Cara Mengantisipasi Tren Belanja Akhir Tahun Anti Overload

Mendekati akhir tahun, ritme bisnis online selalu bergerak lebih cepat. Musim diskon besar, hari raya, hingga tahun baru menjadi momentum-momentum terjadinya lonjakan pesanan masif. Nah, Anda sebagai pelaku bisnis wajib mengantisipasi tren belanja akhir tahun agar tidak terjadi overload dan mengecewakan konsumen.

Key takeaways

Persiapan matang pra-kampanye hingga pasca-kampanye sangat penting untuk mengantisipasi lonjakan pesanan akhir tahun.
Analisis data historis, stok cadangan, logistik, dan SDM menjadi kunci kelancaran operasional.
Komunikasi proaktif dan manajemen pesanan terstruktur akan menjaga kepuasan konsumen.
Modernisasi sistem bisnis dengan layanan fulfillment seperti biteship membantu mengurangi risiko overload dan human error.

Pentingnya Mengantisipasi Tren Belanja Akhir Tahun dengan Perencanaan Matang

Menurut Monica Vionna selaku Senior Director of Marketing Growth Shopee Indonesia, sala satu kesalahan umum pelaku bisnis ketika kampanye akhir tahun berlangsung adalah gencar pada iklan dan diskon. Fokusnya hanya meningkatkan penjualan.

Padahal, kampanye bisnis yang sukses sejatinya adalah perpaduan harmonis antara strategi pemasaran cerdas dan operasional yang lancar. Ketika persiapan kampanye akhir tahun kurang matang, pengerjaan pesanan yang melonjak drastis akan kacau balau.

Contohnya, Anda menggeluti bisnis bingkisan (hampers) yang selalu ramai pada periode tersebut dan memberikan diskon hingga 50% pada konsumen. Popularitas produk seketika melonjak dan jumlah pesanan meningkat drastis.

Namun, ternyata stok barang di gudang tidak mencukupi permintaan, sehingga Anda perlu melakukan produksi lagi yang memakan waktu. Proses pengemasan jadi lambat, lalu ditambah lagi pihak ekspedisi juga overload pesanan.

Hasilnya? Pesanan konsumen tertunda dan mengakibatkan kekecewaan. Mereka bisa membagikan ulasan negatif yang merusak brand image Anda hingga peluang untuk mendapatkan loyalitas pelanggan pun hilang. Dampak negatif itu bermula dari satu permasalahan, yaitu ketidaksiapan penjual menghadapi lonjakan pesanan.

Panduan Praktis Menghadapi Tren Belanja Momen Akhir Tahun

Artinya, dampak negatif tersebut bisa Anda cegah melalui persiapan matang dalam mengantisipasi tren belanja akhir tahun. Berikut adalah panduan untuk menghindari kekacauan akibat lonjakan pesanan pada periode kampanye tersebut.

1. Perencanaan Pra-Kampanye (1-3 Bulan Sebelumnya)

Langkah pertama adalah penyusunan rencana pra-kampanye yang idealnya Anda lakukan 1-3 bulan sebelum periode kampanye belanja akhir tahun berlangsung. Langkah ini menjadi fondasi utama yang menentukan kelancaran pelaksanaan kampanye tersebut.

Analisis Data Historis: Tinjau data penjualan dari kampanye akhir tahun lalu. Buat tabel informasi, dari produk terlaris, momentum lonjakan pesanan, dan rata-rata pesanan masuk per jam. Informasi tersebut berguna untuk memprediksi tren tahun ini secara lebih akurat.
Perencanaan Inventaris: Melalui analisis data historis, persiapkan perkiraan stok. Sediakan minimal stok cadangan 15-20% dari prediksi total penjualan untuk mengantisipasi lonjakan tidak terduga. Pisahkan juga stok untuk kampanye akhir tahun dari stok reguler supaya arus bisnis tidak terganggu.
Persiapan Logistik dan Operasional: Berikutnya, wajib persiapkan logistik dan operasional untuk kelancaran pengemasan dan pengiriman pesanan. Audit menyeluruh pada gudang untuk mengoptimalkan pengerjaan pesanan. Periksa pula sistem website dan e-commerce brand Anda untuk memastikan kesiapan menghadapi lonjakan pesanan tanpa crash.
Kesiapan SDM: Kesiapan pegawai dalam mengantisipasi tren belanja akhir tahun tidak kalah penting. Atur jadwal kerja dengan baik, terutama pergantian shift agar fit ketika bekerja. Latih juga tim layanan pelanggan untuk menghadapi pertanyaan dan komplain pelanggan secara cepat dan akurat.

2. Eksekusi Kampanye (Saat Kampanye Berlangsung)

Langkah selanjutnya dalam menghadapi periode belanja akhir tahun adalah dengan berpatokan pada rencana yang telah Anda susun saat pra-kampanye.

Monitor Stok Real-time (Mapping): Terus lakukan pemantauan terhadap stok produk agar tidak kehabisan di tengah kampanye berlangsung. Bila stok untuk kampanye menipis, tambal dulu dengan stok reguler sambil langsung menginstruksikan restock pada tim produksi.
Jalin Komunikasi Proaktif: Selalu pastikan status pesanan konsumen mendapatkan pembaruan berkala, mulai dari konfirmasi pembayaran, pengemasan, hingga pengiriman. Layani pertanyaan maupun komplain dengan ramah dan tanggap, tapi tetap akurat tanpa melebih-lebihkan atau mengurangi bobot informasi.
Pengelolaan Pesanan: Kerjakan pesanan secara terstruktur dari yang melakukan pemesanan terlebih dahulu. Jangan lupa untuk memperhatikan metode pengiriman yang mereka pilih, apakah itu reguler (beberapa hari menggunakan jasa ekspedisi) atau instan (hari yang sama menggunakan kurir ojek online).

3. Pasca-Kampanye

Persiapan mengantisipasi tren belanja akhir tahun tidak selesai pada pra-kampanye dan pelaksanaan saja. Momentum pasca-kampanye, biasanya beberapa hari sampai sebulan setelah periode berakhir, juga perlu Anda persiapkan melalui langkah-langkah berikut.

Manajemen Retur dan Keluhan: Siapkan prosedur yang jelas untuk penanganan retur dan keluhan. Proses yang cepat dan mudah akan meningkatkan kepercayaan pelanggan, bahkan setelah mendapatkan kendala terkait produk.
Analisis Kinerja: Setelah masa maksimal retur dan keluhan selesai, lakukan pengumpulan data untuk analisis lagi. Mulai dari produk yang paling laris dan momentum pesanan paling tinggi maupun sepi. Data-data Ini krusial untuk mempelajari kekurangan, lalu menyusun metode untuk memperbaikinya.

Kendala Umum dalam Kampanye Akhir Tahun

Selain langkah-langkah di atas, ada beberapa kendala yang perlu Anda ketahui dalam mengantisipasi tren belanja akhir tahun supaya bisa mengatasinya secara tepat dan cepat. Kendala-kendala berikut kerap dianggap sepele, padahal sering terjadi pada periode kampanye dan menciptakan kesulitan operasional bisnis.

Sistem layanan pelanggan (CS) yang overloaded akibat kurang terampil dan ketidaktahuan tim yang bertugas terhadap produk atau operasional bisnis secara menyeluruh.
Sistem pergudangan yang tidak fleksibel, terutama tidak adanya otomatisasi pada stok produk sehingga tidak sinkron dengan data stok pada kanal penjualan seperti website dan e-commerce. Risikonya, terjadi overselling atau stock out alias ketidaktersediaan barang yang merusak citra bisnis Anda.
Pengerjaan manual dan sistem konvensional dengan jumlah tim yang terbatas, sehingga satu karyawan merangkap banyak tugas. Hal ini kerap memicu human error yang berpengaruh fatal pada pengerjaan pesanan, mulai dari salah input hingga keterlambatan proses.

Kendala-kendala tersebut sejatinya bisa Anda atasi melalui keputusan berani untuk memperbarui sistem bisnis menjadi lebih modern. Salah satunya dengan menjalin kerja sama dengan mitra yang menyediakan layanan pergudangan (fulfillment) menyeluruh seperti Biteship dari pengelolaan stok gudang, pengemasan, hingga pengiriman.

Mengantisipasi Tren Belanja Akhir Tahun dengan Cerdas

Kampanye belanja akhir tahun selalu menjadi peluang emas untuk melipatgandakan transaksi penjualan. Namun, mayoritas masih melakukan kesalahan yang sama, yaitu gencar berpromosi dan memberikan diskon tanpa persiapan yang matang.

Menyusun langkah dari pra-kampanye hingga pasca-kampanye merupakan tindakan cerdas. Anda bisa mencapai target yang diharapkan sambil meminimalisir terjadinya berbagai kendala seperti kehabisan stok, keterlambatan proses pesanan, hingga tingginya retur dan komplain konsumen.

Terutama jika Anda berani mengambil langkah besar untuk memperbarui sistem bisnis bersama layanan pergudangan Biteship. Pengerjaan lonjakan layanan terjamin aman dengan manajemen logistik pergudangan (fulfillment) andal Biteship.

Mulai sinkronisasi saluran pemesanan, mapping stok, proses pengemasan, hingga pengiriman sepenuhnya diatur oleh sistem Biteship. Jadi, An