Bagi para seller online, pengiriman barang adalah tahap penting yang menentukan kepuasan pelanggan. Namun, kesalahan pengiriman barang masih sering terjadi, baik karena alamat tidak sesuai, barang salah, hingga paket yang terlambat sampai. Meski masalah ini sangat lazim di bisnis online, bukan berarti bisa Anda normalisasi.
Sebab, dampaknya bisa fatal jika pelanggan merasa kecewa dan berakhir memberi bintang satu yang otomatis menurunkan rating toko. Anda juga berpotensi kehilangan repeat order, calon pelanggan baru juga akan berpikir dua kali untuk belanja jika rating toko rendah. Demi mencegahnya, simak bentuk-bentuk kesalahan pengiriman berikut!
Key takeaways:
- Pengiriman barang berperan besar sebagai penentu kepuasan pelanggan terhadap produk dan pelayanan bisnis.
- Contoh kesalahan yang sering dilakukan saat mengirim barang adalah salah alamat, packing tidak sesuai, melewatkan quality control, hingga barang tiba terlambat.
- Solusi untuk mencegah kesalahan ini terjadi adalah mengandalkan layanan fulfillment supaya proses pengemasan, quality control, hingga pengiriman dapat berjalan lancar.
Kesalahan Pengiriman Barang yang Umum Terjadi
Beberapa kesalahan pengiriman yang umum seller lakukan beserta solusinya bisa Anda simak berikut ini.
1. Salah Menulis Informasi Pengiriman
Melansir Journal of Economics and Business, penyebab utama pengiriman gagal adalah karena alamat tidak jelas atau lengkap. Informasi pengiriman yang paling penting terdiri dari nama dan alamat penerima. Jika sampai keliru menulis dua hal ini, paket bisa tersesat, tertunda, atau bahkan hilang.
Solusi untuk mencegah hal ini adalah double check informasi pengiriman, terutama alamat penerima. Pastikan detail jalan, nomor rumah, RT/RW, kecamatan, dan kode pos telah benar.
Namun, apa yang harus dilakukan jika paket salah kirim baru disadari? Segera laporkan pada penyedia jasa pengiriman yang dipakai agar paket bisa kembali ke rute alamat yang benar.
Baca juga: Cara Meminimalisir Kesalahan Penulisan Alamat Pengiriman
2. Salah Memasukkan Barang
Kesalahan pengiriman barang yang paling sering terjadi adalah barang tidak sesuai pesanan pelanggan. Ketidaksesuaian ini bisa dari segi jenis produk, jumlah, ukuran, hingga warna. Akibatnya, potensi pelanggan melakukan pengembalian barang atau return juga tinggi.
Selain itu, pihak bisnis juga dapat mengalami kerugian apabila salah mengirim barang. Bahkan, inventaris stok barang juga terganggu apabila banyak pelanggan yang melakukan return.
Untuk menghindari kesalahan ini, Anda bisa melakukan penghitungan ulang produk sebelum masuk pengemasan. Jika perlu, buat checklist untuk memastikan semua barang telah tercantum sesuai pesanan.
3. Packing Tidak Sesuai
Masih banyak seller yang salah mengemas produk tanpa memperhatikan jenis barang. Misalnya, barang pecah belah hanya dibungkus kardus tipis tanpa menggunakan bubble wrap. Mengutip IDL Cargo, lebih dari 20% kerusakan paket terjadi karena pengemasan yang buruk.
Alhasil, produk rentan rusak selama perjalanan dan pelanggan menerima barang yang tidak layak pakai. Hal tersebut tidak hanya merugikan pelanggan, tetapi juga penjual karena harus mengganti barang tersebut.
Maka dari itu, Anda perlu men-training tim supaya mempelajari cara pengemasan yang baik. Tambahkan proteksi tambahan seperti bubble wrap atau kardus tebal sesuai jenis barang. Pasalnya, kesalahan pengiriman ini bukan soal keamanan saja, tetapi menyangkut kepuasan pelanggan.
Baca juga: Packing: Pengertian dan Cara Packing yang Benar
4. Quality Control Terlewat
Kesalahan dalam pengiriman akan terus terjadi selama melewatkan proses quality control (QC). Pasalnya, proses ini sangat penting untuk memastikan pelanggan tidak menerima produk yang cacat atau tidak sesuai pesanan dan melakukan pengembalian barang pada akhirnya.
Terlebih, manfaat melakukan QC sebelum mengirimkan produk dapat meminimalisir risiko kerugian. Selain itu, QC dapat mengurangi waktu tunggu, menjaga kepuasan pelanggan, serta mengurangi keluhan karena kualitas produk yang cacat atau tidak sesuai.
Menggunakan layanan fulfillment dari pihak ketiga juga bisa menjadi jalan keluar yang efektif. Sebab, tim fulfillment berpengalaman akan melakukan QC untuk setiap produk yang akan dikirim, sehingga dapat menekan potensi kesalahan seminimal mungkin.
5. Salah Menghitung Berat Barang
Ketika seller salah memperkirakan berat paket, dampaknya adalah ongkos kirim (ongkir) yang membengkak. Pasalnya, biaya pengiriman sangat bergantung dari berat barang. Jadi, kemungkinan besar penjual yang harus menanggung biaya tambahan ongkir jika beratnya tercatat lebih dari perhitungan awal sebelum packing.
Jika ini terus dibiarkan berlanjut, Anda akan rugi banyak. Maka dari itu, gunakan timbangan untuk mendapatkan hasil berat yang akurat. Lalu, jangan lupa bedakan berat pada barang sebelum dan sesudah packing untuk menjaga kualitas pengiriman.
6. Lupa Memberi Label
Kesalahan pengiriman barang yang mungkin sepele tetapi berdampak fatal adalah lupa memberi label atau stiker peringatan, seperti fragile, flammable, keep dry, avoid sun beam, atau maximum stack. Label-label ini penting untuk menjaga keamanan barang selama perjalanan supaya kurir tidak memperlakukan paket secara sembarangan.
Selain itu, tidak sedikit kasus kerusakan barang akibat kurir salah memperlakukan paket yang tidak mendapat label khusus. Misalnya, barang pecah belah tanpa label fragile diperlakukan seperti paket umumnya dan akhirnya pecah.
Anda bisa mengantisipasi hal ini dengan menyediakan stok label atau stiker yang sesuai dengan jenis barang jualan. Terutama jika Anda menjual barang pecah belah atau barang kimia yang rentan. Pemberian label pada paket ini dapat menjadi sinyal pengingat untuk pihak ekspedisi agar memperlakukan paket dengan hati-hati.
7. Barang Tiba Terlambat
Komplain soal barang tiba terlambat paling sering pelanggan lakukan. Faktor penyebabnya sendiri bisa beragam, mulai dari seller yang telat memproses order, alamat pengiriman tidak cukup jelas, hingga pihak ekspedisi yang kewalahan. Ini adalah tantangan yang mesti Anda hadapi, khususnya saat peak season.
Untuk mencegahnya, bermitralah dengan pihak ekspedisi yang andal menangani pesanan membludak saat momen-momen tertentu. Selain itu, agar lebih efisien dari segi waktu, Anda bisa mengandalkan layanan fulfillment dari pihak ketiga agar proses pengemasan dan pengiriman terkontrol sesuai estimasi waktu.
Ingin Solusi Praktis Atasi Kesalahan Pengiriman Barang?
Sebagai seller, Anda perlu sadar bahwa, salah menulis alamat sampai paket terlambat berpengaruh besar pada pengalaman belanja pelanggan. Jadi, tidak cukup tahu cara mengecek kesalahan pengiriman paket online setelah terjadi masalah, tapi bagaimana sejak awal Anda bisa membangun sistem untuk mencegah kesalahan tersebut.
Maka dari itu, layanan fulfillment, mulai dari pick, QC, packing, hingga pengiriman bukanlah aktivitas operasional biasa, tetapi upaya untuk menjaga customer experience. Nah, rekomendasi terbaik yang dapat Anda andalkan adalah layanan fulfillment Biteship yang sudah terintegrasi langsung ke OMS omnichannel bisnis ke semua marketplace.
Bersama layanan fulfillment Biteship, Anda bisa membentuk sistem operasional yang efisien untuk menjaga kepuasan pelanggan. Ayo, kerja sama dan jalankan bisnis dengan lebih mudah!
