Salah satu kegiatan penting dalam operasional perusahaan supaya bisnis tetap berjalan lancar adalah pengadaan barang atau stok. Terdapat berbagai cara pembelian barang dari supplier, termasuk menggunakan konsep purchase order (PO) yang berarti pesanan pembelian.
Ketika permintaan akan suatu produk meningkat secara signifikan, Anda perlu siap sedia menyetok barang-barang yang dibutuhkan. Nah, untuk mengantisipasi risiko seperti stok kosong dan lain sebagainya, Anda bisa memanfaatkan konsep PO. Konsep ini bisa membantu operasional bisnis lebih teratur dan efisien.
Apa Itu Purchase Order?
Terdapat sejumlah dokumen yang menghubungkan antara penjual dan pembeli dalam suatu transaksi. Dokumen yang dibuat pembeli untuk menunjukkan daftar barang yang ingin dibeli disebut sebagai purchase order (PO) atau pesanan pembelian. Perlu Anda garis bawahi, pembeli lah yang membuat dokumen tersebut.
Pesanan pembelian menjadi bukti kontrak antara pembeli dengan penjual atau pemasok bahwa pembeli berkomitmen membeli produk sesuai kesepakatan. Biasanya, dalam dokumen pesanan pembelian terdiri dari berbagai informasi seperti nama perusahaan, tanggal pesanan, detail produk, harga, dan lain sebagainya.
Dokumen PO berbeda dari invoice. Perbedaannya terletak dari waktu dan pembuatanya. Dokumen pesanan pembelian dibuat oleh pihak pembeli pada awal pemesanan. Sementara itu, invoice merupakan dokumen tagihan yang pihak penjual kirimkan kepada pihak pembeli pada saat akhir ketika proses pembayaran.
Setelah pihak pembeli membuat dokumen PO, selanjutnya penjual akan meninjau dokumen tersebut untuk mempertimbangkan penawaran dari pihak pembeli. Jika mendapatkan persetujuan, maka pihak penjual akan memproses barang sesuai dengan kesepakatan yang tercantum pada dokumen pesanan pembelian.
Baca Juga: Pergudangan: Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Mekanisme
Manfaat Melakukan Purchase Order
Walaupun butuh waktu beberapa lama sampai transaksi selesai, sistem PO tetap memiliki sejumlah manfaat yang menguntungkan kedua pihak, yaitu pembeli dan penjual. Salah satu manfaat utamanya adalah untuk menghindari risiko rugi. Berikut adalah penjelasan lebih lengkap terkait benefit sistem purchase order.
1. Mengamankan Stok Barang
Jika Anda memiliki bisnis, maka memastikan stok barang dalam jumlah yang aman adalah suatu keharusan yang mesti Anda lakukan. Bayangkan jika suatu hari gudang penyimpanan stok barang menipis padahal permintaan akan produk sedang tinggi-tingginya sehingga mengakibatkan pelanggan tidak dapat menerima barang.
Tentu saja peristiwa tersebut dapat mengecewakan pelanggan. Untuk mengantisipasi kejadian itu, Anda bisa menerapkan konsep PO. Tujuannya supaya pihak pemasok atau penjual mengamankan ketersediaan barang untuk Anda.
Sebab, dokumen PO menjadi kontrak yang mengikat kedua belah pihak untuk saling mematuhi kesepakatanya. Jadi, pihak penjual juga akan menyimpan barang yang Anda pesan untuk dikirimkan sesuai perjanjian waktu pengiriman.
2. Mengurangi Risiko Kesalahan dalam Pemesanan
Tidak jarang terjadi kesalahan pemesanan dalam transaksi jual beli seperti jumlah barang yang tidak sesuai, perubahan harga item, dan lain sebagainya. Dengan membuat dokumen PO sebelumnya, maka Anda akan terhindar dari risiko kesalahan hingga penipuan.
Dalam dokumen pesanan pembelian, tercantum secara jelas detail produk, jumlah pesanan, hingga total harganya. Jadi, Anda bisa meminimalisir kesalahan pesanan seperti pengiriman jumlah yang tidak sesuai atau spesifikasi produk berbeda. Selain itu, dokumen PO memastikan bahwa pesanan konsisten sesuai isi kontrak.
3. Sebagai Bukti Komitmen Pembelian
Manfaat berikutnya dari purchase order atau PO adalah sebagai bukti komitmen pembelian. Pihak pembeli berkomitmen untuk membeli produk beserta membayar harganya sesuai dengan isi dalam dokumen PO. Sementara itu, pihak penjual juga berkomitmen untuk mengirimkan barang sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Tidak hanya sebagai bukti komitmen, dokumen PO juga bisa Anda gunakan sebagai sumber informasi. Bagi pihak pembeli, dokumen pesanan pembelian bisa menjadi pencatatan inventaris dan pembukuan. Lalu, untuk pihak penjual bisa memanfaatkan dokumen PO sebagai sumber untuk mengirimkan tagihan kepada pembeli.
4. Mempermudah Melacak Transaksi
Pihak supplier atau pemasok setiap harinya terus melakukan proses transaksi baru. Dengan adanya PO, pihak penjual bisa lebih mudah melacak transaksi yang akan datang di kemudian hari. Dokumen tersebut menjadi pengingat agar penjual mengirimkan produk dan tagihan sesuai dengan kesepakatan dalam PO.
Baca Juga: Cara Manajemen Stok Barang untuk Bisnis Anda
Format Dokumen Purchase Order
Sama seperti dokumen transaksi lainnya, dokumen PO juga memiliki sejumlah komponen di dalamnya. Bagi Anda yang ingin membuat dokumen PO tetapi masih belum tahu apa saja komponen yang perlu Anda masukkan, bisa menyimak pembahasan berikut ini untuk mengetahui gambaran isinya.
1. Informasi Pembeli
Hal pertama yang tidak boleh Anda lupakan ketika membuat dokumen PO adalah menyertakan informasi pembeli. Minimal masukkan nama pembeli atau perusahaan sebagai identitas pihak yang hendak membeli produk dari supplier. Anda juga bisa menambahkan keterangan lain seperti alamat, email, atau nomor telepon.
2. Tanggal Pemesanan
Berikutnya, Anda perlu mencantumkan tanggal pemesanan PO. Tujuannya supaya kedua belah pihak bisa melakukan pelacakan transaksi dengan mudah jika mengetahui tanggal pemesanan. Transparansi informasi dalam dokumen sangat diperlukan agar bisa Anda pertanggung jawabkan nantinya.
3. Nomor PO
Perusahaan perlu melakukan pembukuan atas transaksi yang telah terjadi. Oleh karena itu, penulisan nomor purchase order sangat penting untuk data perusahaan agar proses audit berjalan dengan mudah.
4. Detail Produk
Komponen penting lainnya yang tidak boleh terlewat adalah detail produk. Anda perlu memasukkan nama produk, spesifikasi, jumlah pesanan, hingga harganya. Ini nanti yang pihak penjual jadikan acuan saat membuat dokumen tagihan atau invoice.
5. Informasi Pengiriman
Informasi pengiriman termasuk ke dalam format PO yang penting untuk Anda cantumkan sebagai bukti pembelian. Umumnya, informasi yang tercantum meliputi jasa pengiriman paket dan detail pengiriman yang nantinya akan pembeli terima. Pastikan bahwa Anda mengisi dokumen sesuai dengan keadaan sebenarnya.
Baca Juga: Buku Stok Barang: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya Terlengkap
Sudah Tahu Apa itu Purchase Order?
Sesudah menyimak pembahasan terkait purchase order di atas, Anda bisa mempertimbangkan untuk menerapkan konsep tersebut ketika melakukan transaksi. Konsep PO memang menghadirkan sejumlah kelebihan dan kekurangan. Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan.
Pada bisnis konvensional, konsep PO bisa Anda bayar di akhir. Akan tetapi, pada bisnis online, istilah purchase order bergeser menjadi pre order. Biasanya, pembeli harus melakukan pembayaran terlebih dahulu dan menunggu barang datang sesuai kesepakatan waktu pengiriman. Semoga artikel ini bisa menambah wawasan, ya!
