Di dunia bisnis pengiriman barang, harus memperhatikan beberapa peraturan. Salah satunya adalah mendapatkan surat jalan pengiriman untuk setiap transportasi yang diserahkan untuk mengirimkan barang dari pelanggan.
Adanya dokumen tersebut sebenarnya bukanlah hal yang wajib. Namun, dengan diberikan surat jalan akan lebih mendukung kepercayaan masyarakat akan jasa yang telah ditawarkan. Hal tersebut juga meningkatkan nama baik perusahaan agar terlihat lebih profesional.
Apa Itu Surat Jalan Pengiriman?
Surat jalan dalam pengiriman adalah dokumen yang didalamnya berisi informasi barang tersebut saat akan melakukan proses pengiriman atau sebagai tanda bukti terima pengiriman. Dokumen tersebut diperoleh dengan mencantumkan jumlah produk.
Informasi tersebut tidak selengkap resi karena tidak memuat harga barangnya. Keunggulan adanya surat jalan adalah untuk membantu pemasok mengetahui bagaimana proses pengiriman barang tersebut.
Apakah berjalan dengan lancar dan sampai ke tangan penerima. Setiap pemasok membutuhkannya agar sebagai barang bukti bahwa semua barang sudah diterima dengan baik. Hal tersebut juga bisa menambah kepercayan kepada jasa pengiriman barang tersebut.
Cek resi sentral cargo dan surat jalan pengiriman penting untuk dipastikan sebagai arsipan dokumen untuk perusahaan. Jadi, apabila mengalami kendala di kemudian hari, bukti surat jalan tersebut bisa menambah kekuatan hukum.
Setiap perusahaan perlu melakukan pengelolaan dokumen tersebut dengan baik, seperti resi dan surat jalan. Tujuanya adalah agar pemilik perusahaan punya data yang akurat.
Surat jalan tersebut juga berfungsi untuk pemberian informasi tentang barang yang sesuai dengan pesanan yang ada.
Fungsi Surat Jalan Pengiriman
Ketika sudah membuat dokumen ini, maka dapat membantu proses pengiriman barang dan memastikan bahwa paket tersebut termasuk barang yang legal apalagi jika ternyata jumlah barangnya cukup besar. Berikut ini adalah adanya fungsi surat jalan bagi perusahaan ekspedisi:
1. Dokumen Resmi Perusahaan Ekspedisi
Fungsi yang pertama adanya surat jalan ini adalah dokumen resmi yang didalamnya. Hal ini berguna untuk mempermudah birokrasi berjalannya barang ke wilayah tertentu. Baik itu beda pulau, antar kota, sampai provinsi.
Truk pengirim barang juga seringkali dilakukan pemeriksaan secara mendadak oleh petugas keamanan dan polisi. Tujuannya adalah memeriksa barang bawaannya apakah sudah legal atau tidak.
Jika pengemudi truk bisa menunjukkan surat jalan sampai dengan resi maka ini akan mempermudah proses pengecekan sehingga truk bisa melaju ke daerah penerima.
Sebaliknya, apabila pengemudi melakukan tindakan pelanggaran dan tidak bisa menunjukkan surat jalan, hal tersebut beresiko ditangkap polisi untuk pemeriksaan lebih lanjut sehingga akan mempersulit proses pengiriman barang dari perusahaan ekspedisi.
2. Sebagai Bukti Pengiriman Valid
Selain dijadikan sebagai arsip dan bukti resmi, surat jalan akan membantu sebagai bukti pengiriman barang yang valid. Hal ini karena setiap suratnya biasanya dibubuhi tanda tangan dari shipper dan vendor sebelum paketnya dibawa oleh truk.
Dengan demikian, ketika dalam proses pengantaran akan lebih mudah masuk ke berbagai wilayah sesuai dengan alamat pengiriman barang.
3. Sebagai Surat Keterangan
Surat tersebut juga dapat dijadikan sebagai keterangan untuk mengetahui pendataan informasi barang dengan mudah. Hal ini karena setiap suratnya juga dilampirkan setiap nama barang yang diangkut sampai dengan jumlah barangnya.
Dengan demikian, informasi tersebut lebih mudah diketahui sehingga pendataan akan berjalan dengan lancar. Pihak shipper mengetahui barang apa yang dibawa oleh setiap transportasi angkutan barang.
Apabila penerima melakukan komplain terkait keberadaan barangnya, maka penyedia jasa dapat dengan mudah melihat data diangkut oleh truk apa dan sudah sampai dimana.
Format Surat Jalan Pengiriman
Lalu, apa saja format yang biasanya ada di dokumen surat jalan tersebut? Ada format umum untuk membuat surat jalan. Telah diketahui bahwa surat tersebut memberikan informasi yang berkenaan dengan barang yang diangkut.
Namun, tidak sebatas itu saja, ada beberapa unsur penting yang ada dalam membuat dokumen tersebut. Simak beberapa penjelasan formatnya berikut ini:
- Ada nama dan alamat lengkap dari perusahaan pengirim barang.
- Ada penerbitan nomor surat yang menunjukkan kelegalitasan dari dokumen tersebut.
- Tanggal pengiriman barang yang ditulis di bagian paling atas sudut kanan.
Selanjutnya, setiap dokumen surat ini biasanya ada 3-4 lembar dengan berbagai kertas warna ada yang putih, merah, kuning, dan hijau. Di lembar pertama adalah kertas berwarna putih yang berisi bukti penyerahan barang tersebut kepada pembeli.
Selanjutnya adalah lembar berwarna merah yang ditujukan untuk pelanggan sebagai tanda bukti telah memesan barang. Terakhir ada lembar kuning dan hijau yang diperuntukkan sebagai arsip untuk disimpan oleh perusahaan.
Kemudian, di akhir biasanya juga tertulis tanda tangan dari pihak penerima dan pihak yang menyerahkan. Tidak lupa disertakan pula tabel yang berisi nama barang, banyaknya, dan keterangan yang diisi sesuai yang diinginkan. Surat jalan pengiriman adalah dokumen yang resmi dan berguna untuk kepentingan bisnis. Dengan membuatnya, bisa mempermudah proses logistik barang. Gunakan software Biteship agar lebih mudah mengelola proses pengiriman bagi berbagai perusahaan.
