Tools Bisnis Online yang Wajib Digunakan untuk Mengelola Usaha

Perkembangan bisnis online yang semakin pesat membuat alur operasional ikut bertambah kompleks. Pengusaha perlu mengelola pesanan yang terus masuk, memantau ketersediaan stok, hingga memastikan pengiriman berjalan tepat waktu.

Untuk membantu mengatasi tantangan ini, berbagai tools bisnis online hadir sebagai solusi pendukung operasional.

Setiap tools memiliki fungsi berbeda sesuai kebutuhan bisnis. Efektivitasnya bukan ditentukan oleh jumlah, melainkan oleh kesesuaiannya dalam mendukung alur kerja. Lalu, tools apa saja yang benar-benar dibutuhkan? Simak penjelasannya berikut ini.

Key takeaways:

• Tools bisnis online seperti OMS, WMS, payment gateway, dan communication tools memiliki fungsi berbeda yang saling melengkapi dalam mendukung operasional bisnis.
• Efektivitas tools tidak ditentukan oleh jumlah yang digunakan, tetapi oleh kesesuaian dengan kebutuhan dan alur kerja bisnis.
• Kesalahan dalam memilih tools sering terjadi karena tidak memahami peran masing-masing sistem, sehingga penting untuk menentukan prioritas berdasarkan tantangan operasional utama. 

Jenis-Jenis Tool untuk Mengelola Bisnis Online dan Contohnya

Mengutip laporan Salesforce, 53% pelanggan lebih memilih untuk berinteraksi secara digital. Alhasil, pelaku bisnis perlu menyesuaikan strategi digitalnya untuk menyiapkan pelayanan terbaik. Salah satunya adalah penggunaan alat yang mampu membantu operasional menjadi lebih efisien dan meningkatkan pengalaman pelanggan. 

Berikut jenis-jenis tools yang umum digunakan dalam bisnis online.

1. Order Management System (OMS)

Bagi bisnis online yang sedang berkembang, peningkatan volume pesanan sering kali membawa tantangan operasional, seperti kesalahan pencatatan stok hingga ketidaktepatan estimasi pengiriman akibat beban kerja yang meningkat.

Untuk mengatasi hal tersebut, bisnis perlu Order Management System (OMS) untuk merapikan semua aktivitas pemesanan. Umumnya, fitur-fitur OMS antara lain menerima pesanan dari berbagai kanal penjualan, menetapkan estimasi pengiriman, hingga melacak progres pengiriman secara real-time dalam satu sistem terpusat. 

Berikut beberapa contoh platform OMS yang dapat Anda pertimbangkan, yaitu:

• Jubelio

Platform ini memungkinkan bisnis omnichannel terintegrasi ke dalam satu dashboard. Melalui Jubelio, bisnis bisa mengatur katalog produk, menyinkronkan stok persediaan toko dengan gudang, mengelola gudang, menyusun laporan keuangan, dan menggunakan fitur intelijen bisnis untuk menganalisis data. 

• Zoho

Perangkat lunak ini didesain untuk memudahkan alur operasional bisnis sehingga toko Anda bisa selalu aktif 24/7. Zoho mampu mengelola seluruh siklus pesanan secara otomatis mulai dari masuknya orderan, penerimaan pembayaran, pembaruan inventaris, pengiriman paket, dan pelacakan hingga sampai ke pelanggan. 

2. Warehouse Management System (WMS)

Jenis tools bisnis online berikutnya adalah Warehouse Management System yang berperan penting dalam melancarkan operasional pergudangan. Mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengemasan, hingga pengiriman semua dikelola secara terpusat. 

Ada beberapa metode WMS, yaitu FIFO (First In First Out), LIFO (Last In Last Out), dan FEFO (First Expired First Out). Keuntungan menggunakan WMS antara lain mempercepat lead time proses dan mempermudah mengatur lokasi penyimpanan. 

Anda dapat menggunakan beberapa Warehouse Management System berikut:

• Biteship

WMS Biteship menghadirkan beberapa fitur utama seperti real-time stock visibility, multi-location inventory support untuk akurasi penempatan, pick-pack-ship workflows agar menekan human error, serta dashboard dan SLA metrics untuk memantau performa gudang. 

• Anchanto

WMS Anchanto menawarkan beberapa fitur utama seperti manajemen gudang B2B dan B2C, manajemen inventory real time, manajemen batch dan expiry, wave picking, manajemen pelanggan terpusat, dan dashboard operasional terperinci. 

3. Shipping/Aggregator

Operasional bisnis online tentu erat kaitannya dengan pengiriman barang. Maka dari itu, bisnis yang tidak ingin kesusahan menghubungi setiap jasa ekspedisi untuk mengantarkan paket bisa menggunakan tool shipping atau agregator logistik. 

Melalui shipping atau agregator logistik, bisnis bisa mengintegrasikan semua jasa ekspedisi ke dalam satu platform. Hal ini memudahkan bisnis untuk membandingkan tarif, memilih kurir, serta memantau status pengiriman secara terpusat. 

Banyak bisnis menggunakan solusi agregator logistik berikut:

• Biteship

Selain menyediakan tool WMS, Biteship juga berperan sebagai agregator logistik yang memiliki mitra ekspedisi lengkap. Berbagai solusi pengiriman yang tersedia antara lain shipping dashboard, pergudangan dan fulfillment, serta plugin WooCommerce dan Shopify. 

4. Payment Gateway

Bisnis online membutuhkan sistem pembayaran yang mudah dan aman. Dengan payment gateway, bisnis dapat menerima dana dari pelanggan melalui berbagai kanal seperti transfer bank, dompet digital, hingga kartu debit atau kredit. 

Solusi pembayaran ini bekerja dengan cara mengirimkan informasi pelanggan ke bank atau lembaga keuangan, lalu memproses transaksi tersebut. Kelebihan memakai payment gateway adalah otorisasi transaksi secara real-time yang memungkinkan pelanggan menerima feedback instan. 

Dalam kategori tools bisnis online, berikut alat payment gateway yang mendukung transaksi bisnis online:

• Midtrans

Midtrans merupakan platform yang menyediakan 25 metode pembayaran, lengkap mencakup transfer bank, QRIS, dompet digital, dan lain sebagainya. Selain itu, pemilik bisnis juga dapat mengintegrasikan Midtrans ke website atau aplikasi mobile dengan mudah. 

5. Customer Communication

Selain mengurus masalah pemesanan dan pergudangan, bisnis juga perlu memastikan komunikasi dengan pelanggan berjalan efisien. Salah satu caranya adalah memakai customer communication tools yang membantu menanggapi pertanyaan pelanggan dari berbagai kanal. 

Melalui alat komunikasi ini, bisnis dapat memberikan respon yang cepat sehingga kepuasan pelanggan pun terjaga. Selain itu, sebagian alat telah dilengkapi AI agent untuk membantu menjawab pertanyaan repetitif agar meringankan tugas customer service. 

Anda dapat menggunakan platform komunikasi berikut untuk bisnis online:

• Zendesk 

Platform ini menawarkan layanan live chat yang didukung AI Agent untuk menjawab pesan pelanggan kapan pun, 24/7. Selain itu, Zendesk memungkinkan pesan dari email, Messenger, maupun WhatsApp dapat menyatukannya menjadi satu dashboard terpusat. 

Tabel Perbandingan Kategori Tools

Untuk memudahkan Anda memahami perbedaan setiap kategori tools di atas, berikut tabel perbandingannya. 

Kesalahan Umum saat Memilih Tools Bisnis Online

Dalam praktiknya, tools bisnis online sering tidak memberikan hasil optimal bukan karena kualitasnya, tetapi karena kesalahan dalam pemilihan dan penerapannya. Berikut beberapa kesalahan yang umum terjadi:

1. Berlebihan Menggunakan Tools

Anggapan banyak tools, banyak manfaat tidak selalu tepat. Sebaliknya, tools yang berlebihan hanya membuat proses kerja menjadi rumit dan membingungkan tim. Dampaknya, bisnis rugi biaya langganan bulanan. 

2. Mengabaikan Integrasi

Tools yang bekerja sendiri-sendiri sama saja tidak meringankan pekerjaan tim. Sebab, data jadi terpisah sehingga tim harus berpindah dari satu platform ke platform lainnya secara tidak efisien. 

3. Tidak Riset Kebutuhan Bisnis

Kesalahan berikutnya adalah tidak memilih tools wajib bisnis online sesuai kebutuhan. Hal ini sering terjadi ketika bisnis termakan marketing tools populer tanpa meriset apakah cocok untuk skala bisnis. 

Sudah Tahu Mau Pakai Tools Bisnis Online yang Mana?

Pada dasarnya, pemilihan tools bisnis online perlu menyesuaikan dengan kebutuhan operasional bisnis, serta memastikan sistem yang digunakan dapat saling terintegrasi dengan baik. Jika fokus utama Anda ada pada efisiensi pengelolaan gudang, maka tools WMS menjadi pilihan yang tepat untuk digunakan.

Untuk kebutuhan tersebut, Biteship menyediakan solusi WMS yang membantu Anda memantau dan mengelola operasional gudang secara lebih terstruktur dan efisien, sehingga alur penyimpanan hingga pengelolaan stok dapat berjalan lebih optimal.

Selain itu, Biteship juga menghadirkan shipping management yang terhubung dengan berbagai mitra ekspedisi terpercaya di Indonesia, sehingga proses pengiriman dapat dilakukan dengan lebih cepat, terintegrasi, dan mudah dikelola dalam satu sistem.

FAQ

Mengapa bisnis perlu tools digital?

Tools digital membantu bisnis online menjalankan operasional secara efisien, mengurangi pekerjaan manual, serta meningkatkan pengalaman pelanggan dalam proses transaksi dan layanan.

Bagaimana cara tahu tools yang cocok?

Pilih tools berdasarkan kebutuhan bisnis, skala, volume transaksi, dan kemampuan integrasinya. 

Kapan bisnis online perlu menggunakan tools Shipping?

Tools shipping diperlukan ketika volume pesanan meningkat dan proses pengiriman mulai sulit dikelola secara manual oleh tim operasional.