Popularitas tinggi suatu produk merupakan impian semua pelaku bisnis. Jumlah pesanan meroket, keuntungan menanjak, dan peluang mengembangkan usaha terbuka lebar. Namun, semua itu berubah menjadi mimpi buruk ketika bisnis Anda mengalami kondisi understock, suatu ancaman senyap bagi pemilik bisnis.
Key Takeaways:
- Understock adalah kondisi di mana jumlah persediaan barang tidak mencukupi permintaan pelanggan (demand) dalam periode tertentu.
- Kondisi ini bisa mengakibatkan kekecewaan konsumen hingga membentuk citra buruk dan peralihan peminat pada pesaing.
- Anda bisa mengatasi kekurangan stok dengan menentukan SKU prioritas, memiliki safety stock, memantau SKU real time, dan menyusun analisis berdasarkan data.
Apa itu Understock?
Secara singkat, understock adalah kekurangan stok. Sedangkan secara spesifik, understock adalah kondisi di mana jumlah persediaan barang (inventori) yang dimiliki suatu bisnis tidak cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan (demand) pada periode waktu tertentu.
Situasi ini adalah kebalikan dari overstock alias penumpukan stok. Sekilas, “kekurangan stok” tampak lebih baik daripada “penumpukan stok” yang gagal terjual.
Namun, sejatinya kekurangan stok justru menyebabkan dampak negatif dalam jangka panjang. Penumpukan stok menyebabkan modal tidak berputar, sementara kekurangan stok menghanguskan banyak peluang.
Dampak Buruk Kekurangan Stok yang Mengintai Bisnis
Bagaimana bisa kekurangan stok justru berpotensi menyebabkan kerusakan bisnis yang lebih serius? Inilah kesalahan banyak pelaku bisnis, terutama dalam fase perintis, yang menganggap kehabisan stok sebagai “masalah baik” bagi usaha yang digeluti karena menjadi sinyal produk sangat laku.
Sekali, dua kali, kekurangan stok memang bukan masalah serius. Namun, jika terjadi berulang kali, masalah ini bisa mengakibatkan serangkaian dampak buruk terhadap operasional bisnis Anda, seperti berikut.
1. Kehilangan Momentum Memenangkan Pasar
Dalam bisnis, memenangkan momentum khusus merupakan kunci keberhasilan. Ketika produk Anda viral atau permintaan sedang tinggi ketika momen kampanye khusus, misalnya hari gajian, itulah saat terbaik untuk meraup keuntungan maksimal. Perputaran modal sangat cepat dan keuntungan juga besar.
Namun, ketiadaan stok otomatis memotong momentum ini. Sebab, ketika stok sudah kembali tersedia beberapa waktu kemudian, antusiasme pasar sudah mereda. Meskipun pesanan masih datang, tapi jumlahnya tidak akan sebanyak ketika momentum-momentum tersebut sedang berlangsung.
2. Risiko Kehilangan Pelanggan (Customer Churn)
Pelanggan modern, terutama di platform belanja digital, mempunyai kesabaran yang lebih sedikit. Sebab, mereka memiliki banyak pilihan dari kanal-kanal belanja yang tersedia. Jika produk di toko Anda berstatus understock, maka tidak sulit untuk mereka berpindah pada toko pesaing.
3. Brand Terkesan Overpromise dan Merusak Kepercayaan
Ketika Anda memasang iklan terkait suatu produk, secara tidak langsung Anda telah membentuk janji (promise) terhadap target pasar. Ketiadaan stok produk membuat Anda terlihat tidak mampu memenuhi janji (overpromise).
Sehinggan, konsumen tanpa segan akan menandai Anda tidak profesional dan tidak bisa diandalkan. Padahal, kepercayaan pelanggan merupakan investasi yang menjamin loyalitas jangka panjang mereka terhadap produk Anda.
Situasi akan semakin memburuk ketika mereka mengutarakan pengalaman kecewa terhadap ketidaktersediaan produk di kolom ulasan atau media sosial. Citra bisnis Anda menjadi negatif, lalu akan sulit bertahan, apalagi berkembang.
Penyebab Umum Terjadinya Understock
Untungnya, serangkaian dampak negatif di atas bisa Anda cegah atau segera Anda atasi dengan memahami akar masalahnya. Berikut adalah beberapa penyebab umum suatu bisnis mengalami understock.
1. Kesalahan Prediksi (Forecast) Kampanye
Ini adalah salah satu penyebab umum, yang mana pelaku usaha terlalu pesimis dalam memproyeksikan penjualan selama kampanye. Merasa tidak yakin akan terjadi lonjakan penjualan sehingga tidak menyediakan cukup stok.
Hasilnya? Ketika pesanan melimpah, permintaan pesanan tidak terpenuhi.
2. Trauma Deadstock
Sebab berikutnya adalah rasa trauma pemilik bisnis akibat pernah mengalami stok mati yang benar-benar tidak bergerak di gudang. Mereka jadi berhati-hati sehingga menyiapkan stok sedikit untuk menghindari insiden yang sama, tapi justru pesanan melonjak dan kekurangan stok.
3. Tidak Adanya Safety Stock
Safety stock merupakan stok cadangan yang tersimpan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan tak terduga atau keterlambatan pasokan. Banyak bisnis kecil mengabaikan konsep ini demi efisiensi modal, padahal inilah jaring pengaman utama mereka.
4. Replenishment Supplier Lama
Ini juga menjadi penyebab stok tidak tersedia tepat waktu karena proses restock dari pemasok yang terlalu lama. Kesalahan pelaku bisnis juga terletak pada kemampuan mereka yang tidak bisa memperkirakan durasi secara tepat sehingga stok tidak segera terisi kembali.
5. Tidak Adanya Alarm Otomatis di Sistem Inventori
Ini juga penyebab umum understock tapi sering dianggap sepele. Akarnya pada metode pengecekan stok yang masih dilakukan secara manual atau tidak beralih pada sistem otomatis. Jadi, ketika stok akan habis (minimum), Anda tidak mendapat peringatan.
Tips Praktis Mengatasi Understock
Secara teoritis, kekurangan stok bukanlah takdir yang tidak terhindarkan. Melainkan situasi yang bisa Anda cegah melalui strategi mengatasi understock secara tepat dan akurat berikut ini.
1. Menentukan Stock Keeping Unit (SKU) Prioritas
Supaya stok barang maksimal, Anda sebagai pebisnis yang menawarkan banyak produk perlu menerapkan prinsip SKU 80/20. Maksudnya, Anda tingkatkan stok hingga 20% lebih banyak dari produk-produk yang menyumbang penjualan hingga 80% pada bisnis sebagai prioritas. Jadi, bisnis Anda akan berjalan normal dan permintaan pasar terpenuhi.
Baca Juga: 8 Cara Membuat SKU Rapi untuk Memudahkan Proses Fulfillment
2. Miliki Stok Cadangan Minimum per Item (Safety Stock)
Setelah itu, tentukan jumlah stok minimum untuk setiap produk yang tidak bisa diganggu gugat, kecuali dalam situasi darurat. Aturannya sederhananya, ketika level stok menyentuh angka minimum, segera lakukan pemesanan atau produksi ulang agar jumlah stok tetap terjaga secara berkelanjutan.
3. Gunakan Laporan Pergerakan SKU
Informasi pergerakan SKU merupakan kunci utama. Jadi, mintalah laporan rutin mengenai mana SKU yang paling cepat keluar (fast-moving), mana yang lambat (slow-moving), dan mana yang tidak bergerak sama sekali (deadstock). Data ini efektif membantu pengambilan keputusan restock yang tegas.
4. Buat Forecast Kampanye Bulanan Berbasis Data
Jangan menggunakan perasaan untuk memprediksi kebutuhan stok, terutama untuk periode kampanye. Gunakan data historis sebagai materi analisis. Anda bisa menggunakan data transaksi bulan lalu atau periode kampanye serupa sebelumnya guna membuat proyeksi yang lebih akurat mengenai kebutuhan stok.
Pentingnya Mencegah Understock untuk Kemajuan Bisnis
Produk yang mendapatkan antusiasme tinggi dari pasar tentu merupakan salah satu simbol kesuksesan pemilik bisnis. Namun, kekurangan stok yang terjadi akibat lonjakan pesanan bisa mengubah momen itu menjadi mimpi buruk. Konsumen kecewa hingga melabeli merek negatif dan memilih beralih ke kompetitor.
Menjalin kerja sama dengan pihak ketiga seperti Biteship yang menyediakan layanan sistem manajemen pergudangan (fulfillment) merupakan langkah bijaksana sekaligus cerdas untuk mengantisipasi hal-hal tersebut terjadi. Anda bisa mengatasi lonjakan pesanan dengan sistem yang memiliki fitur-fitur pendukung andal.
Layanan pergudangan Biteship menyertakan SKU fastest moving untuk mengetahui produk primadona, informasi lead time dan aging stock yang memperkirakan durasi restock dan menghindari stok mati, serta inventori otomatis (mapping).
Sehingga, Anda bisa menjalankan sistem operasional bisnis tanpa menambah beban kerja tim atau mempekerjakan banyak staf yang mengakibatkan pembengkakan anggaran. Semua aktivitas mapping stok hingga logistik terkendali dan dilaporkan secara real time ke dashboard bisnis Anda!
