5 Aplikasi Manajemen Perjalanan Bisnis Terbaik untuk Industri Logistik

Perjalanan bisnis adalah aktivitas rutin di industri logistik. Prosesnya memang melelahkan, karena karyawan sering harus menyusun itinerary dan estimasi biaya sendiri, lalu mengirimkannya lewat email atau spreadsheet. 

Sementara itu, HR kewalahan melacak frekuensi perjalanan serta kepatuhan terhadap kebijakan, sementara manajer kesulitan memantau budget perjalanan dan meninjau permintaan yang menumpuk.

Ditambah lagi, selesai perjalanan, perlu mengumpulkan struk, membuat laporan, dan mencocokkan pengeluaran dengan cash advance. 

Nah, untuk itu, perusahaan logistik perlu aplikasi manajemen perjalanan dinas yang terintegrasi dengan software spend management, agar proses end-to-end perjalanan bisnis lebih rapi, mudah, dan transparan. Seperti apa? Baca lebih lanjut. 

Pentingnya aplikasi perjalanan bisnis untuk industri logistik

Inilah alasan aplikasi perjalanan dinas menjadi kebutuhan penting bagi industri logistik.

• Mobilitas tinggi dan perjalanan rutin: Perjalanan antar kota atau antar gudang terjadi setiap hari. Aplikasi membantu mencatat dan memantau aktivitas ini tanpa proses manual.
• Banyak biaya operasional terkait perjalanan: Pengeluaran seperti BBM, tol, makan, dan penginapan lebih mudah dicatat dan dikontrol ketika semuanya terdokumentasi otomatis.
• Kebutuhan kontrol dan transparansi keuangan: Setiap pengeluaran tercatat real time, mempermudah audit dan mencegah penggunaan anggaran yang tidak sesuai.
• Pengawasan armada dan rute perjalanan: Integrasi GPS memungkinkan tim logistik memantau posisi kendaraan dan kepatuhan rute tanpa menunggu laporan manual.
• Efisiensi administrasi dan klaim biaya: Formulir, bukti struk, hingga reimbursement dapat diproses otomatis sehingga mengurangi beban administratif.
• Perencanaan dan penganggaran lebih akurat: Data perjalanan sebelumnya membantu perusahaan membuat anggaran yang lebih presisi dan berbasis data.

Manfaat business trip software untuk manajemen, HR, dan tim finance

Berikut manfaatnya bagi setiap pihak yang terlibat:

1. Karyawan

Dengan sistem digital, karyawan tidak perlu lagi terbebani proses manual yang memakan waktu.

• Pengajuan perjalanan jauh lebih cepat tanpa harus membuat itinerary dan estimasi biaya manual.
• Alur persetujuan jelas, sehingga karyawan tahu siapa yang menyetujui dan berapa lama prosesnya.
• Pengumpulan struk dan pembuatan laporan dapat dilakukan langsung dari aplikasi.
• Semua pengeluaran tercatat dalam satu tempat, tidak lagi tersebar di email atau spreadsheet.

2. Finance / HR Admin

Bagi tim HR dan finance, business trip software memberikan visibilitas dan kontrol yang sulit dicapai secara manual.

• Mudah memantau frekuensi perjalanan dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
• Pengeluaran otomatis diverifikasi berdasarkan batasan dan aturan biaya yang berlaku.
• Rekonsiliasi dan audit lebih cepat karena seluruh bukti tersimpan rapi dalam sistem.
• Mengurangi potensi kesalahan akibat pencatatan manual.

3. Manajer / Approver

Untuk manajer, software ini memastikan proses persetujuan lebih cepat dan berbasis data.

• Tidak ada lagi penumpukan pengajuan karena review dapat dilakukan langsung lewat aplikasi.
• Mendapatkan gambaran real time tentang biaya perjalanan dan penggunaan anggaran.
• Risiko menyetujui pengeluaran yang tidak sesuai kebijakan dapat diminimalkan berkat kontrol otomatis.
  

Rekomendasi aplikasi perjalanan bisnis terbaik

Berikut beberapa rekomendasi aplikasi perjalanan bisnis terbaik dengan fitur yang cocok dengan kebutuhan industri logistik. 

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah software spend management dengan fitur Travel & Expense Management pertama di Indonesia yang menyederhanakan seluruh proses perjalanan dinas. Semua proses dilakukan dalam satu platform sehingga lebih cepat, transparan, dan mudah dikelola.

Bagaimana Mekari Expense membantu industri logistik? 

Di industri logistik, perjalanan dinas untuk inspeksi armada, kunjungan gudang, hingga koordinasi operasional terjadi hampir setiap hari. 

Akibatnya, tim HR dan Finance sering menghadapi approval yang menumpuk, pengeluaran BBM–tol–parkir yang tercecer, dan kepatuhan SOP yang sulit dipantau.

Mekari Expense merapikan semua proses ini dengan alur otomatis, pencatatan biaya real-time, dan kontrol kebijakan yang dapat disesuaikan.

Fitur utama:

• Submit trip requests lengkap dengan tujuan, destinasi, dan estimasi biaya.
• Ajukan reimbursement dan cash advance yang langsung terhubung ke trip terkait.
• Workflow persetujuan untuk trip request dan trip report (LPJ).
• Submit laporan perjalanan dinas beserta struk dan penyelesaian cash advance.
• Ajukan refund untuk kelebihan cash advance.
• Visibilitas terintegrasi antara karyawan, manajer, finance, dan HR.
• Atur mandatory fields seperti tujuan perjalanan, departemen, atau detail transportasi.
• Tambahkan custom fields sesuai kebutuhan SOP / business trip policy perusahaan.

Integrasi Travel & Expense dengan corporate card

Fitur ini juga terintegrasi dengan corporate card, mempermudah pengelolaan biaya perjalanan, terutama untuk industri logistik yang memiliki pengeluaran rutin seperti tol, parkir, dan operasional armada.

• Transaksi otomatis tercatat melalui corporate card (fisik/virtual).
• Pengaturan limit per divisi, rute, kendaraan, atau kategori pengeluaran.
• Rekonsiliasi lebih cepat tanpa input manual.
• Mengurangi risiko penyalahgunaan budget perjalanan.

2. Navan

Navan adalah platform global untuk corporate travel & expense yang menggabungkan pemesanan perjalanan, manajemen pengeluaran, dan corporate card dalam satu sistem.

Fitur Utama: 

• Booking perjalanan bisnis dengan rekomendasi berbasis AI.
• Corporate card dengan kontrol pengeluaran terpusat.
• Real-time visibility atas biaya perjalanan dan anggaran.
• Otomasi pembuatan laporan biaya tanpa input manual.

3. Emburse

Emburse menyediakan solusi terintegrasi untuk expense, travel booking, dan pembayaran perusahaan, cocok untuk perusahaan berskala menengah hingga besar.

Fitur Utama: 

• Workflow persetujuan perjalanan dan biaya yang dapat dikustomisasi.
• Integrasi luas dengan travel providers dan sistem finansial.
• Pemindaian struk otomatis dan compliance check berbasis AI.
• Corporate card dengan aturan pengeluaran yang fleksibel.

4. Rydoo

Rydoo adalah platform expense management yang membantu proses pelaporan biaya dan perjalanan dengan otomatisasi berbasis mobile.

Fitur Utama: 

• Scanning struk otomatis dan pelacakan mileage/per diem.
• Custom fields dan executive dashboard untuk analisis biaya.
• Integrasi dengan ERP/akuntansi seperti SAP dan Xero.
• Approval cepat melalui aplikasi mobile

5. BisnisTrip

BisnisTrip merupakan aplikasi perjalanan dinas buatan Indonesia yang fokus menyederhanakan pengajuan, persetujuan, dan pelaporan perjalanan bisnis.

Fitur Utama: 

• Pengajuan dan persetujuan perjalanan dinas secara digital.
• Tracking cash advance, allowance, dan actual expenses.
• Integrasi dengan HRIS/ERP dan attendance perjalanan.
• Pemesanan transportasi/akomodasi melalui partner travel lokal.

Rekomendasi aplikasi perjalanan bisnis terintegrasi

Untuk kebutuhan industri logistik yang penuh mobilitas, mulai dari kunjungan gudang, inspeksi armada, hingga koordinasi distribusi, Mekari Expense adalah aplikasi perjalanan bisnis terbaik di Indonesia.

Dengan fitur Travel & Expense Management yang lengkap, integrasi spend management, dan dukungan corporate card, seluruh proses perjalanan, dari pengajuan, persetujuan, pengeluaran, hingga pelaporan, menjadi jauh lebih cepat, rapi, dan transparan.

Hasilnya, seluruh proses perjalanan dinas menjadi lebih cepat, terkontrol, dan efisien di seluruh rantai operasional logistik.