Dalam era perdagangan modern, memperluas jangkauan pasar merupakan keharusan. Tidak cukup hanya berjualan secara offline, menjajaki pasar online juga penting. Namun, Anda juga harus siap dengan tantangan utamanya, yaitu mengelola stok multichannel dengan tepat.
Masalah utama pada pengelolaan stok bukan pada tingginya kuantitas pesanan, melainkan memastikan jumlah stok di toko fisik maupun online, seperti e-commerce dan website, sama dan akurat secara real-time. Sebab itu, Anda membutuhkan integrasi yang akurat.
Key Takeaways
- Mengelola stok multichannel sangatlah penting untuk mencegah overselling yang berujung pembatalan pesanan dan kekecewaan konsumen.
- Pengelolaan stok multi kanal rumit akibat sistem antar kanal yang terpisah, update stok tidak real-time, dan tidak ada single source of truth (SSOT).
- Cara mengelola stok multichannel ada tiga, yaitu manual, parsial, dan sentral (terpusat).
Dilema Nyata Bisnis dalam Mengelola Stok Multichannel
Mengapa integrasi antar kanal penjualan, baik offline maupun online, sangat penting dan cukup rumit? Jawabannya adalah karena integrasi yang tidak akurat akan menghadirkan banyak risiko terhadap bisnis, salah satunya overselling.
Rating toko pun akan menurun dan kepercayaan konsumen mulai terkikis. Jika Anda berpikir bahwa solusi jangka panjangnya adalah menambah luas gudang dan jumlah pegawai, maka itu salah. Solusi sesungguhnya adalah membangun sistem inventori terpusat.
Bayangkan Anda memiliki sisa 5 produk sepatu yang dipajang di toko fisik sekaligus dipasarkan di e-commerce. Tiba-tiba di waktu bersamaan, ada konsumen membeli 3 unit sepatu di toko fisik dan dari dua marketplace berbeda masing-masing 2 unit.
Secara total, ada permintaan untuk 7 unit, padahal stok hanya ada 5. Anda terpaksa harus membatalkan pesanan di salah satu e-commerce. Sekilas hanya soal update stok, tapi sebenarnya tiga situasi ini yang tengah pelaku bisnis hadapi sekaligus.
- Stok tidak update real-time: Perubahan stok di satu kanal tidak otomatis memotong stok di kanal lain, sehingga jumlah stok berbeda di setiap platform dan gudang.
- Risiko pesanan ganda: Barang yang sama terjual dua kali di waktu yang hampir bersamaan.
- Pengecekan manual yang melelahkan: Staf jadi harus bolak-balik membuka dashboard seller untuk mengelola stok multichannel di berbagai e-commerce secara manual untuk menyesuaikan angka stok setiap kali ada transaksi penjualan berhasil.
Masalah sesungguhnya muncul, yaitu peningkatan risiko eror akibat pengelolaan stok yang tidak terpusat. Terlebih peluang kesalahan manusia (human error) yang meningkat ketika volume transaksi melonjak.
Mengapa Multichannel Inventory Management Sering Bermasalah?
Secara teknis, ada tiga alasan fundamental yang menyebabkan pengelolaan inventori di banyak kanal seringkali berantakan hingga menimbulkan banyak masalah. Berikut ini penjelasannya.
1. Sistem Terpisah Antar Channel (Siloed Systems)
Masalah pertama adalah masing-masing platform penjualan memiliki sistem manajemen sendiri dan berbeda satu sama lain. Contohnya, sistem Tokopedia berbeda dengan data dari sistem POS di toko fisik. Tanpa adanya penghubung, informasi stok tetap terisolasi di masing-masing platform.
2. Update Stok Tidak Real-Time
Banyak bisnis masih mengandalkan proses “tunggu”, yaitu baru merekap semua penjualan dan memperbarui stok secara manual di akhir jam operasional. Padahal, untuk bisnis di industri e-commerce yang bergerak dalam hitungan detik, jeda beberapa jam saja cukup mengacaukan inventori.
3. Tidak Ada “Single Source of Truth”
Tanpa sistem terpusat dengan sinkronisasi stok otomatis, Anda tidak memiliki satu sumber data tunggal yang bisa dipercaya. Tim gudang memiliki catatan sendiri, admin marketplace memiliki angka sendiri, dan pemilik bisnis melihat data yang berbeda lagi. Pengambilan keputusan strategis menjadi sulit.
3 Cara Mengelola Stok Multichannel
Pada pembahasan di atas, jelas bahwa inventori terpusat merupakan metode pengelolaan paling efektif untuk stok berbagai kanal. Meskipun demikian, pelaku bisnis tetap perlu mengenal tiga sistem pengelolaan stok yang umum diterapkan, yaitu manual, parsial, dan sentral.
1. Sistem Manual (Pendekatan Tradisional)
Ini adalah model manajemen stok paling umum dipraktikkan oleh pelaku usaha, terutama bisnis rintisan atau UMKM yang baru mulai merambah ke dua atau tiga kanal.
Cara Kerja: Anda atau staf memperbarui angka stok di setiap platform setiap kali ada penjualan. Misalnya, jika ada penjualan di toko offline, Anda langsung membuka dashboard seller marketplace untuk mengurangi stok secara manual.
Kelebihan: Tidak memerlukan biaya tambahan untuk perangkat lunak dan prosedurnya sederhana.
Kekurangan: Rawan kesalahan manusia (human error), lambat, dan pasti runtuh saat pesanan mencapai ratusan atau ribuan per hari (tidak scalable).
2. Partial Integration (Integrasi Parsial)
Pendekatan ini biasanya menggunakan alat bantu yang menghubungkan beberapa kanal, tetapi belum mencakup seluruh aspek operasional.
Cara Kerja: Menggunakan plugin atau alat sinkronisasi stok yang menghubungkan website dengan marketplace utama. Namun, kanal lain seperti toko fisik atau marketplace kecil tetap dikelola secara manual.
Kelebihan: Lebih efisien daripada mengelola stok multichannel secara manual dan memungkinkan bisnis melakukan pengembangan skalabilitas dengan risiko yang lebih terkendali.
Kekurangan: Masih terdapat celah atau gap data karena tidak semua kanal terhubung. Ada potensi ketidakakuratan data stok di kanal-kanal yang belum terintegrasi.
3. Centralized Inventory System (Sistem Terpusat)
Terakhir adalah kasta tertinggi dalam manajemen stok, seringkali melibatkan Order Management System (OMS) atau Enterprise Resource Planning (ERP).
Cara Kerja: Semua kanal penjualan, baik online maupun offline, terhubung ke satu sistem pusat. Saat ada penjualan di kanal manapun, sistem pusat akan menerima informasi tersebut dan secara otomatis mengirimkan perintah ke seluruh kanal untuk memperbarui jumlah stok real-time.
Kelebihan: Akurasi data sangat tinggi, minim risiko overselling, sangat mendukung pertumbuhan bisnis (scalable), dan menghemat waktu operasional secara signifikan.
Kekurangan: Memerlukan investasi awal atau modal tambahan untuk pengaturan sistem dan biaya berlangganan perangkat lunak, serta membutuhkan waktu untuk pelatihan staf.
Tabel Perbandingan Antar Sistem Inventori
Supaya lebih mudah memahami ketiga metode mengelola stok multichannel di atas, berikut ini tabel ringkasan perbandingannya.
| Aspek | Sistem Manual | Partial Integration | Centralized System |
| Akurasi | Rendah (Tergantung ketelitian manusia) | Sedang | Sangat Tinggi |
| Risiko Eror | Sangat Tinggi | Menengah | Sangat Rendah |
| Scalability | Sulit Berkembang | Cukup Bisa Berkembang | Sangat Mudah Berkembang |
| Cocok Untuk… | Bisnis Pemula (<10 pesanan/hari) | Bisnis Berkembang (10-50 pesanan/hari) | Bisnis Skala Besar (>50 pesanan/hari) |
Mengelola Stok Multichannel secara Optimal Bersama Biteship
Manajemen pengelolaan stok multi kanal menjadi salah satu tantangan besar dalam pengembangan bisnis di era digital. Ada sistem manual yang murah tetapi rentan dengan kelalaian manusia (human error). Ada metode parsial yang lebih efisien tapi tidak menghubungkan semua channel.
Terakhir yang paling akurat tetapi membutuhkan biaya lebih besar adalah sistem terpusat (sentral). Kunci utamanya ada pada fulfillment alias prosedur pemenuhan pesanan yang berjalan mulus. Mulai dari masuknya hingga penyerahan pesanan ke kurir harus terdata dengan presisi.
Sebab itu, Biteship hadir melalui layanan Fulfillment dan Sistem Manajemen Pergudangan untuk bisnis Anda. Usaha akan terintegrasi langsung dengan sistem manajemen order yang canggih. Biteship bantu mulai dari penyimpanan stok di gudang strategis dengan pencatatan real-time.
Jadi, ketika ada pesanan masuk dari kanal online, tim Biteship akan memproses fulfillment secara instan. Sinkronisasi stok barang secara otomatis akan berlangsung pada seluruh kanal penjualan online, seperti e-commerce dan website, serta kanal offline di toko fisik.
Menyerahkan urusan fulfillment kepada Biteship akan bantu bisnis Anda mendapatkan akurasi stok lebih baik sekaligus menghemat waktu pemrosesan pesanan. Anda bisa fokus pada strategi pemasaran dan pengembangan usaha, tetapi kepuasan pelanggan terhadap kecepatan dan ketepatan pelayanan terjaga.
FAQ
1. Kapan waktu yang tepat untuk beralih dari sistem manual ke sistem terpusat?
Ketika mencapai lebih dari 50 pemesanan per hari.
2. Apakah sistem manajemen stok terpusat mahal untuk UMKM?
Ya, tapi saat ini sudah tersedia solusi layanan fulfillment berbasis cloud seperti Biteship dengan biaya berlangganan bulanan yang terjangkau.
3. Bisakah stok toko fisik terhubung dengan stok di website dan marketplace?
Ya, melalui manajemen pengelolaan stok terpusat (centralized inventory system).
4. Apakah menggunakan sistem pengelolaan inventori terpusat harus mengubah manajemen secara keseluruhan?
Tidak, hanya perlu melakukan beberapa penyesuaian dari manual menjadi otomatisasi keseluruhan.
