Sebagai pelaku usaha, Anda pasti setuju kalau pengelolaan inventori bukan sekadar mencatat stok masuk dan keluar. Salah satu aspek penting yang sering diremehkan adalah sistem penomoran SKU (Stock Keeping Unit). Namun, bagaimana cara membuat SKU yang terstruktur?
Tanpa SKU yang tepat, tim gudang tentu akan kebingungan, terutama saat volume pesanan sedang tinggi. Mari simak apa itu SKU dan bagaimana langkah-langkahnya agar proses fulfillment berjalan lancar dan efektif!
Key Takeaways
- Stock Keeping Unit (SKU) adalah kode unik yang berguna untuk identifikasi produk secara detail, mulai dari kategori, warna, ukuran, dan batch produksi.
- Cara membuat SKU yang efektif adalah dengan menggunakan format konsisten, hindari karakter khusus, batasi panjang kode, dan integrasikan dengan sistem inventori.
- Manfaat membuat SKU yang terstruktur adalah memudahkan pelacakan produk, mendukung analisis penjualan, hingga meningkatkan kepuasan pelanggan.
Apa itu SKU dan Kenapa Penting?
SKU merupakan kode khusus yang berguna untuk mengidentifikasi produk secara detail dan sistematis. Tidak seperti barcode yang umumnya bersifat universal, SKU lebih bersifat internal dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bisnis.
SKU membantu Anda menandai informasi penting, seperti kategori produk, warna, ukuran, atau batch produksi. Dengan SKU, Anda bisa mengetahui jumlah stok per varian, melacak barang dengan cepat, menganalisis penjualan per produk, serta menghindari kesalahan saat fulfillment.
Baca juga: Apa Itu Stock Keeping Unit (SKU)? Dan Apa Fungsinya?
Cara Membuat SKU yang Efektif
Berikut ini langkah-langkah membuat SKU yang bisa jadi panduan sebelum menerapkan ke bisnis Anda.
1. Tentukan Struktur SKU yang Mudah Dipahami
Struktur adalah fondasi utama dalam menyusun SKU. Buatlah pola yang jelas. Misalnya, kode kategori terdiri dari 2-3 huruf, kode warna 3 huruf, kode ukuran 1-3 huruf atau angka, dan kode batch jika perlu.
Kode batch produksi biasanya lebih banyak digunakan untuk produk dengan masa simpan pendek guna mempermudah pengecekan masa kedaluwarsa. Contohnya, KOP-MED (kopi, ukuran medium) atau HDS-BLU-M2025 (Hoodie, warna biru, ukuran M, batch produksi 2025).
Struktur seperti ini akan memudahkan tim gudang atau warehouse membaca SKU dan mempercepat proses pengambilan barang (picking). Jangan lupa, format SKU ini harus konsisten di seluruh produk.
2. Hindari Penggunaan Karakter Khusus
Ketika menyusun cara membuat SKU, hindari menggunakan simbol atau karakter khusus, seperti slash (/) atau tanda bintang (*) yang dapat mengganggu sistem software. Selain itu, jangan gunakan huruf kecil maupun spasi.
Sebaliknya, gunakan huruf kapital dan angka supaya bisa terbaca dengan baik di berbagai sistem inventori, sistem POS (Point of Sale), dan marketplace.
3. Hindari SKU yang Terlalu Panjang
SKU yang terlalu panjang akan sulit diingat dan berisiko salah ketik saat input manual. Karena itu, tetapkan batasan panjang SKU, misalnya sekitar 8-16 karakter. Jika Anda memerlukan informasi tambahan, pertimbangkan untuk menambah field atau kolom di sistem database saja, bukan di SKU.
4. Hindari Informasi Sensitif
Cara membuat SKU selanjutnya adalah jangan memasukkan harga, margin, atau data internal lain ke dalam SKU. Pasalnya, informasi semacam ini hanya akan membingungkan tim operasional dan rawan bocor ke pihak luar.
5. Lakukan Pengujian SKU
Sebelum menggunakan SKU secara resmi, lakukan uji coba terhadap beberapa contoh SKU ke sistem software inventori yang Anda pakai. Pastikan semua sistem (POS, marketplace, ERP) bisa membaca SKU dengan baik tanpa eror. Apabila terdapat eror, perbaiki strukturnya sesegera mungkin.
6. Integrasikan SKU dengan Sistem Inventori
Setelah berhasil melakukan uji coba SKU, sebaiknya Anda juga mengintegrasikannya ke sistem manajemen inventori agar lebih efektif dalam mendukung update stok secara otomatis. Setiap transaksi penjualan atau mutasi stok langsung tercatat, sehingga tim bisa memantau ketersediaan produk secara real-time.
Baca juga: Inventory Control: Manfaat dan Metodenya Untuk Bisnis Anda
7. Dokumentasikan dan Sosialisasikan ke Seluruh Tim
Buatlah dokumen panduan tertulis mengenai format SKU dan alur pembuatannya. Pastikan seluruh tim warehouse, admin online shop, dan tim CS mengikuti sosialisasinya. Ini bertujuan agar semua tim dapat bekerja dengan bahasa yang sama saat memproses produk.
8. Lakukan Evaluasi dan Perbaikan Secara Berkala
Sistem SKU tentu akan mengalami perubahan seiring perkembangan bisnis Anda. Baik itu menambah varian baru, warna baru, atau kategori baru. Karena itu, lakukan evaluasi secara berkala, perbaiki pola jika sudah terlalu kompleks, dan perbarui SOP agar tetap relevan dengan bisnis Anda.
Manfaat Membuat SKU untuk Manajemen Gudang
Beberapa manfaat penggunaan SKU yang terstruktur antara lain:
1. Mempermudah Pelacakan Produk
Anda dapat menemukan atau menelusuri produk tertentu hanya dalam beberapa detik dengan cara memasukkan kode SKU atau memindai barcode. Ini juga bisa meminimalisir potensi human error apabila mengandalkan pengecekan manual.
2. Membantu Analisis Penjualan
Memahami cara membuat SKU yang tepat bisa membantu Anda menganalisis performa setiap produk atau varian. Misalnya, varian mana yang paling laku dan stoknya harus update lebih cepat.
3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Adanya sistem SKU yang terstruktur membuat proses fulfillment berjalan lebih cepat dan hasilnya lebih tepat. Ketika pelanggan melakukan pemesanan, sistem akan langsung mengecek stok barangnya sesuai kode SKU dan mengatur pengiriman. Lalu, pelanggan akan menerima pesanan dengan benar dan tepat waktu, sehingga tingkat kepuasannya pun meningkat.
Optimalkan SKU dan Fulfillment Bersama Biteship!
SKU yang jelas dan terstruktur membantu Anda dalam mengidentifikasi produk secara cepat, mempermudah picking dan packing produk, serta meminimalisir risiko salah kirim, terutama saat pesanan melonjak. Selain itu, sistem SKU yang terintegrasi software inventori membantu Anda memonitor stok secara real-time.
Nah, Anda butuh layanan fulfillment lengkap, mulai dari penyimpanan barang di gudang, sistem picking dan packing cepat dan akurat, hingga pengiriman ke pelanggan? Anda bisa mendapatkan semuanya di Biteship.
Seluruh proses di Biteship sudah terhubung dengan sistem fulfillment yang modern dan berstandar tinggi. Karena terhubung dengan sistem digital, Anda pun bisa melakukan update stok secara real-time, sehingga bisa mengetahui kondisi stok kapan saja.
Tidak hanya itu, Biteship juga menyediakan dashboard yang user-friendly, memudahkan monitoring status pesanan, memeriksa jumlah stok, hingga analisis performa penjualan secara menyeluruh. Dengan layanan ini, Anda bisa meningkatkan efisiensi sekaligus mengurangi potensi eror yang sering terjadi saat proses manual.
Cari tahu lebih banyak layanan premium sistem manajemen pengiriman dari Biteship melalui website kami. Dengan teknologi mutakhir dan jaringan logistik yang luas, bisnis Anda akan lebih siap menghadapi lonjakan pesanan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mempercepat pertumbuhan usaha Anda.
