Dalam dunia kerja, ada banyak sekali sistem administrasi yang perlu dipelajari. Hal tersebut terjadi karena Anda akan banyak berhubungan dengan orang luar. Salah satu sistem mendasar yang perlu pemahaman lebih adalah sistem transaksi. Lalu, apa itu sistem transaksi dan apa saja jenisnya? Simak ulasan berikut ini!
Pengertian Transaksi Menurut Ahli
Sebelum mengenal pengertian sistem transaksi secara umum, Anda sebaiknya memahami apa itu transaksi terlebih dahulu. Berikut ini beberapa pengertian transaksi menurut para ahli:
1. Slamet Wiyono
Slamet Wiyono mengatakan bahwa, transaksi merupakan sebuah kegiatan yang melibatkan dua pihak. Kedua pihak tersebut melakukan pertukaran seperti pertukaran perserikatan usaha, saling meminjam, dan menukarkan barang, di mana kegiatan tersebut dilakukan tanpa adanya paksaan dari pihak manapun.
2. Indra Bastian
Indra Bastian menyatakan bahwa transaksi adalah sebuah pertemuan yang dilakukan antara penjual dan pembeli dan bersifat saling menguntungkan. Dalam transaksi tersebut terdapat penyertaan bukti yang sah atau pencatatan data serta dokumen yang dapat dilacak.
3. Musyidi
Sedangkan, Mursyidi mengungkapkan bahwa transaksi merupakan sebuah kegiatan atau kejadian yang ada dalam dunia bisnis dan mencangkup banyak sekali hal. Berbagai hal tersebut termasuk proses jual beli, penerimaan dan pembayaran barang, hingga berbagai hal lain yang ternilai dalam uang.
Apa Itu Sistem Transaksi?
Pada dasarnya, sistem transaksi adalah sebuah sistem yang didalamnya terdapat semua riwayat pengeluaran dan pemasukan keuangan yang terjadi dalam bisnis. Adanya sistem ini akan memudahkan pelaku usaha untuk mengatur keuangan bisnis.
Para pelaku usaha atau karyawan di bidang akuntansi akan dengan mudah untuk melakukan audit keuangan perusahaan lewat. Sistem ini juga semakin berkembang ke era digital atau non-tunai. Dahulu, transaksi sangat bergantung pada pembayaran cash atau tunai, sehingga perputaran uang kertas sangat tinggi.
Namun, seiring dengan perkembangan zaman, transaksi non-tunai semakin marak dilakukan. Adanya sistem digitalisasi ini tentunya sangat menguntungkan bagi pelaku usaha. Karena, transaksi digital lebih mudah untuk dilacak dan lebih banyak fitur automatisasi dalam perekapan data.
Berbagai Jenis Sistem Transaksi
Setelah mengetahui berbagai pengertian sistem transaksi, berikut ini adalah penjelasan mengenai dua macam sistem ini yang umumnya terjadi:
1. Transaksi Internal
Transaksi internal merupakan transaksi yang terjadi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Kegiatan transaksi internal ini biasanya terjadi dalam ruang lingkup perusahaan yang besar dan memiliki berbagai divisi. Umumnya, akan ada satu divisi yang mengkoordinir transaksi tersebut.
Biasanya, divisi yang menjembatani transaksi antar divisi adalah purchasing atau procurement. Nantinya, seluruh proses transaksi internal ini akan melalui proses evaluasi secara berkala yang disebut dengan audit internal. Audit internal biasanya berlangsung dalam kurun waktu tertentu misalnya 6 bulan sekali atau 1 tahun sekali.
2. Transaksi Eksternal
Sistem transaksi eksternal adalah kebalikan dari transaksi internal. Dalam perusahaan, jenis eksternal merupakan transaksi antara perusahaan dengan pihak lain. Misalnya supplier, distributor, atau pembeli secara langsung. Karena berhubungan dengan pihak luar, maka data yang didapat cenderung lebih rumit.
Oleh karena itu, harus terdapat sistem pembukuan agar arus keuangan sebuah bisnis atau perusahaan dapat terlacak dengan baik. Sama dengan internal, jenis eksternal juga membutuhkan sistem audit sendiri yang terpisah dari transaksi internal.
Baca Juga: Arti Payment, Jenis dan Manfaatnya
Berbagai Macam Bukti dari Sistem Transaksi
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, bahwa akan selalu terdapat bukti dalam sistem transaksi. Bukti tersebut terdiri dari berbagai macam jenis. Berikut ini beberapa jenis bukti yang sah digunakan dalam sistem keuangan:
1. Nota
Bukti sistem transaksi pertama adalah nota. Nota merupakan bukti yang umumnya diterima pembeli atas kegiatan pembelian barang. Dalam nota terdapat total penjualan serta rincian pembelian barang. Rincian yang dimaksud adalah jumlah barang, harga satuan, harga barang total per item, hingga harga pembelian total.
Umumnya, penjual membuat dua hingga tiga eksemplar nota, di mana nota pertama adalah untuk pembeli. Lalu, nota kedua digunakan sebagai arsip perusahaan dan disimpan oleh penjual. Sedangkan nota ketiga bisa ada atau tidak ada, nota ini biasanya digunakan untuk distributor.
2. Cek
Cek merupakan lembaran kertas yang dikeluarkan oleh bank. Bukti ini berisi sejumlah nominal uang yang tertentu yang dituliskan oleh nasabah. Adanya cek berfungsi sebagai perintah secara tidak langsung kepada pihak bank untuk mengeluarkan uang sejumlah nominal yang tertulis pada orang yang memegangnya.
Penggunaan cek biasanya digunakan untuk mentransaksikan uang dengan jumlah yang sangat besar. Hal tersebut akan jauh lebih aman dibandingkan melakukan transfer dari ATM. Apalagi mengingat bahwa terdapat limit transfer yang tidak banyak jika melakukan transaksi dengan ATM.
3. Faktur
Bukti sistem transaksi pertama adalah faktur. Ini merupakan lembaran yang memiliki fungsi sebagai dokumen tertulis tentang berita penjualan barang tertentu. Faktur diberikan pada pembeli yang melakukan pembayaran barang secara kredit. Berbeda dengan nota yang diberikan pada pembeli dengan transaksi kontan.
Karena menggunakan sistem kredit, maka pembeli memiliki hak untuk melakukan pengembalian barang atau penukaran barang jika terdapat ketidaksesuaian. Faktur ini biasanya diberikan untuk pembelian barang dengan nominal besar. Contohnya seperti kendaraan bermotor, rumah, gedung, tanah, dan lain sebagainya.
4. Kuitansi
Kuitansi merupakan sebuah kertas berisikan bukti penerimaan dan pemberian sejumlah uang kepada pihak tertentu. Ada dua macam kuitansi, yaitu kuitansi yang ditulis secara langsung dan kuitansi yang ditulis secara digital. Ada beberapa informasi yang tercantum dalam selembar kuitansi, meliputi:
- Pihak penerima uang.
- Pihak yang membayarkan uang.
- Nomor kuitansi, nomor ini umumnya ditentukan oleh perusahaan atau tempat yang menerbitkannya.
- Nominal jumlah uang yang dibayarkan. Jumlah uang ditulis dalam satuan angka serta dalam pelafalan bahasa.
- Tanda tangan basah orang yang menyerahkan sejumlah uang tersebut.
- Pada beberapa kasus, terdapat juga materai dalam kuitansi sebagai tanda sahnya transaksi di mata hukum.
Baca Juga: Perbedaan Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian, Simak Penjelasannya!
Sudah Memahami Apa Itu Sistem Transaksi dan Jenisnya?
Sekian ulasan mengenai pengertian sistem transaksi beserta beberapa jenisnya. Intinya, sistem transaksi adalah sistem yang akan memudahkan kegiatan perusahaan. Semoga ulasan di atas dapat menambah wawasan serta membantu Anda untuk membuat bukti transaksi.
