Saat ini, penggunaan bot WA menjadi salah satu solusi terbaik untuk memberikan layanan terbaik pada leads masuk yang mana tertarik dengan produk atau jasa yang Anda pasarkan. Sistem chatbot ini membantu bisnis memberikan respons cepat secara otomatis kepada leads melalui algoritma tertentu.
Sayangnya, tidak semua pebisnis paham teknologi, sehingga masih banyak yang awam dan tidak memanfaatkan teknologi ini secara maksimal. Padahal jika paham dengan fungsinya, pastinya mereka akan berlomba-lomba mempelajari cara membuatnya. Jika Anda salah satunya, baca artikel ini, yuk!
Apa Itu Bot WA?
WhatsApp Bot atau bot WA adalah program yang dapat merespon pesan secara cepat dan otomatis. Program ini menggunakan sistem tertentu yang bekerja dengan memindai atau mendeteksi kata kunci, lalu merespons sesuai yang sudah Anda program sebelumnya.
WhatsApp Bot dirancang untuk memberikan layanan pelanggan yang efektif melalui teknik respons cepat berupa jawaban untuk pertanyaan yang bersifat umum dan berulang. Dalam lingkup bisnis, sistem ini sangat membantu menangani permintaan atau pertanyaan calon pelanggan.
Fungsi Bot WA
Sistem chatbot ini sebenarnya memiliki banyak fungsi, di antaranya adalah:
1. Pelayanan Pelanggan 24/7
Fungsi pertama bot WA adalah dapat memberikan pelayanan pelanggan yang tersedia setiap hari selama 24 jam secara non stop dan tak perlu dibayar. Hal ini memungkinkan pelanggan untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan atau masalah tertentu kapan saja, tanpa harus menunggu jam kerja.
2. Automasi Tugas Berulang
Penggunaan program otomatis ini dapat mempermudah pelaksanaan tugas-tugas rutin yang berulang. Mulai dari menjawab pertanyaan cepat, informasi produk, mengirimkan konfirmasi pesanan, nomor pelacakan pengiriman, atau mengingatkan pelanggan tentang pembayaran yang belum lunas dan masih banyak lagi.
3. Pemberian Informasi
Bot WA sebenarnya berfokus untuk mengkonfigurasi dan memberikan informasi produk, harga, promosi, dan penawaran khusus kepada pelanggan dengan cepat dan akurat. Program ini akan mengirimkan data produk atau layanan dengan lebih efisien melalui kode pertanyaan yang sudah Anda sesuaikan.
Sistem ini juga terkadang dapat membantu calon pelanggan dalam memilih produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi pribadi. Tentunya keberadaan sistem serumit ini butuh algoritma yang lebih besar, dengan pembuatan yang lebih rumit.
4. Proses Pesanan
Penggunaan sistem ini juga dapat Anda gunakan untuk membantu proses pemesanan produk atau layanan, mulai dari memilih produk hingga menyelesaikan pembayaran. Kemampuan ini dapat meningkatkan efisiensi dalam proses penjualan, sehingga layanan bisnis akan lebih baik dari sebelumnya.
5. Pemberian Notifikasi dan Pengingat
Dalam beberapa penggunaannya, bot WA dapat Anda hubungkan dengan sistem atau aplikasi tertentu. Contohnya untuk mengirimkan notifikasi otomatis dan pengingat kepada pelanggan tentang acara atau tugas yang harus atau berhasil Anda laksanakan.
6. Pengumpulan Data dan Umpan Balik
Penggunaan sistem ini juga dapat Anda gunakan untuk mengumpulkan data dari pelanggan, seperti survei kepuasan pelanggan atau pendapat tentang produk dan layanan Anda. Ada juga program yang dapat membantu mengarsipkan percakapan dengan pelanggan, sehingga Anda dapat mengakses riwayat komunikasi.
Baca Juga: Apa Itu CRM? Pengertian, Tujuan serta Contoh Penerapannya
Cara Kerja Bot WA
Sebenarnya, cara kerja chatbot ini tergantung algoritma yang Anda buat. Umumnya, cara kerja algoritma chatbot terbagi dalam beberapa jenis metode, yaitu:
1. Contextual Chat
Metode pertama dalam teknologi automasi ini akan menggunakan konteks bahasa atau perintah dari berbagai percakapan atau knowledge yang ditanamkan. Cara ini membuat respon yang chatbot berikan jadi lebih relevan dengan kebutuhan pengguna.
Umumnya, bot seperti ini cocok untuk kebutuhan menjawab pertanyaan berulang dari pelanggan dengan lebih cepat dan responsif. Namun, untuk membuatnya Anda harus memasukkan berbagai pengetahuan (dalam artian data), sebagai referensi menjawab dari pertanyaan pengguna.
2. Pattern Matching
Dengan teknik ini, bot WA akan mengidentifikasi pola kata dalam pertanyaan pengguna dan memberikan respon yang sesuai berdasarkan pola tersebut. Sistem akan mencoba mendeteksi dan memindai kata kunci yang Anda berikan, lalu menjawabnya dengan data yang sudah Anda siapkan.
Umumnya, penggunaan metode ini cocok untuk sistem tanya jawab cepat pada WhatsApp Business. Sehingga, cara termudah adalah memberikan template pertanyaan atau FAQ yang biasa pengguna ajukan pada bot.
3. Decision Tree Based
Terakhir ada pendekatan yang melibatkan pembuatan pohon keputusan atau decision tree. Metode bot ini berfokus untuk mengikuti alur logika yang telah Anda tentukan. Secara teori, teknik ini menggunakan metode template yang sama, hanya saja jawaban-jawabannya akan menggunakan alur seperti pohon keputusan.
Mudahnya, dalam dunia programming, decision tree based akan menggunakan skema if else yang bisa diurutkan sesuai kebutuhan. Walaupun terlihat lebih sederhana, namun pemetaan berpikir pada pembuatannya lebih kompleks daripada metode lainnya.
Baca Juga: 7 Jenis CTA (Call To Action) untuk Kesuksesan Bisnis Digital
Tips Membuat Bot WA dengan Mudah
Untuk membuat bot yang efektif, Anda bisa mengikuti beberapa tips berikut ini:
1. Rencanakan Tujuan dan Fungsi Bot WA
Tahapan awal sudah pasti menentukan tujuan utama dan fungsi yang ingin Anda tanamkan dalam bot dengan jelas. Apakah itu untuk melayani pelanggan, mengotomatisasi tugas, atau memberikan informasi tertentu sesuai metode, ketersediaan data, dan algoritma yang Anda berikan.
2. Pilih Platform dan Bahasa Pemrograman
Langkah selanjutnya adalah memilih platform yang sesuai untuk membuat bot WA, seperti WhatsApp Business API. Setelah itu, pilih bahasa pemrograman yang Anda kuasai atau bahasa yang sesuai dengan platform pilihan Anda. Anda juga dapat menggunakan program berbasis AI untuk membuat sistem secara otomatis.
3. Kembangkan Algoritma dan Logika Bot WA
Setelah Anda yakin, mulailah membuat algoritma dan logika bot. Tahapan ini mencakup pengaturan respon bot terhadap berbagai permintaan pelanggan. Dari sini, Anda perlu melakukan berbagai simulasi dan menanamkan pertanyaan hingga jawaban terkait.
4. Uji dan Perbaiki Error
Tahapan yang paling penting sudah pasti pengujian bot dengan melakukan berbagai skenario percakapan yang mungkin terjadi. Perbaiki setiap bug atau error yang ada. Setelah semua persiapan selesai, luncurkan bot Anda serta jangan lupa berikan pelatihan atau petunjuk bagi setiap pengguna.
Baca Juga: 6 Opsi Membuat Link WA dengan Mudah dan Simpel
Sudah Siap Punya Bot WA Sendiri untuk Bisnis?
Berdasarkan penjelasan di atas, mungkin kini Anda jadi tahu bahwa bot WA adalah sistem kecerdasan buatan yang membantu memberikan respon pada pertanyaan yang bersifat berulang secara lebih responsif. Ingin segera memilikinya untuk bisnis Anda?
Umumnya, teknologi tersebut akan bekerja dengan berbagai metode, mulai dari mempelajari konteks, identifikasi pola kata, maupun menggunakan pohon keputusan. Menggunakan chatbot otomatis sangat berguna untuk mengatasi pertanyaan monoton tanpa harus menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
Selain menyediakan berbagai notifikasi tertentu, treatment yang tepat juga akan meningkatkan kredibilitas bisnis dan juga kepercayaan publik. Semoga artikel ini bermanfaat!
