Dalam pengiriman barang, delivery order adalah berkas penting yang wajib diikutsertakan. Pasalnya, dalam berkas ini berisi berbagai informasi penting terkait barang atau produk yang ingin dikirim. Delivery order kerap diartikan sama seperti surat jalan, padahal keduanya jauh berbeda.
Delivery order bisa dibuat dalam bentuk berbeda, menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Meski begitu, di dalamnya harus menggunakan format dan rincian informasi yang tertentu.
Mengenal Delivery Order Adalah
Pengertian delivery order adalah dokumen yang berguna sebagai surat perintah untuk menyerahkan barang yang dipesan oleh pembeli, baik pembeli dalam kota, luar kota, ataupun luar negeri.
Untuk menyusun dokumen ini, umumnya menyesuaikan kesepakatan antara pihak penjual dengan pembeli. Jadi, di dalamnya berisi rincian secara detail mengenai barang yang sudah dipesan.
Surat ini akan diberikan kepada staff bagian gudang supaya bisa menyiapkan produk yang ingin dikirim. Berkas ini akan dijadikan sebagai acuan saat menyusun surat jalan, dimana ini akan dibawa oleh kurir ketika pengantaran menuju lokasi yang sudah disebutkan pembeli.
Sejalan dengan itu, sebelum dikirim ke pembeli maka proses pengiriman barang akan berhenti di drop point. Drop point adalah lokasi yang menjadi titik akhir pengiriman sebelum dikirim ke alamat tujuan.
Sama halnya dengan berkas lainnya, dalam delivery order meliputi beberapa informasi yang penting. Delivery order setidaknya berisi beberapa informasi penting seperti berikut ini:
- Nomor delivery order atau surat jalan.
- Nama dan alamat lengkap dari bisnis yang menjual produk berupa barang atau jasa.
- Nama dan alamat lengkap dari orang yang membeli barang atau jasa.
- Waktu atau tanggal pengiriman barang.
- Nomor delivery order dari perusahaan yang menjual. Nomor DO ini harus unik yang berarti tidak boleh double.
- Rincian barang yang ingin dikirim, meliputi jumlah, nama barang, satuan barang, dan lain sebagainya.
Manfaat Delivery Order
Delivery order menawarkan banyak manfaat karena berhubungan dengan kepentingan pengiriman barang supaya sampai ke tempat tujuan dengan baik. Inilah berbagai macam manfaat yang akan didapatkan dari pembuatan berkas penting ini:
1. Sebagai Dokumen Resmi
Delivery order berguna sebagai dokumen resmi yang menunjukkan bahwa penjual sudah memproses pemesanan barang kepada pihak ekspedisi secara terperinci. Jadi, sudah ada dokumen tertulis yang dapat menunjukkan hal tersebut.
Berbeda halnya jika tanpa ada dokumen resmi seperti ini. Jika terjadi kesalahan, pihak penjual tidak mempunyai bukti cukup kuat bahwa kalau kesalahannya dilakukan oleh ekspedisi yang mengirimkan barang.
2. Bukti Pengiriman pada Pihak Penerima
Dengan adanya dokumen ini, sudah cukup menunjukkan bahwa penjual sudah mengirimkan pesanan berdasarkan kesepakatan. Dokumen ini bisa membuat pembeli merasa lebih aman dan lega karena barang yang dipesan sudah diserahkan kepada kurir.
3. Melacak Paket
Dokumen penting yang satu ini pada umumnya sudah dilengkapi dengan nomor resi pengiriman. Fungsi resi pada delivery order adalah sebagai identitas barang yang dikirim oleh jasa ekspedisi ke alamat pembeli.
Dengan adanya nomor ini, Anda bisa melacak sampai manakah posisi barang, apakah sedang dibawa kurir atau masih berada di gudang. Untuk melacaknya dapat dilakukan dengan menggunakan website ekspedisi. Nomor ini bisa diberikan oleh penerima sehingga nantinya dapat melacak sendiri paket tersebut.
4. Perjanjian Pengiriman dengan Jasa Ekspedisi
Delivery order berarti perjanjian pengiriman yang dibuat oleh penjual dan jasa pengirim barang. Maka dari itu, sudah tertulis berbagai aturan yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak.
Jika kedepannya terjadi sesuatu, Anda dapat mengambil tindakan berdasarkan aturan yang berlaku. Seperti misalnya adanya kerusakan atau kerugian, maka dengan berkas ini Anda dapat melakukan komplain.
Baca juga: Apa Itu Surat Jalan Pengiriman, Fungsi, dan Formatnya
Warna Lembaran Dokumen Delivery Order
Delivery order memang memiliki peran yang sangat penting, dimana biasanya disusun hingga 3 rangkap. Masing-masing rangkap tersebut mempunyai perbedaan warna seperti warna putih, merah, dan kuning. Penjelasan selengkapnya mengenai warna delivery order adalah sebagai berikut ini:
Warna Putih
Lembar pertama memiliki warna putih yang bisa dijadikan sebagai transaksi untuk pembelian. Selain itu, lembar ini juga berguna sebagai bukti penagihan yang sah di kemudian hari.
Warna Merah
Lembar kedua pada DO adalah warna merah yang memiliki fungsi sebagai arsip untuk pihak pembeli atau yang memesan barang. Nantinya akan dipergunakan sebagai acuan dalam penjualan barang ke pihak pembeli.
Warna Kuning
Lembar yang ketiga atau terakhir berwarna kuning, dimana lembar ini berguna sebagai arsip untuk pihak yang ingin menerbitkan delivery order.
Baca juga: Custom Clearance Ekspor-Impor Barang dalam Dunia Logistik
Perbedaan Surat Jalan dan Delivery Order
Memang banyak yang beranggapan bahwa surat jalan dengan delivery order adalah sama. Pada nyatanya, kedua dokumen penting ini memiliki banyak perbedaan. Jika masih bingung, berikut ini adalah pembahasan selengkapnya:
- Delivery order adalah dokumen yang dibutuhkan sebagai perintah untuk pengiriman barang. Sedangkan surat jalan merupakan berkas pendamping barang yang akan dikirimkan secara langsung kepada buyer.
- Dokumen penting delivery order tidak selalu dibawa oleh jasa ekspedisi karena berperan sebagai permintaan pengiriman barang dari penjual untuk pihak pengiriman. Sedangkan untuk surat jalan, wajib dibawa sebagai bukti kelengkapan berkas yang akan dikirim oleh jasa ekspedisi ke buyer.
- Bentuk delivery order antara satu perusahaan tidak sama dengan perusahaan yang lainnya. Sementara surat jalan umumnya memiliki format yang tidak berbeda jauh karena memang dibutuhkan untuk berkas penting dalam mengirim barang.
- Delivery order berhubungan dengan proses transaksi yang dilakukan oleh pihak penjual dengan ekspedisi. Untuk surat jalan erat kaitannya dengan kesepakatan dari penjual dengan buyer yang merupakan hasil bersama.
Surat jalan dan delivery order adalah dua dokumen yang memiliki banyak perbedaan. Mengetahui kedua dokumen ini sangat penting dengan tujuan supaya bisnis dan proses pengiriman barang menjadi aman dan lancar.
