Dalam operasional e-commerce, OMS, WMS, dan sistem pengiriman memiliki peran berbeda namun saling terhubung. Tanpa integrasi OMS, WMS, dan sistem pengiriman, ketiganya pun akan berjalan sendiri-sendiri sehingga alur operasional terputus.
Akibatnya, akan terjadi peningkatan kesalahan operasional akibat perpindahan data manual antar sistem. Lanyas, apa dampak dari mengintegrasikan ketiga teknologi ini? Simak artikel berikut!
Key Takeaways:
- Integrasi OMS, WMS, dan Sistem Pengiriman menghilangkan proses manual berulang sehingga alur order berjalan lebih cepat dan minim kesalahan.
- Tanpa integrasi, sistem bekerja terpisah (silo) yang menyebabkan data tidak sinkron, keterlambatan proses, dan risiko human error tinggi.
- Integrasi menjadi kunci untuk menjaga akurasi data sekaligus memastikan proses fulfillment berjalan konsisten dari order hingga delivery.
Pentingnya Sistem yang Terintegrasi
Banyak bisnis sudah memakai berbagai sistem, namun Integrasi OMS, WMS, dan sistem pengiriman belum berjalan dengan sesuai. Order memang masuk ke OMS, gudang sudah memakai WMS, dan pilihan kurir pun beragam. Hanya saja, masalah ada saat data tidak mengalir otomatis antar sistem.
Pesanan yang tercatat di OMS tidak langsung diteruskan ke gudang. Tim operasional akhirnya harus memindahkan data secara manual, mulai dari copy data, ekspor file, hingga input ulang. Situasi ini menciptakan kondisi “silo”, di mana masing-masing sistem berjalan sendiri tanpa koneksi.
Akibatnya, gudang tidak punya visibilitas terhadap order baru. Status tidak sinkron, bahkan bisa berbeda antara OMS dan WMS. Proses picking tertunda, label pengiriman belum siap saat kurir datang, dan waktu kirim lebih lama. Ketergantungan pada pekerja manual inilah yang memperbesar risiko kesalahan dan memperlambat alur operasional.
Peran Masing-Masing Sistem
Berikut adalah beberapa peran dari setiap software dari integrasi OMS, WMS, dan Sistem Pengiriman.
1. OMS
OMS berfungsi sebagai pusat kendali order. Sistem ini menerima pesanan dari berbagai channel, melakukan verifikasi pembayaran, dan mengecek ketersediaan stok. Dengan teknologi ini, order langsung diteruskan ke proses berikutnya tanpa perlu campur tangan manual.
2. WMS
WMS mengelola seluruh aktivitas gudang, mulai dari barang masuk, penyimpanan, hingga barang keluar berdasarkan pesanan. Sistem ini mengatur proses receiving, putaway, picking, sampai packing. WMS akan membantu memastikan barang yang diambil sesuai dengan order dengan pelacakan stok secara real-time.
Jurnal Manajemen Pengembangan Industri Kecil Menengah pun menunjukkan kualitas sistem dan informasi dalam WMS berpengaruh positif terhadap kinerja operasional gudang. Artinya, ketika sistem berjalan dengan baik, aktivitas gudang ikut terdorong lebih rapi dan terkontrol.
3. Sistem Pengiriman
Sistem pengiriman mengatur proses distribusi barang, mulai dari penjemputan, pelabelan, sortir, hingga pengantaran ke pelanggan. Di tahap ini, data order yang akurat sangat penting karena berkaitan langsung dengan alamat, tracking, dan proses delivery.
Bagaimana Alur Operasional Tanpa Integrasi?
Dalam kondisi tanpa Integrasi OMS, WMS, dan sistem pengiriman, alur kerja bergantung pada input manual di setiap tahap. Order masuk ke OMS, lalu tim harus memasukkan ulang data ke WMS agar gudang bisa memprosesnya.
Nantinya, setelah barang selesai packing, data kembali dimasukkan ke sistem pengiriman untuk membuat label dan resi. Pola ini membuat data yang sama di input berkali-kali.
Setiap departemen pun akan bekerja dengan sistem masing-masing tanpa koneksi langsung. Akibatnya, pertukaran informasi lambat, risiko human error tinggi, dan sering terjadi duplikasi data.
Alur Operasional Dengan Integrasi
Ketika Integrasi OMS, WMS, dan sistem pengiriman berjalan, alur berubah menjadi satu rangkaian proses yang saling terhubung. Order masuk dari berbagai channel, lalu OMS menerima dan memverifikasi data. Setelah itu, sistem langsung mengirimkan instruksi ke WMS tanpa perlu input ulang.
Gudang akan menerima daftar picking secara otomatis, barang diproses, lalu status diperbarui. Selanjutnya, data pesanan dikirim ke sistem pengiriman untuk pembuatan label dan pengiriman. Setelah kurir mengambil barang, nomor tracking dikirim kembali ke OMS dan bisa langsung dilihat pelanggan.
Seluruh proses ini berjalan dalam satu alur data yang mengalir tanpa jeda manual. Ini menjadi cara integrasi operasional e commerce yang menghubungkan setiap tahap dari order hingga delivery.
Selain itu, perpindahan dari proses manual ke sistem digital meningkatkan ketelitian pencatatan dari sekitar 50% menjadi 70%. Artinya, pengaruh pengurangan proses manual terhadap kualitas operasional cukup besar.
Dampak Integrasi Sistem ke Operasional
Berikut adalah beberapa hasil dari operasional yang memiliki sistem yang terintegrasi.
1. Mempercepat Alur Kerja
Otomatisasi menghilangkan kebutuhan input berulang. Data bergerak langsung antar sistem, sehingga proses dari order hingga pengiriman berjalan lebih cepat.
2. Meningkatkan Akurasi Data
Data cukup dimasukkan sekali dan digunakan bersama oleh semua sistem. Ini akan mengurangi kesalahan akibat duplikasi atau perbedaan informasi antar tim.
3. Memperbaiki Koordinasi Tim
Tim sales, gudang, dan logistik bekerja dengan data yang sama. Informasi order, stok, dan pengiriman bisa diakses secara langsung tanpa menunggu update manual.
4. Menekan Biaya Operasional
Ketergantungan pada pekerjaan administratif berkurang. Perusahaan tidak perlu menambah tenaga kerja hanya untuk input data atau rekonsiliasi sistem.
5. Meningkatkan Visibilitas
Manajemen bisa memantau seluruh proses secara real-time, mulai dari order masuk hingga barang diterima pelanggan. Ini membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis data.
Kapan Integrasi Mulai Dibutuhkan?
Kebutuhan integrasi OMS, WMS, dan sistem pengiriman biasanya muncul saat skala bisnis mulai berkembang. Ketika Anda sudah mengelola lebih dari satu channel penjualan, data order mulai tersebar di berbagai platform. Tanpa integrasi, tim harus berpindah-pindah sistem untuk memproses pesanan.
Penggunaan banyak sistem yang tidak terhubung juga membuat data terisolasi. Informasi pelanggan, stok, dan pengiriman tidak berada dalam satu alur yang sama.
Tanda paling terlihat adalah ketika proses manual mulai menjadi bottleneck. Tim menghabiskan waktu untuk input data berulang, komunikasi antar divisi melambat, dan pengiriman sering tertunda.
Dari hal tersebut, masalah operasional bukan karena kurangnya sistem, melainkan karena sistem tersebut berjalan sendiri-sendiri. Maka, integrasi menjadi langkah tepat agar seluruh alur order dapat bergerak otomatis, terhubung, dan lebih minim kesalahan.
Sudah Tahu Pentingnya Integrasi OMS, WMS, dan Sistem Pengiriman?
Integrasi aplikasi ini membuat alur pemesanan bergerak otomatis dari awal hingga pengiriman tanpa hambatan antar sistem. Ketika data mengalir dalam satu ekosistem, operasional menjadi lebih terkontrol dan risiko kesalahan bisa ditekan. Jika tertarik, Anda tidak perlu membangun semuanya dari nol.
Sebab, layanan fulfillment Biteship akan membantu menghubungkan proses penyimpanan, pengemasan, hingga pengiriman dalam satu alur yang terstruktur. Mulai dari manajemen stok yang lebih rapi, integrasi ke berbagai marketplace, hingga akses ke banyak pilihan kurir, semuanya dirancang agar operasional berjalan lebih lancar.
Dengan dukungan sistem yang terhubung, Anda pun bisa lebih fokus mengembangkan bisnis tanpa terhambat proses manual di belakang layar.
FAQ
- Apa itu sistem OMS?
OMS adalah sistem yang mengelola seluruh proses pesanan secara terpusat, mulai dari order masuk, diproses, hingga dikirim ke pelanggan.
- Apa bedanya ERP dan WMS?
ERP mencakup pengelolaan seluruh aspek bisnis dalam satu sistem, sedangkan WMS fokus khusus pada operasional gudang seperti pengelolaan stok dan pergerakan barang.
- Apa itu sistem WMS?
WMS adalah sistem yang mengatur aktivitas gudang secara menyeluruh, dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, hingga pengiriman dengan pemantauan real-time.
- Bagaimana cara kerja OMS?
OMS bekerja dengan mencatat dan mengelola seluruh siklus pesanan secara digital, termasuk input order, stok, proses pengiriman, hingga layanan setelah penjualan.
