Dalam dunia e-commerce, phantom inventory adalah musuh tersembunyi yang sering merugikan bisnis. Kondisi ini membuat laporan sistem menunjukkan stok tersedia, tetapi realitanya barang tidak ada. Dampaknya pun bisa fatal, mulai dari order gagal hingga performa toko di marketplace menurun.
Pada dasarnya, stok tidak ada padahal tercatat ada adalah bentuk nyata dari situasi ini. Hal tersebut biasanya dipicu oleh retur yang terlewat, perbedaan pencatatan gudang, atau kesalahan dalam proses inbound-outbound. Mari memahami pengertian lengkap, penyebab, dampak, hingga cara mencegahnya di sini!
Key Takeaways:
- Phantom inventory dapat membuat bisnis rugi besar karena order gagal terpenuhi, pelanggan kecewa, rating turun, hingga SLA marketplace terancam.
- Penyebab selisih stok paling umum meliputi kesalahan input data, retur tidak tercatat, SKU tertukar, dan perbedaan pencatatan stok gudang.
- Langkah pencegahan efektif adalah dengan melakukan audit rutin, sistem inventori terintegrasi, QC inbound–outbound, serta dukungan fulfillment modern.
Table of contents
Apa Itu Phantom Inventory?
Phantom inventory adalah kondisi di mana sistem inventori menunjukkan ketersediaan barang, tapi faktanya rak kosong. Dengan kata lain, phantom stock artinya adalah stok yang tercatat ada namun tidak pernah ada secara fisik di gudang.
Menurut penelitian Jurnal Teknik Industri Terintegrasi, kesalahan manusia dalam pencatatan stok dan sistem pencatatan yang masih manual menjadi faktor utama yang berkontribusi terhadap ketidaksesuaian stok.
4 Penyebab Phantom Inventory
Setiap bisnis berisiko mengalami selisih stok jika kontrol gudang tidak dijalankan dengan baik. Masalah ini biasanya muncul karena kesalahan kecil yang dibiarkan menumpuk. Berikut beberapa penyebab yang sering terjadi.
1. Kesalahan Input Data
Kesalahan input data adalah salah satu penyebab utama munculnya phantom stock. Hal tersebut biasanya terjadi ketika pencatatan stok masih dilakukan secara manual, sehingga rawan salah hitung atau salah tulis.
Contoh sederhana, staf gudang memasukkan angka “50” padahal barang yang datang hanya “15”. Selisih ini akan membuat sistem menampilkan stok lebih banyak dari kenyataannya.
2. Retur Tidak Tercatat
Ketika pelanggan melakukan retur barang, prosesnya seharusnya kembali masuk ke sistem. Namun, dalam praktiknya, retur sering tidak tercatat dengan baik. Inilah yang menyebabkan selisih antara catatan inventory dengan stok fisik. Ketidaksesuaian seperti ini pun bisa memicu kekacauan dalam manajemen inventori.
3. SKU Tertukar
Kode barang atau SKU yang tertukar juga bisa memunculkan phantom stock. Ketika SKU tidak sesuai dengan barang yang sebenarnya, sistem akan menghitung stok secara salah.
4. Kesalahan Stok Gudang
Kesalahan stok gudang sering muncul karena alur pencatatan barang masuk dan keluar tidak konsisten. Jika barang berpindah tanpa tercatat, maka stok sistem tidak akan sesuai dengan kenyataan.
Kasus ini juga kerap terjadi pada gudang dengan tim operasional yang tidak disiplin. Misalnya, barang dipindahkan ke rak lain tanpa melakukan update sistem.
Dampak Phantom Inventory bagi Bisnis
Phantom stock bisa memberikan efek serius pada sistem operasional bisnis jika tidak segera mendapat penanganan. Berikut beberapa dampak yang sering muncul.
1. Order Gagal Terpenuhi
Ketika stok tercatat ada tetapi fisiknya kosong, pesanan pelanggan tidak akan bisa diproses. Situasi ini pun akan membuat bisnis kehilangan peluang penjualan dan potensi keuntungan yang seharusnya bisa masuk.
2. Customer Kecewa
Konsumen akan merasa dirugikan saat pesanan dibatalkan. Jika hal ini sering terjadi, bukan hanya menurunkan rating toko, tapi juga merusak kepercayaan jangka panjang dari pelanggan setia.
3. SLA Marketplace Turun
Marketplace biasanya menilai performa penjual lewat SLA (Service Level Agreement). Jika banyak pesanan gagal, performa toko bisa anjlok, sehingga sulit bersaing dengan kompetitor.
4. Rantai Pasok dan Manajemen Stok Berantakan
Selisih antara sistem dan kondisi nyata gudang mengganggu perencanaan supply chain. Akibatnya, tim akan kesulitan mengatur arus barang masuk dan keluar secara efisien.
Cara Menghindari Phantom Inventory
Banyak bisnis mengalami kendala stok yang tidak sesuai antara sistem dan gudang. Agar dapat mengatasinya, berikut beberapa cara yang bisa dijalankan.
1. Audit Rutin (Cycle Count)
Melakukan pengecekan stok secara berkala penting untuk memastikan kesesuaian data sistem dengan kondisi gudang. Dengan cara ini, kesalahan pencatatan bisa cepat terdeteksi sebelum berdampak pada pesanan pelanggan.
2. Sistem Inventori Terintegrasi
Menggunakan sistem inventori yang terhubung secara real-time akan membantu menjaga keakuratan data. Integrasi ini membuat pergerakan stok lebih transparan, sehingga data di gudang dan marketplace tetap sinkron.
3. Quality Control (QC) Inbound – Outbound
Penerapan QC saat barang masuk maupun keluar gudang dapat mengurangi selisih stok. Misalnya, fulfillment resmi yang secara otomatis mencatat inbound dan outbound barang, serta meminimalisir phantom stock dengan integrasi real-time ke marketplace.
4. Edukasi Tim Gudang
Tim gudang yang disiplin dalam pencatatan akan sangat membantu menjaga akurasi stok. Pelatihan rutin mengenai SOP pencatatan barang juga dapat meningkatkan ketelitian dan mengurangi potensi kesalahan.
Cegah Drama Phantom Inventory dengan Fulfillment Modern!
Phantom inventory memang dapat membuat bisnis kehilangan peluang penjualan karena tidak adanya stok secara fisik. Namun, dengan dukungan layanan fulfillment Biteship, masalah ini bisa diminimalisir berkat sistem otomatis yang langsung terhubung ke marketplace. Operasional gudang pun lebih efisien dengan biaya lebih terjangkau.
Lewat Fulfillment dan Sistem Manajemen Pergudangan modern, Biteship akan membantu bisnis Anda menghindari selisih stok sekaligus meningkatkan efisiensi operasional. Upgrade luas penyimpanan pun jadi lebih mudah. Jangan lagi biarkan gudang berantakan, saatnya beralih ke sistem yang lebih cerdas bersama Biteship!
