Istilah stock opname ini sangatlah sering terdengar di manapun apalagi di bidang retail. Anda masih bingung apa itu stock opname? Pada dasarnya stock opname adalah kegiatan untuk menghitung barang yang ada di gudang.
Namun, bukan hanya itu. Dalam artikel di bawah ini, Anda akan mengetahui apa itu stock opname mulai dari pengertian hingga kendalanya. Simak secara lengkap tentang stock opname.
Pengertian Stock Opname
Stock opname adalah sebuah kegiatan dalam berbisnis untuk menghitung stok barang yang tersedia dalam gudang. Secara umum, kegiatan ini dilakukan ketika ada inbound atau outbound stok barang.
Kegiatan ini cukup menguras waktu karena harus dilakukan dengan cermat dan teliti. Selain itu, stock opname dilakukan secara manual, terlebih ketika barang di gudang banyak dan beragam.
Namun, saat ini, kondisi tersebut bisa teratasi karena perkembangan zaman yang melahirkan teknologi. Para pengusaha retail mulai menggunakan barcode untuk setiap produk dan menyambungkan itu ke satu aplikasi untuk mengelola datanya.
Teknologi akan meminimalisir kesalahan yang terjadi karena semuanya sudah diatur dengan sistem. Dengan begitu, proses stock opname akan berjalan dengan lebih cepat dan efektif.
Aplikasi yang biasa digunakan adalah aplikasi gudang. Aplikasi tersebut akan melakukan proses pencatatan secara otomatis dengan teknologi IoT seperti RFID yang ada di setiap produk. Hal tersebut membuat stok barang yang ada di gudang dapat dikontrol dengan baik dan menghasilkan produk yang berkualitas.
Fungsi Stock Opname
Fungsi stock opname adalah menghitung stok barang yang ada di gudang agar Anda bisa dengan mudah untuk melacak secara akurat stok yang Anda miliki. Apakah sudah terjual semua atau belum.
Anda bisa mengecek apakah ada perbedaan jumlah dari catatan yang Anda miliki dengan jumlah stok di gudang Anda. Selain itu, perhitungan stok barang membantu Anda mengawasi adanya pencurian atau penyusutan barang secara signifikan, sehingga bisa dilakukan tindakan preventif secepatnya.
Tentang ketersediaan stok, mungkin ada beberapa kondisi yang membuat adanya ketidaktepatan perhitungan. Salah satu contohnya adalah gudang tempat Anda menyimpan persediaan stok mengalami kerusakan sehingga membuat produk Anda rusak.
Baca juga: Apa Itu Software Stok Barang dan Rekomendasi Aplikasi di Indonesia
Tujuan dari Stock Opname
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, stock opname adalah hal yang sangat penting dilakukan untuk terus memonitor persediaan barang. Maka dari itu, berikut adalah beberapa tujuan dari adanya stock opname.
- Memastikan bahwa pencatatan yang dilakukan dalam pembukuan sudah benar dan tepat. Maka bisa difungsikan sebagai SPI atau Sistem Pengendalian Internal.
- Meminimalisir terjadinya perbedaan jumlah barang pada pembukuan dengan barang yang ada di dalam gudang.
- Mengetahui secara akurat jumlah utang, piutang, aktiva, dan saldo kas perusahaan.
Namun, tidak semua perusahaan menggunakan cara ini untuk mengecek ketersediaan stok di gudang. Perusahaan seperti manufaktur misalnya, mereka melakukannya untuk memeriksa bahan baku produksi, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.
Kebalikannya industri distribusi melakukan kegiatan ini dengan tujuan mengetahui jumlah stok secara berkala, dan memahami produk tertentu yang banyak dipesan oleh pembeli. Data tersebut berguna untuk pengadaan barang dan memastikan barang tersebut selalu ada pada setiap cabang.
Kendala Stock Opname
Karena membutuhkan penelitian yang cukup tinggi, ada banyak kendala yang terjadi ketika melakukan stok opname. Berikut adalah beberapa kendala yang sering muncul yang bisa Anda hindari.
1. Hasil Tidak Akurat
Dalam proses stock opname, seringkali terjadi ketidakakuratan hasil pencatatan. Hal ini disebabkan oleh ketidaksesuaian antara jumlah barang fisik di gudang dengan hasil stock opname.
Ketidakakuratan ini bisa disebabkan oleh beberapa hal, seperti proses manual, kurangnya pengecekan setelah stock opname, penyusunan barang yang tidak teratur di gudang, hingga kesalahan manusia.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhatikan dan mengawasi proses stock opname untuk menghindari masalah tersebut. Selain itu, langkah-langkah optimalisasi juga perlu diambil agar perusahaan tidak mengalami kerugian karena masalah yang terus muncul.
2. Tata Letak Tidak Optimal
Salah satu penghambat stock opname adalah tata letak yang tidak efisien sehingga waktu pelaksanaan stock opname jadi lebih panjang. Hal ini juga menjadi penyebab staf gudang perlu melakukan pekerjaan ganda, yaitu melakukan stock opname dan mencari barang di gudang.
Selain menghambat stock opname, tata letak yang tidak optimal juga akan menghambat aliran barang di gudang. Hal tersebut dapat berdampak kegagalan dalam memenuhi permintaan karena kualitas stok yang menurun.
Maka dari itu, tata letak dalam gudang harus dibuat seefisien mungkin sehingga proses stock opname akan lancar dan barang akan selalu dalam kondisi yang baik.
3. Kontrol Kualitas yang Kurang Baik
Salah satu fungsi stock opname adalah untuk mengontrol kualitas barang yang ada di gudang. Namun, seringkali hal tersebut tidak dilakukan karena proses melakukan stock opname sendiri sudah memakan waktu yang cukup lama.
Umumnya, ketika melakukan stock opname, staf gudang memiliki jadwal untuk mencatat jumlah barang tertentu. Namun, jika barang tidak disusun dengan rapi di gudang, staf akan kesulitan menemukan barang, dan kualitas produk tidak terjaga dengan baik.
4. Permintaan Barang yang Fluktuatif
Perubahan permintaan pelanggan bisa jadi sulit saat melakukan stock opname. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengikuti tren pasar berdasarkan data yang ada. Tanpa data stock opname yang akurat, perusahaan bisa kesulitan memenuhi permintaan pelanggan.
Dampak dari perubahan permintaan barang adalah perusahaan bisa memiliki stok barang yang sudah tidak terpakai. Ini terjadi karena permintaan berubah dengan cepat dan proses bisnis yang kurang bisa beradaptasi.
Jika stock opname masih dilakukan secara manual, ini bisa jadi masalah besar bagi perusahaan yang harus segera diatasi. Jika tidak, perusahaan akan terus rugi karena menyimpan barang yang tidak terjual.
Baca juga: 8 Langkah Manajemen Stock Barang di Gudang
Sudah Mengerti Mengenai Stock Opname?
Demikian penjelasan dari stock opname, mulai dari pengertian, fungsi hingga kendalanya. Stock opname adalah kegiatan wajib yang harus rutin dilakukan oleh perusahaan untuk memonitor persediaan barang yang ada di gudang.
Dari hal tersebut, mereka akan memiliki strategi untuk penjualan mendatang dan stok di gudang akan lebih pas. Jadi, selalu ingat bahwa stock opname sangat penting.
