Setiap pembelian yang dilakukan oleh perusahaan haruslah dibuktikan dengan nota. Hal tersebut penting untuk melakukan pembukuan kas perusahaan. Nota sendiri terdiri dari berbagai macam jenis, di antaranya adalah nota debit. Apa itu? Bagaimana cara kerjanya? Serta apa saja manfaatnya? Yuk, simak di sini!
Pengertian Nota Debit
Nota ini merupakan salah satu dokumen resmi akuntansi yang sangat berfungsi dalam perusahaan. Nota debit atau debet dapat dikeluarkan oleh perusahaan pembeli kepada perusahan penjual untuk meminta pengembalian barang dikarenakan alasan-alasan tertentu seperti rusak, kurang, dan lain sebagainya.
Jenis nota ini juga dapat dikeluarkan oleh perusahaan penjual kepada pembeli untuk memberitahukan mengenai jumlah biaya yang harus dibayarkan. Nota ini merupakan memo atau catatan transaksi yang sah dan dapat digunakan untuk melakukan penyesuaian kas.
Sekilas hampir sama dengan faktur bukan? Namun, nota debet dan faktur berbeda. Faktur dapat menunjukkan penjualan dan dapat dikirimkan terlebih dahulu kepada pembeli. Nah, nota debet tidak bisa. Nota ini hanya digunakan untuk menunjukkan pengembalian atau pembelian yang sudah terjadi.
Ada beberapa alasan mengapa nota debet ini bisa terbit. Misalnya, pembeli sudah mendapatkan tagihan sebelum barang diterima dan nominal yang terlampir berbeda.
Meskipun transaksi menggunakan nota debet kurang populer ketimbang transaksi kredit. Namun, masih banyak perusahaan yang menggunakan transaksi jenis ini untuk melakukan penyeimbangan dalam rekening mereka.
Cara Kerja Nota Debit
Nota debet umumnya akan orang gunakan untuk transaksi bisnis ke bisnis, perusahaan penjual ke perusahaan pembeli, atau sebaliknya. Transaksi ini sering melibatkan perpanjangan kredit yang berarti vendor atau perusahaan penjual mengirimkan barang sebelum perusahaan pembeli melakukan pembayaran.
Nota debit akan mencantumkan catatan bahwa perusahaan penjual telah melakukan debit pada rekening mereka. Namun, uang tersebut tidak akan ditransfer hingga perusahaan pembeli menerima faktur pembelian.
Selama dalam proses ini, pencatatan dalam pembukuan juga dilakukan untuk melacak persediaan barang yang dikirim. Serta berapa jumlah pembayaran yang terutang.
Nota debet tidak jadi satu dengan faktur. Karena nota ini biasanya disampaikan seperti surat dan tidak memerlukan pembayaran dengan segera. Nota debet juga berlaku untuk memberi tahu mengenai jumlah kewajiban utang yang harus dibayar.
Baca Juga: Neraca Saldo: Definisi, Jenis, dan Fungsinya dalam Bisnis
Fitur Nota Debit
Dalam nota debet terdapat beberapa fitur penting yang wajib Anda ketahui. Apa saja sih? Berikut merupakan beberapa di antaranya:
1. Diterbitkan pada Pembelian Kredit
Ketika Anda melakukan pembelian barang atau jasa, Anda akan mendapatkan nota debet. Ini saat Anda membeli barang secara kredit.
2. Dikeluarkan oleh Pembeli atau Penjual
Baik pembeli atau penjual dapat mengeluarkan nota debet dengan prosedur pembeli mengirimkan nota kepada penjual. Kemudian, setelah diterima penjual, penjual dapat mencantumkan rincian retur pembelian. Selain itu, vendor juga dapat menerbitkan nota debet jika terdapat kesalahan dalam faktur.
3. Memerlukan Penerimaan
Nota debit akan mendapat pengakuan secara sah kalau penjual sudah menerima dokumen ini. Penjual bisa melakukan perubahan kalau diperlukan dalam pembukuan mereka.
4. Terdapat Alasan
Ini berlaku kalau Anda mau melakukan pengembalian barang. Anda bisa menyebutkan dengan jelas pada nota debet soal apa yang menjadi alasan Anda mengembalikan barang tersebut.
5. Terdapat dalam Buku Retur Pengembalian
Nota debet pengembalian akan mengurangi jumlah pembelian kredit pembeli dan menambah angka dalam retur pembelian. Jadi, nota debet penting untuk melakukan entri data dapat pembukuan.
6. Mengurangi Kewajiban Pembeli
Nota debet merupakan nota positif dari sisi pembeli karena dengan diterimanya nota ini berarti kewajiban dan tanggung jawab kepada penjual telah berkurang.
Baca Juga: Nota: Pengertian, Fungsi dan Jenis-jenisnya
Format Nota Debit
Nota debet akan mencantumkan beberapa keterangan untuk masing-masing perusahaan pembeli dan penjual. Nah, berikut ini merupakan keterangan perusahaan penjual:
- Nama perusahaan (penjual).
- Alamat penerbit (meliputi kode pos, alamat website, nomor telepon, dan lain-lain.
- Nomor pesanan.
- Tanggal pembuatan nota debit.
- Tanggal pemesanan.
- Syarat dan ketentuan pemesanan.
- Nomor id pelanggan (sebagaimana yang tercantum dalam faktur).
Sedangkan dalam perusahaan, berikut keterangan yang ada dalam nota debet:
- Nama perusahaan (pembeli).
- Alamat pembeli (meliputi kode pos, alamat website, nomor telepon. dan lain-lain).
- Nama contact person pembeli.
- Detail faktur (meliputi nama barang atau jasa yang dibeli beserta deskripsinya, alasan pendebetan, jumlah harga dan jumlah total).
- Rincian persetujuan (meliputi nama, tanggal, serta tanda tangan).
Baca Juga: Split Payment: Pengertian, Keuntungan, dan Contohnya
Fungsi Nota Debit
Biar bisa menerbitkan, nota debet harus terdapat informasi yang spesifik dan berbeda antara pembeli dan penjual sebagaimana pembahasan sebelumnya. Lalu, apa saja sih fungsi nota debet? Berikut merupakan beberapa fungsinya:
1. Pengurangan Jumlah Utang
Nota debet memungkinkan Anda untuk meminta pengurangan jumlah utang pada penjual. Ini berlaku buat barang yang telah dikirim. Oleh karena itu, biaya nota debet terbilang lebih kecil atau menurun dari kesepakatan sebelumnya. Penurunan ini biasa terjadi saat penjual mengembalikan produk yang dibeli dalam bentuk piutang.
2. Penurunan Harga Produk
Fungsi selanjutnya adalah penurunan harga produk. Anda bisa meminta penurunan harga suatu barang atau produk tertentu menggunakan nota debit. Penyesuaian harga dapat terjadi waktu produk sudah diturunkan dari pasar atau sudah tidak ditawarkan lagi untuk dijual, jika kedua belah pihak menyetujui.
Jadi, ini akan membantu Anda mengubah harga produk. Transparansi yang demikian sangat membantu untuk perkembangan penjual dan pembeli.
3. Menyesuaikan Jumlah Item
Sebagaimana fungsi sebelumnya yang dapat bisa merubah harga. Ini juga selaras dengan permintaan mengubah jumlah barang yang disepakati oleh penjual dan pembeli. Asalkan bisa menunjukkan bukti, pembeli bisa menuntut agar mendapatkan barang dengan jumlah yang seharusnya.
Sebagai contoh, Anda melakukan order barang sejumlah 100. Namun, jumlah barang yang diterima berbeda dengan jumlah yang Anda minta dan sangat sedikit. Nah, nota debet dapat berguna pada penagihan agar masalah yang serupa bisa dihentikan.
Sudah Tahu Apa itu Nota Debit?
Nota debit akan memudahkan Anda untuk mengetahui berapa jumlah kewajiban yang harus dibayarkan dan kapan jatuh tempo. Begitupun dalam nota debet pengembalian akan terdapat catatan jumlah kredit, inventaris barang apa yang dikembalikan, dan apa alasannya. Semoga bermanfaat, ya!
