Setiap bisnis tentu memiliki data lengkap terkait performa dan operasionalnya, mulai dari data operasional hingga laporan bulanan. Akan tetapi, tidak semua bisnis sudah menerapkan pendekatan operasional berbasis data alias data-driven operations.
Itulah perbedaan antara memiliki data dengan menggunakan data. Data-driven operations pada dasarnya bukan soal sistem dan dashboard data yang canggih, namun tentang bagaimana data digunakan secara konsisten untuk mengambil keputusan operasional yang relevan dan bisa ditindaklanjuti.
Key Takeaways
- Data-driven operations adalah pendekatan operasional bisnis yang mengandalkan analisis data untuk mengambil keputusan yang lebih akurat dan efisien.
- Pendekatan data-driven bisnis bertujuan untuk mengefisienkan proses dan operasional bisnis.
- Namun, pendekatan operasional berbasis data ini bisa sulit terealisasi karena faktor data yang tidak terstruktur, laporan yang menjadi sebatas formalitas, dan orientasi yang terlalu fokus pada hasil, bukan proses.
- Beberapa contoh penerapan data-driven operations dalam bisnis adalah perbaikan proses operasional, identifikasi bottleneck, dan peningkatan konsistensi layanan.
Tantangan Umum Operasional Bisnis Berbasis Data
Dalam praktiknya, ada banyak tantangan yang membuat bisnis sulit menjalankan operasional berbasis data. Beberapa tantangan tersebut adalah sebagai berikut.
1. Data Tidak Terstruktur
Salah satu tantangan yang menyebabkan implementasi data-driven bisnis adalah data yang tidak terstruktur. Pada kebanyakan kasus, data performa dan operasional bisnis kerap tersebar di berbagai tool, spreadsheet, atau bahkan catatan manual. Kondisi ini menyebabkan tim kesulitan untuk menggambarkan operasional bisnis secara utuh dan hanya mengacu pada potongan informasi kecil.
2. Laporan Tidak Digunakan untuk Keputusan
Tantangan lain yang menyebabkan implementasi operasional berbasis data menjadi sulit terealisasi adalah adanya laporan atau data yang tidak digunakan. Maksudnya, bisnis secara rutin mewajibkan pembuatan laporan. Namun, laporan tersebut bukan sebagai bahan evaluasi untuk pengambilan keputusan operasional kedepannya.
Dengan kata lain, laporan hanya sebatas formalitas, bukan bahan pertimbangan atau evaluasi.
3. Tim Fokus ke Hasil, Bukan Proses
Ada banyak praktik penilaian tim operasional yang hanya mengacu pada hasil akhir, misalnya tercapai atau tidaknya target. Namun, proses dibalik tersebut tidak dievaluasi secara mendalam.
Praktik ini bisa berdampak serius bagi keberlangsungan bisnis. Mulai dari pembengkakan biaya operasional, SLA sulit terjaga, hingga penurunan kepuasaan pelanggan karena masalah berulang yang tidak bisa teridentifikasi lebih awal.
Konsep Data-Driven Operations
Meskipun bukan konsep baru dalam dunia bisnis, masih banyak yang belum memahami konsep data-driven operations secara mendalam. Secara deskriptif, data-driven operations adalah pendekatan operasional yang mengandalkan analisis data untuk mengambil keputusan yang lebih akurat dan efisien.
Maksudnya, data-data yang ada digunakan untuk memahami apa yang terjadi pada operasional atau performa bisnis, mengapa hal tersebut terjadi, dan apa yang perlu diperbaiki. Pendekatan bisnis ini pun tidak menuntut sistem yang rumit, melainkan konsistensi dalam pengumpulan, pembacaan, dan penggunaan data.
Dalam implementasinya, Anda tidak harus mengumpulkan semua jenis data. Sebab, data yang paling penting adalah data yang bersinggungan langsung dengan proses inti dari bisnis, seperti:
- Waktu proses: Data yang menjelaskan waktu pemrosesan pesanan dan tahapan yang paling menghabiskan waktu.
- Error dan Retur: Data yang menunjukkan berapa banyak kesalahan terjadi dalam operasional dan bagaimana pola kesalahan yang berulang.
- Pengiriman dan Fulfillment: Data yang menunjukkan berapa lama pengiriman produk ke pelanggan dan tingkat keterlambatan, serta kegagalan yang terjadi.
Jenis data di atas seringkali sudah tersedia, namun pemanfaatannya belum optimal. Versi terbaik dari data di atas adalah data yang tidak hanya mudah dipahami oleh manajemen, tetapi juga seluruh tim.
Bahkan, akan lebih baik jika data yang terkumpul tidak harus bersifat kompleks. Anda pun tidak harus menggunakan analitik tingkat lanjutan. Sebab, implementasi terbaik dalam pendekatan operasional bisnis adalah dengan menggunakan metrik sederhana yang mudah untuk tim pantau secara rutin.
Contoh Penerapan Data-Driven Operations
Implementasi operasional bisnis ini bertujuan untuk mengoptimalkan efisiensi proses bisnis itu sendiri. Dengan pengambilan keputusan berbasis data, segala operasional bisnis akan lebih akurat dan efisien. Berikut adalah beberapa contoh implementasi data-driven dalam bisnis.
1. Memperbaiki Proses Operasional
Dengan melihat data waktu proses, bisnis bisa mengidentifikasi mana tahapan yang membutuhkan waktu paling lama alias paling lambat. Dari sini, bisnis terkait bisa melakukan perbaikan secara spesifik untuk mengefisienkan proses dan waktu di tahapan tersebut.
2. Mengidentifikasi Bottleneck
Ketersediaan dan penggunaan data bisa membantu bisnis menemukan bottleneck (hambatan bisnis) dalam operasional; apakah pada proses packing, approval, atau pengiriman. Tanpa ketersediaan atau penggunaan data, bottleneck bisa disalah artikan sebagai kondisi kesibukan yang normal.
3. Meningkatkan Konsistensi Layanan
Konsisten adalah kunci kepercayaan pelanggan. Dengan memantau keberadaan error dan keterlambatan secara rutin, Anda bisa menjaga standar layanan bisnis tetap stabil bahkan saat terjadi lonjakan volume.
Dalam konteks operasional pengiriman, touchpoint seperti logistik dan fulfillment adalah sumber data yang sangat berharga. Platform teknologi logistik seperti Biteship bisa menjadi contoh ideal bagaimana data pengiriman, status paket, hingga performa kurir berkontribusi pada evaluasi operasional secara menyeluruh.
Waktunya Belajar Framework Bisnis Berbasis Data
Pada dasarnya, penggunaan data bisnis dengan benar membutuhkan framework berpikir. Anda tidak hanya sekadar melihat data, namun juga menarik insight dan menghubungkannya dengan tujuan bisnis.
Oleh karena itu, carilah referensi pembelajaran relevan yang bisa bantu Anda membangun framework berpikir dengan cara mengimplementasikan data-driven bisnis. Dewatalks adalah salah satu platform relevan tersebut.
Berada dalam naungan Dewaweb, salah satu perusahaan teknologi terbesar di Indonesia, Dewatalks adalah platform pembelajaran bisnis online yang membahas lengkap perihal operasional bisnis, termasuk framework berpikir berbasis data, metrik operasional, dan cara menarik insight.
Di platform ini, Anda bisa mengakses berbagai materi online seputar bisnis dalam bentuk video dan mengikuti webinar dari praktisi bisnis berpengalaman.
Transformasi ke Versi Data-Driven Business Sekarang!
Singkatnya, data-driven operations adalah pendekatan operasional bisnis yang fokus pengambilan keputusannya mengacu pada data faktual. Pendekatan ini bisa bantu mengefisienkan proses dan operasional bisnis serta meningkatkan kepuasaan pelanggan.
Hingga hari ini, ada banyak bisnis di Indonesia yang sudah mengadopsi pendekatan ini untuk mengoptimalkan pertumbuhan bisnis mereka. Jika Anda ingin mengimplementasikan pendekatan ini, mulailah dengan mendefinisikan metrik operasional yang paling relevan dari bisnis Anda.
Tentukan data apa yang benar-benar membantu Anda memahami proses bisnis. Selain itu, bangun kebiasaan evaluasi berbasis data secara rutin. Dengan eksekusi yang tepat, operasional bisnis Anda akan jauh lebih efisien dari sebelumnya.
*Artikel ini merupakan hasil kolaborasi antara Biteship dan Dewatalks.
