Order online restoran sudah menjadi bagian penting untuk bisnis F&B. Mulai dari UMKM sampai brand ternama dengan banyak outlet, hampir semua menyediakan pemesanan online untuk menjangkau lebih banyak pelanggan.
Walaupun terlihat lebih cepat dan simple, masih sering terjadi masalah pada prosesnya yang membuat pelanggan komplain dan memberikan review buruk.
Masalah pengiriman bisa terjadi saat proses pengantaran oleh kurir seperti kendala di perjalanan. Hal ini bisa sering disebabkan dari proses order online restoran itu sendiri. Mulai dari salah input pesanan sampai alur kerja yang berantakan.
Key Takeaways:
- Masalah pengiriman sering berakar dari proses order yang tidak rapi, bukan semata-mata karena kendala kurir di lapangan. Kesalahan input, data pelanggan tidak lengkap, dan alur kerja yang berantakan menjadi pemicu utama komplain pelanggan.
- Pencatatan pesanan yang tidak terintegrasi meningkatkan risiko human error. Perpindahan data dari aplikasi ke kasir lalu ke dapur tanpa sistem terpusat membuat potensi salah input dan informasi terlewat semakin besar.
- SOP yang tidak konsisten memperbesar risiko kesalahan operasional. Tanpa panduan kerja yang jelas dan dijalankan oleh seluruh tim, proses order dan pengiriman menjadi tidak sinkron.
- Sistem order online yang tidak sesuai kebutuhan memperlambat proses dan menambah intervensi manual. Semakin banyak proses manual, semakin tinggi kemungkinan terjadinya kesalahan.
- Solusi utama ada pada sistem yang terintegrasi dan pelatihan staf yang berkelanjutan. Integrasi antara order online, POS, dapur, dan pengiriman membantu meminimalkan kesalahan, meningkatkan efisiensi, serta menjaga reputasi restoran.
Kesalahan Yang Sering Terjadi Pada Pengiriman Restoran
Simak masalah apa saja yang sering terjadi dalam proses order online restoran dan cara menghindarinya.
1. Pencatatan Pesanan Dan Pelanggan Tidak Lengkap
Salah satu penyebab utama masalah pengiriman adalah data pesanan yang tidak rapi.
Sistem order dan pencatatan yang berantakan akan menimbulkan masalah seperti alamat pelanggan tidak lengkap, catatan pesanan terlewat, dan salah input menu.
Data pesanan yang berpindah dari satu tangan ke tangan lain mulai dari aplikasi, kasir, hingga dapur dapat meningkatkan risiko kesalahan.
Informasi yang tidak tercatat dengan benar, dampaknya bisa langsung terasa pada proses pengiriman, seperti kurir kesulitan menemukan alamat atau pesanan yang diterima pelanggan tidak sesuai.
Kesalahan pada data pesanan juga sering kali baru disadari saat pesanan sudah dalam proses pengiriman.
Pada tahap ini, perbaikan hampir tidak mungkin dilakukan tanpa mengorbankan waktu dan biaya tambahan.
Akibatnya, restoran harus menghadapi komplain pelanggan, pengiriman ulang, atau bahkan pembatalan pesanan.
Jika kesalahan ini terus berulang, restoran akan rugi secara operasional dan berdampak buruk pada reputasi restoran di mata pelanggan.
2. Sop Tidak Konsisten
Masalah pengiriman restoran juga bisa dipicu oleh SOP yang tidak konsisten. SOP merupakan sebuah panduan tertulis untuk mengatur bagaimana operasional dilakukan.
Panduan ini dibuat sebagai standar yang harus dijalankan semua staf demi kualitas yang konsisten.
SOP pada restoran biasanya meliputi pencatatan pesanan, penyampaian pesanan ke dapur, hingga pengecekan kelengkapan order.
Walaupun sudah menggunakan order online restoran, SOP harus tetap ada dan dilakukan dengan teliti agar setiap staf tidak memiliki cara kerja sendiri-sendiri.
Jika setiap staf memiliki cara kerja sendiri-sendiri, komunikasi antar tim juga akan kacau.
Akibatnya, risiko kesalahan dalam proses order dan pengiriman menjadi semakin besar.
SOP harus dibuat menyesuaikan kondisi lapangan yang realistis, ringkas, dan jelas agar staf tidak kesulitan memahami dan menjalankan panduan yang telah dibuat.
SOP yang dibuat juga harus melibatkan staf seperti supervisor, chef, kasir, dan staf operasional lain agar benar-benar relevan dengan alur kerja sehari-hari.
3. Tidak menggunakan Sistem order yang tepat
Ketika sistem yang digunakan tidak sesuai kebutuhan, proses menjadi lebih lambat dan rentan kesalahan.
Misalnya, sistem tidak bisa mengelompokkan pesanan berdasarkan waktu masuk, tidak memiliki notifikasi otomatis ke dapur, atau tidak terhubung dengan sistem pengiriman.
Hal ini menyebabkan staf harus bekerja ekstra teliti untuk memastikan setiap pesanan berjalan dengan benar. Semakin banyak intervensi manual, semakin besar pula risiko terjadinya human error.
Inilah sebabnya mengapa banyak masalah pengiriman restoran sebenarnya berakar dari proses order yang belum tertata dengan baik.
Cara mencegah masalah pengiriman
Untuk menghindari masalah pengiriman, restoran tidak bisa hanya fokus pada kurir dan kecepatan pengantaran.
Dibutuhkan sistem order online restoran yang rapi dan terintegrasi untuk meminimalkan potensi kesalahan.
Gunakan sistem yang membuat seluruh pesanan tercatat secara otomatis dan real-time dalam satu sistem terpusat.
Restoran bisa menggunakan sistem order online restoran yang terintegrasi dengan Sistem POS, data pelanggan, detail menu, catatan khusus, hingga alamat pengiriman agar data langsung tersimpan tanpa perlu input ulang.
Otomatisasi ini membantu meminimalkan human error serta mempercepat alur komunikasi antara kasir, dapur, dan tim pengiriman.
Pihak resto juga harus terus melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap seluruh proses operasional.
Maka dari itu perlu dilakukan evaluasi agar masalah serupa bisa diatasi dan dicegah.
Pelatihan untuk staf juga penting dilakukan supaya mereka bisa melakukan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
Staf yang terlatih pasti bisa bekerja lebih efektif sehingga mampu memahami alur order dengan cepat dengan minim kesalahan serta lebih sigap saat menghadapi kendala di lapangan.
Kesimpulan
Masalah pengiriman sering terjadi akibat kurangnya koordinasi dari staf resto yang sistem order onlinenya masih manual. Mulai dari catatan pesanan terlewat, salah input menu, hingga informasi pelanggan yang tidak lengkap.
Maka dari itu, pengawasan terhadap SOP yang berlaku dan pelatihan untuk staf dapat membantu meminimalisir kesalahan pada pengiriman. Selain itu, restoran juga perlu memastikan bahwa proses pencatatan, pembayaran, hingga pengiriman berjalan dalam satu alur yang terhubung agar risiko human error bisa ditekan.
Seperti ESB order yang terhubung dengan kasir, dapur, dan pengiriman yang dapat membuat alur operasional restoran lebih efisien.
*) Artikel ini merupakan hasil kolaborasi antara Biteship dan ESB.
