Pengertian Faktur Penjualan, Kegunaan & Komponen

Dalam dunia bisnis umumnya terjadi proses transaksi jual beli antara penjual dengan pembeli. Selama proses berjalan Anda akan membutuhkan dokumen berupa faktur sebagai bukti transaksi yang sah. Ada dua jenis dokumen, yaitu faktur penjualan dan pembelian.

Faktur sering juga disebut sebagai invoice yang berisi catatan penjualan dan pembelian. Biasanya faktur dibuat oleh penjual atau pembeli saat transaksi sedang berlangsung. Hingga kini faktur menjadi dokumen yang penting untuk arsip keuangan perusahaan.

Pengertian Faktur Penjualan

Sales invoice atau faktur penjualan adalah dokumen tertulis yang diberikan kepada pembeli dari penjual. Dokumen ini diberikan saat Anda membeli barang atau menggunakan jasa dari suatu bisnis dalam waktu tertentu.

Biasanya faktur penjualan dikirimkan bersamaan dengan barang-barang yang dibeli. Tetapi ada juga jenis faktur yang sudah diberikan sejak awal transaksi. Proses pemberian faktur ini tergantung dengan kesepakatan yang disepakati oleh penjual dan pembeli.

Jenis faktur ini umumnya berisi data-data penting, seperti nama produk, tanggal transaksi, harga, diskon atau potongan, dan jumlah biaya yang harus dibayarkan. Ada juga identitas penjual, berupa nama dan alamat untuk melengkapi dokumen.

Jika faktur pembelian biasanya dibuat oleh pembeli, maka faktur penjualan ditulis penjual sebagai dokumen keuangan resmi. Oleh karena itu dokumen ini menjadi hal yang penting untuk mencatat transaksi jual beli yang berlangsung.

Bentuk Faktur Penjualan

Setiap faktur memiliki rincian informasi yang berbeda-beda tergantung pada barang dan ketentuan yang telah disepakati. Berdasarkan jenisnya, faktur dalam penjualan memiliki lima bentuk yang dapat Anda gunakan sesuai kebutuhan.

Faktur Standar

Bentuk faktur penjualan dan invoice yang pertama adalah faktur standar. Jenis faktur ini merupakan yang paling umum. Cara membuatnya juga mudah karena hanya perlu mengikuti panduan penulisan yang sudah ditentukan.

Anda dapat membuat faktur standar secara manual dengan menuliskan data-data pembelian pada selembar kertas. Biasanya dalam penulisan data, banyak orang yang curang dengan membuat faktur kosong. Supaya lebih aman Anda bisa membuat dengan cara digital.

Informasi yang dituliskan dalam faktur standar adalah data-data umum yang sifatnya mendasar. Contohnya seperti tanggal transaksi, informasi penjual dan pembeli, harga, serta nomor referensi. Untuk memudahkan, Anda bisa menggunakan aplikasi atau software akuntansi.

Faktur Proforma

Berbeda dengan jenis faktur lainnya yang diberikan bersama pengiriman barang, faktur proforma justru dikirim ke pembeli sebelum pesanan tiba. Tujuannya adalah untuk mengingatkan pembeli untuk membayar biaya sesuai dengan tagihan yang tertulis.

Informasi yang ditulis dalam faktur ini juga cukup berbeda. Terdapat tambahan data seperti sifat produk, jenis transportasi yang digunakan, dan lain-lain. Faktur proforma juga bisa dijadikan sebagai penilaian awal dari sebuah pekerjaan yang ingin Anda lakukan.

Faktur Berulang

Dalam transaksi jual beli biasanya ada pengulangan pembelian yang dilakukan. Misalnya seperti berlangganan internet, telepon, dan TV kabel. Para pengguna layanan ini biasanya akan diberikan tagihan secara berkala.

Tagihan tersebut diberikan dalam bentuk faktur berulang. Rincian biayanya bisa sama atau berbeda tergantung dengan pemakaian. Anda juga dapat membuat jadwal yang teratur supaya proses pembayaran dapat berjalan lancar.

Faktur Komersial

Faktur tak hanya dibuat untuk transaksi di dalam negeri namun juga sampai mancanegara. Jenis dokumen untuk penjualan internasional ini disebut dengan faktur komersial. Biasanya barang yang dibeli menggunakan faktur ini berskala besar, seperti suku cadang mesin.

Jenis faktur ini umumnya digunakan untuk memberi informasi tentang nilai parabean saat barang melewati garis perbatasan antar negara. Selain itu, faktur komersial juga memuat data tentang pajak untuk barang-barang impor.

Memiliki bentuk dan informasi khusus, sehingga faktur ini membutuhkan data yang lebih rinci. Format yang digunakan juga sangat lengkap untuk memuat segala informasi yang dibutuhkan. Mulai dari kuantitas, berat, cara pengemasan, deskripsi, waktu pengiriman, dan lain-lain.

Faktur Otomatis

Seperti namanya, jenis faktur ini bisa bekerja dengan otomatis. Anda membutuhkan perangkat komputer dan jaringan internet untuk membuat faktur otomatis. Oleh karena itu penggunaan faktur otomatis merupakan inovasi terbaik untuk Anda yang tidak ingin repot.

Jika Anda menggunakan bentuk faktur otomatis, maka seluruh tagihan akan dikirimkan melalui pesan digital. Anda hanya perlu memasukkan informasi sesuai dengan data. Setelah itu faktur dapat langsung sampai ke pihak pembeli.

Baca Juga: Mengenal Arti Nota Debit

Kegunaan Faktur Penjualan

Jenis faktur penjualan sangat penting dalam perpajakan untuk mengetahui nilai pajak dari suatu perusahaan atau perorangan. Selain itu faktur ini juga bisa dijadikan dokumen untuk pembukuan perusahaan. Masih ada berbagai kegunaan faktur lainnya, seperti:

Sebagai dokumen dan bukti transaksi resmi untuk menyusun laporan keuangan.
Sebagai bukti transaksi sah untuk laporan perpajakan.
Memuat informasi tentang data Pengusaha Kena Pajak (PKP).
Memuat informasi tentang data Barang atau Jasa kena Pajak (BKP / JKP).
Berisi informasi tentang waktu tenggat pembayaran sebagai bahan manajemen keuangan suatu bisnis.
Sebagai alat bukti ketika terjadi kesalahan dalam proses pengiriman barang.
Menjadi dokumen rujukan saat ada penjualan kembali.
Memuat informasi tagihan pembayaran secara kredit.

Komponen Faktur Penjualan

Supaya bisa menjadi bukti transaksi yang meyakinkan, Anda perlu memperhatikan komponen dalam faktur. Jika Anda tidak memasukkan komponen-komponen berikut ini, maka faktur penjualan berhak ditolak oleh pembeli.

Informasi Bisnis

Komponen pertama yang wajib Anda tuliskan dalam faktur adalah informasi bisnis. Informasi ini berisi nama, alamat kantor, alamat email, dan nomor telepon. Anda juga perlu menyertakan logo bisnis sebagai identitas tambahan.

Informasi Pembeli

Tepat di bawah rincian bisnis, Anda dapat memasukkan informasi pembeli. Pastikan Anda sudah meminta identitas yang lengkap. Jika pelanggannya adalah perusahaan besar, maka data yang ditulis harus lengkap.

Nomor Faktur

Setiap faktur memiliki nomor yang berbeda-beda. Tujuan pemberian nomor ini untuk memudahkan saat membuat laporan keuangan dan melacak faktur. Biasanya setiap perusahaan memiliki sistem penomoran untuk pembuatan faktur.

Daftar Barang dan Layanan

Komponen utama dalam faktur harus memuat daftar barang dan layanan yang dipesan oleh pembeli. Tuliskan deskripsi singkat untuk setiap barang yang dibeli. Jangan lupa juga untuk memasukkan informasi, seperti nama, jumlah, dan cara pengiriman barang.

Total Biaya yang Harus Dibayar

Setelah memasukkan seluruh barang yang dibeli beserta harganya, totalkan seluruh biaya. Anda juga bisa memasukkan potongan harga atau diskon jika ada. Pastikan nominal yang ditulis sudah sesuai untuk menghindari kesalahan.

Faktur penjualan merupakan dokumen yang penting dalam keuangan perusahaan. Dengan dokumen ini Anda dapat menuliskan segala rincian barang yang dibeli. Nantinya faktur akan dikirimkan ke pihak pembeli untuk melanjutkan proses transaksi pembayaran.

Selain itu faktur jenis penjualan juga dijadikan arsip perusahaan. Biasanya faktur ini dimuat dalam laporan keuangan sebagai bukti dari berbagai transaksi yang telah dilakukan antara penjual dan pembeli. Sehingga dalam proses pembuatannya tidak boleh sembarangan dan harus sesuai data.