Cara mencatat stock barang secara manual sangat penting untuk dipahami untuk mengelola jumlah barang yang ada di gudang agar dapat terkelola dengan baik. Metode ini sering digunakan karena mudah dalam pengaplikasiannya dan tidak memerlukan investasi teknologi yang besar.
Cara Mencatat Stock Barang secara Manual
Dalam melakukan kegiatan mencatat stok barang, terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan agar catatan tersebut mudah untuk dimengerti. Informasi yang Anda catat juga harus akurat dan mudah untuk diakses. Berikut cara mencatat stock barang secara manual untuk Anda:
1. Membuat Daftar Berisi Nama Barang
Cara pertama yang dapat Anda lakukan ketika mencatat stok barang secara manual ialah membuat daftar yang berisi nama barang Anda. Proses ini menggolongkan semua barang yang ada di gudang.
Anda harus membuat daftar secara rinci seperti nama, deskripsi, kode barang, dan kriteria lain yang masih berkaitan dengan barang agar tiap item barang dapat dengan mudah Anda identifikasi dan lacak.
Anda juga jangan lupa untuk selalu memperbarui daftar barang secara berkala demi memudahkan proses pengecekan barang baru, penghapusan barang lama, perubahan spesifikasi barang, dan lain sebagainya.
2. Menetapkan Satuan Ukuran yang Dipakai
Setelah membuat daftar barang, Anda dapat menetapkan satuan ukuran barang. Satuan ukuran ini haruslah konsisten dan sesuai dengan jenis barang agar pencatatan menjadi akurat.
Anda dapat menggunakan satuan ukuran liter atau mililiter untuk barang cair dan gram, kilogram, unit, dan lain sebagainya untuk barang padat. Dengan menetapkan satuan ukuran barang yang tepat, Anda dapat meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dan data stok barang menjadi lebih akurat dan mudah dipahami.
3. Membuat Garis Kolom Pencatatan
Tujuan membuat garis kolom dalam melakukan pencatatan stok ialah agar dapat menangkap seluruh aspek penting dari kegiatan transaksi stok. Entah itu mengenai jumlah masuk dan keluarnya barang, saldo akhir, harga per barang, kondisi barang, dan lain sebagainya.
Dalam membuat kolom pencatatan ini haruslah jelas dan sistematis. Hal ini bertujuan untuk menjaga kerapian data dan memudahkan dalam mencari informasi spesifik barang ketika diperlukan untuk kegiatan operasional maupun audit (menguji keakuratan laporan keuangan dari suatu organisasi atau perusahaan).
Kemudian, disarankan untuk memastikan tabel pencatatan memiliki cukup ruang untuk mencatat data secara rinci dan sistematis untuk tiap barang yang masuk atau keluar, sehingga mudah dalam melakukan pengecekan dan audit stok.
4. Melakukan Pencatatan Masuknya Stok Barang
Apabila ada stok barang yang masuk, Anda harus segera melakukan pencatatan pada barang. Pencatatan ini mencakup detail-detail seperti tanggal masuk, sumber, faktur atau dokumen pengiriman, dan kondisi ketika barang diterima.
Proses pencatatan ini tidak hanya digunakan untuk memperbarui data inventaris, tetapi juga memastikan bahwa barang telah sesuai dengan yang dipesan, baik dalam segi jumlah maupun kualitas.
Umumnya, kegiatan pencatatan barang yang masuk ini dimasukkan dalam buku besar atau menggunakan formulir khusus untuk mencatat stok barang yang diterima.
Tujuannya untuk membantu pengelolaan hubungan antara Anda dengan pemasok serta menjadi bukti dari bentuk pertanggungjawaban dalam menerima barang.
Baca juga: Cara Melakukan Manajemen Stok Barang Untuk Bisnis Online
5. Melakukan Pencatatan Keluarnya Stock Barang
Salah satu tujuan dari dibuatnya catatan stok barang ialah untuk mengetahui alur masuk dan keluarnya barang. Setiap adanya pengeluaran stok barang harus diberi catatan detail mencangkup alasan pengeluaran, entah itu karena telah terjual, rusak, dan lain sebagainya.
Tujuan dari pencatatan pengeluaran ini untuk membantu dalam mengelola penggunaan barang dan meminimalisir terjadinya kehilangan serta pencurian barang.
Dalam mencatat keluarnya stok barang, Anda harus memperhatikan keakuratannya. Hal ini dilakukan untuk menganalisis tren penjualan, perencanaan, dan mengevaluasi kebutuhan stok untuk selanjutnya.
6. Menghitung Jumlah Stok Barang
Menghitung jumlah stok barang secara berkala sangatlah dibutuhkan untuk menjaga kesesuaian jumlah barang berdasarkan dengan transaksi yang sebenarnya.
Proses menghitung jumlah stok barang ini hendaknya dilakukan dengan cermat dan tepat agar jumlah akhirnya sesuai dengan jumlah nyata. Anda hendaknya juga perlu mencatat tanggal perhitungan untuk mengawasi perubahan jumlah stok secara berkala.
Apabila terdapat perbedaan antara jumlah stok barang yang ada di data dan kenyataannya, Anda perlu menemukan penyebab dari perbedaan tersebut. Dalam beberapa kasus dikarenakan kesalahan dalam mencatat, barang hilang, dan adanya pencurian.
7. Teratur Melakukan Pemeriksaan Stock Barang
Tujuan dari pemeriksaan secara teratur ialah memastikan jumlah stok barang yang ada di data dan di lapangan itu sama, mengidentifikasi adanya kesalahan dalam pencatatan, dan segera melakukan tindakan apabila terdapat kesalahan atau penyelewengan.
Proses pemeriksaan ini biasanya melibatkan tim audit internal maupun eksternal yang dilakukan secara mendadak ataupun terjadwal. Oleh sebab itu, dalam melakukan pemeriksaan stok barang hendaknya Anda lakukan secara teratur dan berkala.
8. Menyiapkan dan Menyusun Laporan Stock Barang
Laporan stok barang yang Anda susun hendaknya berisi mengenai ringkasan detail aktivitas stok selama beberapa waktu tertentu, detail transaksi stok yang masuk dan keluar, dan perubahan yang ada dalam jumlah stok.
Laporan stok barang ini penting untuk warehouse management (sistem untuk manajemen gudang) dalam melakukan pengambilan keputusan, mengatur keuangan, serta mengatur strategi bisnis kedepannya.
Anda juga harus menyiapkan serta menyusun laporan stok sesuai dengan standar akuntansi dan aturan yang berlaku. Laporan ini dapat digunakan sebagai dokumen resmi ketika dilakukan audit atau pertanggungjawaban dalam bisnis.
Baca juga: Mengenal Stock Opname: Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Kendalanya
Sudah Memahami Cara Mencatat Stock Barang Secara Manual?
Cara mencatat stock barang secara manual memang gampang-gampang susah. Meski begitu, mempraktikkan cara mencatat stok barang secara manual dapat meminimalisir adanya kelebihan maupun kekurangan barang, baik yang terjadi secara sengaja maupun tak sengaja.
Selain itu, manfaat lainnya ialah mempercepat pengambilan keputusan apabila terdapat barang yang hilang atau rusak, menganalisis sejauh mana usaha berkembang, dan mengetahui arus kas keluar masuk untuk barang yang ada.
Dalam melakukan pencatatan stok barang secara manual ini, Anda harus melakukannya secara sistematis dan konsisten agar memudahkan dalam mengecek dan memperbarui data barang.
