Invoice atau tagihan adalah dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli. Dokumen yang satu ini bisa menjadi acuan yang pasti terkait detail informasi transaksi yang dilakukan antara penjual dan pembeli.
Data yang tercantum dalam invoice juga membantu pemilik bisnis untuk melacak berbagai transaksi yang sudah dilakukan hingga menghindari kesalahpahaman karena transaksi yang tidak tercatat dengan baik. Simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut.
Pengertian Invoice
Mari awali pembahasan ini dengan mengetahui pengertiannya terlebih dahulu. Invoice adalah dokumen yang memuat informasi tagihan yang wajib dibayar oleh pelanggan. Informasi yang tercantum mengacu pada produk yang akan atau telah diterima oleh pelanggan.
Pemilik bisnis juga bisa mencantumkan tenggat waktu pembayaran berdasarkan termin pembayaran yang disepakati dengan pelanggan. Jika pembayaran dilakukan secara lunas di awal, maka termin pembayaran tidak perlu dicantumkan.
Dokumen tagihan juga bisa menjadi rujukan yang akurat jika terjadi perdebatan antara pihak-pihak yang terlibat. Selain itu, adanya pencatatan data transaksi ini juga bisa membantu pencatatan keuangan dari bisnis yang dijalankan. Misalnya, sebagai data pendukung untuk menghitung keseluruhan pendapatan dalam satu bulan.
Jenis Invoice
Dalam aplikasinya, terdapat berbagai jenis dokumen tagihan yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran transaksi. Pemilik bisnis dapat membuat dokumen tagihan yang tepat sesuai kebutuhan transaksinya dengan pelanggan.
Berikut ini beberapa jenis dokumen tagihan yang sering digunakan dalam transaksi bisnis:
1. Tagihan Standar
Jenis dokumen ini merupakan dokumen tagihan paling sederhana yang meliputi deskripsi produk atau layanan, harga, hingga termin pembayaran jika dibutuhkan. Sebagai pemula, pemilik bisnis bisa mulai membuat dokumen tagihan jenis ini.
2. Tagihan Proforma
Tagihan proforma adalah jenis tagihan yang menguraikan perkiraan biaya suatu produk atau layanan sebelum dikirimkan ke pelanggan. Bagi bisnis yang melakukan pengiriman secara bertahap, tagihan ini menjadi pilihan yang tepat.
Perlu dipahami bahwa tagihan proforma bersifat sementara yang diberikan penjual ke pelanggan sebelum barang diterima secara keseluruhan oleh pelanggan. Kemudian, setelah semua produk yang dipesan telah diterima oleh pelanggan, maka dokumen tagihan tersebut akan diganti dengan nota seutuhnya.
3. Tagihan Recurring
Tagihan recurring adalah jenis tagihan yang akan dikirimkan secara berkala ke pelanggan sesuai dengan kebutuhan pembayaran. Misalnya dalam jangka per bulan, per tiga bulan, per tahun, dan lain sebagainya.
Tagihan jenis ini pada umumnya digunakan untuk bisnis yang menggunakan model bisnis subscription atau berlangganan. Sehingga pembayaran dilakukan secara rutin untuk memperpanjang langganan layanan yang diinginkan.
4. Tagihan Berbasis Waktu
Jenis tagihan ini digunakan pada bisnis berbasis jasa yang dikenakan biaya berdasarkan lama periode penggunaan layanan oleh pelanggan. Misalnya pada bisnis konsultan yang mengenakan biaya per jam dalam sebuah proyek yang dikerjakan untuk pelanggan atau klien. Tagihan ini juga bisa menyertakan biaya tambahan seperti biaya transportasi.
Contoh Invoice
Untuk memperjelas pemahaman pada dokumen tagihan, berikut ini adalah contoh dokumen yang bisa menjadi gambaran umum tentang aplikasinya pada sebuah bisnis.
1. Contoh Invoice Penjualan
Dokumen ini dapat digunakan pada bisnis yang menjual produk fisik kepada pelanggan. Gambar di atas menjelaskan tentang bisnis fashion yang menjual pakaian berupa dress kepada pelanggan.
2. Contoh Invoice Jasa
Pada bisnis jasa, pemilik bisnis bisa menyesuaikan kolom pada dokumen tagihan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya pada bisnis guest house di atas, kolom jumlah diisi dengan jumlah malam menginap. Sementara harga satuan diisi dengan harga menginap per malam.
Perkembangan teknologi telah membantu mempermudah transaksi dengan pelanggan. Tagihan yang dulunya hanya bisa dibayar dengan transfer bank manual, kini bisa dihubungkan dengan berbagai metode pembayaran.
Kamu bisa menggunakan layanan pembayaran online dari Instapay by iFortepay untuk menerima pembayaran invoice pelanggan menggunakan metode pembayaran kartu kredit/debit, virtual account, e-money, hingga QRIS. Download aplikasi Instapay by iFortepay di App Store atau Play Store untuk menikmati transaksi mudah di mana pun dan kapan pun.
Demikian informasi terkait invoice beserta pengertian, jenis, hingga contohnya yang diharapkan mampu memberikan manfaat untuk bisnis kamu. Terima kasih sudah membaca sampai akhir.
Artikel ini hasil kerja sama Biteship dan Instapay
