Membuat laporan stok barang atau persediaan barang ternyata tidak hanya berfungsi untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang ada saja. Melainkan juga ada banyak manfaat lain yang bisa Anda dapatkan. Mari cari tahu manfaat dan langkah-langkah membuatnya di sini!
Apa Itu Stok Barang?
Dalam konteks bisnis, stok barang merupakan barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dan nantinya akan dijual ke pelanggan. Persediaan ini tidak harus berupa barang. Jadi, bisa Anda sesuaikan dengan jenis usaha yang Anda jalankan.
Selain itu, persediaan ini juga bisa berupa bahan setengah jadi yang mana nantinya akan diolah menjadi bahan baku. Penyimpanan persediaan ini pun harus benar-benar Anda perhatikan dan harus sesuai dengan kondisi dari barang tersebut.
Beberapa persediaan bahkan harus disimpan dalam ruang penyimpanan khusus dengan suhu sangat rendah dan tingkat sterilisasi yang tinggi. Secara singkat, persediaan barang ini merupakan jumlah barang yang tersedia secara fisik dan siap untuk dijual nantinya.
Nah, proses pencatatan pembukuannya bisa disebut stock opname. Stock opname ini juga bisa membantu Anda dalam menghitung kas, aktiva, piutang, hingga hutang perusahaan. Persediaan barang ini membuat perusahaan bisa menganalisis perkembangan usaha dan membandingkannya dengan tahun sebelumnya.
Cara Mengontrol Stok Barang
Dalam mengontrol stok tentunya ada beberapa hal yang perlu Anda lakukan, seperti:
1. Mengelompokkannya
Cara paling mudah dalam mengontrol persediaan adalah dengan mengelompokkan barang yang Anda miliki. Dalam proses pengelompokan ini, Anda bisa mengelompokkan sesuai dengan kebutuhan. Pengelompokan ini bertujuan untuk mempermudah Anda dalam manajemen persediaan berdasarkan keperluan.
2. Disiplin Terhadap Proses Stok Barang
Selalu disiplin dalam proses pencatatan persediaan merupakan hal yang penting untuk Anda lakukan. Anda harus selalu rutin dalam melakukan pemeriksaan barang. Selain itu, Anda juga harus mengelompokkan barang sesuai tempatnya.
Ini bertujuan untuk mengurangi kondisi stok yang tidak teratur. Sebab, barang Anda akan mudah hilang jika penyimpanan yang Anda lakukan tidak benar.
3. Stok Barang Terjual
Memeriksa stok barang terjual juga menjadi salah satu cara mengontrol atau manajemen persediaan. Memeriksa persediaan barang bisa Anda lakukan setiap hari. Tujuannya adalah untuk memeriksa berapa banyak barang yang terjual dan persediaan barang yang masih tersisa.
4. Membedakan Jenis Barang
Membedakan mana barang yang mahal dan tidak tentunya akan membantu Anda dalam memanajemen persediaan barang. Karena barang dengan harga mahal pasti akan lebih rentan hilang.
Oleh karena itu, manajemen persediaan harus lebih teliti lagi dalam mengontrol persediaan. Ini bertujuan agar perusahaan tidak dirugikan jika ada barang persediaan dengan yang hilang atau rusak.
Baca Juga: 8 Langkah Manajemen Stok Barang di Gudang
Manfaat Adanya Pencatatan Stok Barang
Selain tips mengelola stok, adanya pencatatan persediaan ini juga memiliki manfaat. Nah, berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan pencatatan persediaan barang:
1. Mencocokkan Jumlah Barang
Laporan persediaan barang ini bermanfaat untuk mencocokkan jumlah barang. Baik yang ada di gudang maupun yang ada di pembukuan barang.
2. Menganalisis Perkembangan Usaha
Laporan stok barang ternyata juga bermanfaat untuk menganalisis perkembangan dari usaha yang sedang Anda jalankan. Ini bisa Anda lakukan karena Anda bisa membandingkan jumlah dari persediaan barang yang Anda miliki.
3. Mempercepat Pengambilan Keputusan
Jika memang terdapat barang yang terbukti rusak atau hilang. Maka, Anda bisa mempercepat proses pengambilan keputusan mengenai tindakan apa yang harus Anda ambil. Ini bisa Anda lakukan karena adanya laporan pencatatan persediaan barang.
4. Mengetahui Arus Kas Masuk dan Keluar
Manfaat dari adanya laporan persediaan barang yang terakhir adalah Anda bisa mengetahui arus kas. Baik kas masuk dan keluar. Hal tersebut berlaku untuk semua barang yang tersedia.
Langkah-Langkah Membuat Laporan Stok Barang
Adanya laporan persediaan ini tentu sangat berguna untuk melakukan proses inventaris barang. Khususnya jika Anda memiliki lebih dari satu gudang untuk mengelola usaha Anda. Nah, berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat laporan stok:
1. Siapkan Data
Langkah pertama yang harus Anda lakukan dalam membuat laporan persediaan adalah dengan mempersiapkan data terlebih dahulu. Anda harus menunjuk salah seorang untuk mencatat data barang agar hasilnya lebih akurat.
Nah, dari data tersebut Anda bisa mengetahui semua transaksi penjualan produk sebelumnya. Selain itu, dengan adanya data ini akan membuat Anda lebih mudah menentukan target pasar dan perkiraan penjualan untuk periode selanjutnya.
2. Buat Forecast
Langkah berikutnya yang bisa Anda lakukan untuk membuat laporan persediaan barang adalah dengan membuat forecast. Tujuan dari pembuatan forecast ini adalah untuk mencatat semua persediaan yang Anda butuhkan dalam satu periode.
3. Cek Barang Sebelum Disimpan
Mengecek barang sebelum menyimpannya merupakan salah satu langkah dalam membuat laporan stok barang. Tujuannya adalah untuk memberikan kode pada setiap barang yang akan Anda simpan.
Lewat kode ini, Anda bisa mengetahui apakah barang yang ada dalam catatan tersedia atau tidak. Dalam proses ini, Anda bisa mengetahui barang mana saja yang memiliki kekurangan.
4. Memberikan Kode Pada Setiap Barang
Memberikan kode pada setiap barang bertujuan untuk mempermudah Anda dalam mencari barang yang sedang dicari oleh konsumen. Selain itu, memberikan kode pada barang juga memudahkan Anda untuk menata barang. Pemberian kode juga akan mempermudah Anda dalam membuat laporan persediaan.
5. Pisahkan Persediaan Lama dan Baru
Langkah yang terakhir adalah dengan memisahkan persediaan barang yang lama dengan barang yang baru. Keluarkan stok yang lama terlebih dahulu sesuai dengan jenis usaha yang Anda jalankan.
Jika menjual barang-barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa, maka Anda bisa menggunakan sistem first in first out. First in first out ini artinya keluarkan terlebih dahulu persediaan barang yang lebih lama.
Sementara itu, jika menjual barang sesuai dengan tren, Anda bisa menggunakan sistem last in first out. Jadi, barang yang baru masuk tentunya merupakan model yang paling terkini.
Baca Juga: Buku Stok Barang: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya Terlengkap
Sudah Paham Bagaimana Cara Mengelola Stok Barang?
Itulah penjelasan tentang pengertian stok barang, manfaat, dan cara membuat laporan persediaan yang perlu Anda ketahui. Dengan adanya laporan persediaan barang ini tentunya akan memudahkan Anda dalam mengelola barang yang Anda miliki. Semoga membantu!
