudang.
Prosedur manajemen persediaan sangat berguna bagi perusahaan manufaktur untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku, bahan pendukung, produk setengah jadi, dan jenis bahan lainnya.
Hal ini untuk membuat catatan inventaris lebih akurat dan untuk menghindari ketidaksesuaian pada waktu inventarisasi produk. Ini juga membantu menghindari pemeriksaan ulang buku besar dan entri jurnal untuk laporan keuangan. Inilah mengapa buku ini sangat penting dalam dunia bisnis.
Fungsi Buku Stok Barang
Buku untuk stok barang membantu Anda dalam mengelola inventaris dan membuat keputusan yang paling tepat. Berikut adalah 5 kegunaan buku untuk stok barang yang bisa digunakan sebagai referensi manajemen inventaris baru untuk bisnis Anda:
1. Merekam Pergerakan Persediaan Barang
Fungsi yang pertama adalah untuk mencatat pergerakan persediaan sebagai dasar aktivitas pembelian.
Buku tersebut tidak hanya mencatat pergerakan persediaan karena pembelian barang, tetapi juga transaksi penerimaan barang, retur pelanggan, penggunaan produk, dan transaksi bisnis harian lainnya.
2. Sebagai Alat Manajemen Inventaris Produk
Kegunaan selanjutnya dari buku ini adalah Anda dapat mengelola inventaris produk secara efektif. Oleh karena itu, meskipun ditemukan kejanggalan pada inventaris produk karena kelalaian manusia atau kesalahan sistem, masalah tersebut dapat segera diperbaiki.
3. Sebagai Alat Pencegahan Penipuan
Tidak dapat dipungkiri bahwa terdapat oknum dan pihak yang tidak bertanggung jawab di perusahaan maupun badan usaha yang mencari keuntungan pribadi. Untuk mengatasi hal tersebut, buku stok barang ini bisa membantu mencegah penggunaan yang tidak sah dan penyalahgunaan barang di gudang.
4. Sebagai Alat Pembanding
Fungsi utama dari buku ini adalah sebagai alat pengecekan silang atau pembanding terhadap seluruh dokumen transaksi yang ada. Selain itu, dokumen ini juga berfungsi untuk mencegah kecurangan oleh oknum yang tidak bertanggung jawab.
5. Sebagai Dokumen Pelacakan Pengiriman
Karena buku persediaan barang dagangan disimpan dan dicatat untuk setiap pendistribusian persediaan barang dagangan. Maka, buku ini sangat berguna sebagai dokumen untuk melacak pergerakan barang dagangan dari satu gudang ke gudang lain, dan juga sebagai catatan saat setiap barang dagangan terjual.
Tips Membuat Buku Stok Barang
Berikut adalah dua tips untuk membuat buku stok barang yang harus Anda lakukan, yaitu:
1. Kelompokkan Produk Berdasarkan Jenisnya
Jika Anda menjual berbagai jenis produk, mulailah dengan mengkategorikan dan mengelompokkan produk Anda berdasarkan jenisnya. Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki toko ponsel yang menjual banyak merek, seperti Samsung, Xiaomi, Oppo. Banyak juga perbedaan antara merek ini dari segi tipe dan IMEI, bukan?
Oleh karena itu, pisahkan produk berdasarkan jenisnya. Misalnya, etalase 1 adalah ruang penyimpanan untuk ponsel merek Samsung, etalase 2 adalah ruang penyimpanan khusus untuk ponsel merek Xiaomi, dan seterusnya.
2. Kumpulkan Catatan Penjualan dan Pembelian
Entri data merupakan kegiatan yang paling penting dalam catatan stok barang. Jadi, Anda harus sangat berhati-hati saat melakukannya. Meski begitu, tidak jarang juga terjadi kesalahan saat proses registrasi.
Jika sudah seperti ini, maka harus segera diperbaiki. Untuk memperbaiki kesalahan, Anda dapat dengan cepat memeriksa berdasarkan catatan penjualan atau pembelian yang terjadi sebelumnya.
Cara Membuat Buku Untuk Stok Barang Secara Digital
Nah, setelah mengetahui pengertian serta fungsinya, kami juga akan membagikan cara membuatnya seperti berikut ini secara digital:
1. Buka Sheet Baru di Aplikasi Accounting
Anda dapat menggunakan aplikasi accounting apapun yang Anda inginkan. Setiap aplikasi mungkin memiliki fitur yang sedikit berbeda, tetapi prosesnya pada dasarnya sama, terlepas dari perangkat lunak mana yang Anda gunakan.
Pastikan Anda menggunakan perangkat lunak buku stok barang digital yang andal dengan kemampuan untuk mengedit dan menyimpan seluruh lembar inventaris.
2. Berikan Nama Pada Judul
Informasi pertama yang perlu Anda tulis ke dalam spreadsheet yakni berupa judul untuk setiap kolom pada stok barang. Judul kolom ini dapat disesuaikan berdasarkan jenis bisnis dan prioritas yang diidentifikasi dalam manajemen inventaris. Misalnya, Nama Produk, Qty, Harga, dan lainnya.
3. Isi Kolom dengan Informasi Terkait
Langkah selanjutnya, mengisi kolom dengan informasi terkait sesuai judul untuk setiap kolom yang telah Anda buat sebelumnya. Contohnya, pada kolom Nama Barang, Anda bisa memasukkan nama barang atau produk apa saja yang tersedia di gudang penyimpanan. Kemudian, pada kolom Qty, isi jumlah stok barang tersebut.
4. Simpan serta Audit Dokumen Secara Berkala
Setelah dengan hati-hati menyusun catatan inventaris Anda, simpan dokumen ke folder yang mudah diakses di komputer. Jika pemeriksaan dilakukan selama periode waktu tertentu, lembar stok barang dapat digunakan untuk memperbarui catatan serta melacak setiap terjadinya perubahan pada data.
Sudah Paham Tentang Buku Stok Barang & Cara Membuatnya?
Demikian penjelasan singkat mengenai apa itu buku untuk stok barang, fungsi, serta cara membuatnya. Buku ini sangat penting untuk melacak ketersediaan barang bagi suatu perusahaan. Semoga penjelasan di atas bermanfaat!
