Kemampuan perusahaan untuk mengelola kerja sama secara optimal adalah kunci kesuksesan bisnis. Dalam hal kerja sama dengan vendor, terdapat istilah vendor management system (VMS) yang digunakan untuk mengelola hubungan pengadaan barang.
Lantas apa itu VMS, manfaat, dan cara kerjanya? Untuk memahami lebih lanjut, simak penjelasan selengkapnya pada artikel di bawah mengenai poin-poin penting dari sistem yang satu ini.
Pengertian Vendor Management System
Pada dasarnya, vendor management system merupakan sistem untuk mengelola vendor atau rekanan yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa. Pengelolaan ini melibatkan banyak pihak agar kerja sama bisa optimal.
Prosesnya dimulai dari pendataan vendor, baik calon potensial maupun yang sudah menjalin kerja sama, input data rekanan, hingga verifikasi vendor yang dilakukan oleh panitia tender. Sebagai tambahan, sistem ini memerlukan ketelitian dan akurasi tinggi, sehingga data perusahaan dapat diandalkan dan menjadi dasar kuat dalam pencarian vendor untuk kebutuhan pengadaan rutin.
Contoh VMS populer saat ini adalah SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, dan Coupa. Sistem tersebut mengotomatisasi proses pengadaan, pemantauan kinerja, dan manajemen kontrak, sehingga meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan vendor.
Manfaat Vendor Management System
Dengan vendor management system yang baik, banyak manfaat yang bisa dirasakan oleh perusahaan, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut!
Keuntungan untuk Perusahaan
Sistem informasi dan data yang dikelola dengan optimal memungkinkan perusahaan dapat melihat dengan jelas vendor mana yang menawarkan kesepakatan paling menguntungkan untuk pengadaan barang. Dengan banyaknya opsi dan informasi yang lengkap, perusahaan berpotensi mendapatkan vendor terbaik.
Efisiensi Biaya Pengadaan Barang
Sistem yang kuat dan terpercaya membantu perusahaan mendapatkan vendor terbaik untuk setiap pengadaan barang. Informasi dapat dicari dengan mudah dari data yang ada, kontak bisnis dipermudah, dan pemberkasan serta perhitungan pajak menjadi lebih praktis dengan kejelasan informasi dalam database.
Memantau Performa Vendor
Dengan vendor management system, perusahaan dapat memantau performa vendor secara terpadu. Hasilnya, perusahaan menilai vendor dengan performa baik dan yang masih kurang dan yang penting untuk kerja sama jangka panjang dan pembelian berulang.
Konsolidasi untuk Meningkatkan Kekuatan Pembelian
Sistem ini juga memaksimalkan daya beli perusahaan. Dengan data yang akurat dan lengkap, perusahaan bisa mengidentifikasi vendor mana yang menawarkan harga paling bersaing tanpa mengurangi kualitas. Terlebih, seleksi awal memungkinkan kategorisasi kemampuan vendor.
Komunikasi Lebih Baik
Terakhir, arus komunikasi yang lancar antara perusahaan dan vendor meningkatkan kualitas transaksi. Ini memastikan kepatuhan pada kesepakatan yang telah dibuat, sehingga kedua pihak mendapatkan hak dan menjalankan kewajiban masing-masing.
Baca juga: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuat Kode Produksi Terbaru 2024!
Cara Kerja Vendor Management System
Vendor management system (VMS) bekerja melalui beberapa tahapan kunci yang memastikan pengelolaan vendor dilakukan secara efisien dan efektif, yakni sebagai berikut!
Pendaftaran dan Pendataan Vendor
Proses dimulai dengan pendaftaran vendor potensial ke dalam sistem. Informasi detail tentang vendor, seperti profil perusahaan, jenis layanan atau produk yang ditawarkan, dan riwayat kerja sama dicatat dalam database.
Verifikasi dan Seleksi Vendor
Setelah pendaftaran, lakukan verifikasi untuk memastikan keabsahan dan kemampuan vendor. Ini termasuk pengecekan dokumen legal, penilaian kinerja sebelumnya, dan referensi dari klien lain. Vendor yang lolos verifikasi masuk dalam daftar vendor yang disetujui.
Pengelolaan Kontrak
Vendor management system membantu dalam pembuatan, penyimpanan, dan pengelolaan kontrak dengan vendor. Perusahaan dengan sistem ini dapat mengatur dan memantau seluruh kontrak secara elektronik, memastikan kepatuhan terhadap ketentuan kontrak.
Pengadaan Barang dan Jasa
Saat ada kebutuhan pengadaan, perusahaan bisa menggunakan VMS untuk mengajukan permintaan penawaran ke beberapa vendor yang terverifikasi. Sistem ini memungkinkan evaluasi penawaran berdasarkan berbagai kriteria seperti harga, kualitas, dan waktu pengiriman.
Pemantauan Kinerja Vendor
VMS menyediakan alat untuk memantau kinerja vendor secara berkala. Data kinerja seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas produk atau jasa, dan respons terhadap permintaan pelanggan harus dicatat dan dianalisis.
Manajemen Risiko
Vendor management system juga membantu dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko yang mungkin timbul dalam hubungan dengan vendor. Hal ini termasuk penilaian risiko berdasarkan kinerja dan stabilitas vendor serta tindakan mitigasi yang perlu dilakukan.
Pembayaran dan Penyelesaian
Setelah barang atau jasa diterima, VMS memfasilitasi proses pembayaran dan penyelesaian ke vendor. Sistem ini memastikan bahwa pembayaran dilakukan sesuai dengan ketentuan kontrak dan setelah verifikasi penerimaan yang memadai.
Pelaporan dan Analisis
VMS menyediakan fitur pelaporan dan analisis yang komprehensif. Perusahaan dapat melihat laporan kinerja vendor, analisis biaya, dan tren pengadaan yang membantu dalam pengambilan keputusan strategis.
Baca juga: Cara Mencari Supplier yang Terpercaya untuk Toko Online
Tips Mengelola Vendor Management System
Mengelola vendor management system (VMS) dengan efektif memerlukan pendekatan strategis dan berkelanjutan. Berikut ini penjelasannya!
Pilih Vendor dengan Cermat
Pertama, lakukan penilaian menyeluruh terhadap calon vendor sebelum memilih. Evaluasi berdasarkan kualitas, harga, reputasi, dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Pemilihan vendor yang tepat adalah langkah awal yang krusial.
Pantau Kinerja Vendor Secara Berkala
Berikutnya, gunakan VMS untuk memantau kinerja vendor secara rutin. Tetapkan indikator kinerja utama (KPI) dan lakukan penilaian berkala untuk memastikan bahwa vendor memenuhi standar kualitas dan kesepakatan kontrak.
Jaga Komunikasi Terbuka
Lalu, pastikan ada saluran komunikasi yang jelas dan terbuka antara perusahaan dan vendor. Komunikasi yang baik membantu menyelesaikan masalah dengan cepat dan memastikan bahwa semua pihak memahami ekspektasi dan kebutuhan.
Otomatisasi Proses Administrasi
Selanjutnya, manfaatkan fitur otomatisasi dalam vendor management system untuk mengelola kontrak, pembayaran, dan dokumen lainnya. Ini membantu mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan.
Lakukan Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan
Terakhir, evaluasi sistem dan proses secara berkala untuk menemukan area yang bisa ditingkatkan. Gunakan feedback dari vendor dan tim internal untuk melakukan perbaikan yang diperlukan, sehingga VMS tetap efektif dan relevan.
Baca juga: 6 Contoh Analisis SWOT dalam Bisnis, Anda Harus Paham!
Sudah Tahu Vendor Management System dan Tips Pentingnya?
Dengan memahami vendor management system (VMS) dan menerapkan tips mengelolanya secara efektif, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan biaya, dan membangun hubungan yang lebih baik dengan para vendor.
VMS tidak hanya mempermudah proses administrasi, tetapi juga memberikan wawasan lebih dalam tentang kinerja dan kemampuan vendor. Jadi, dengan pendekatan yang tepat, perusahaan bisa memastikan bahwa setiap langkah dalam pengelolaan vendor mendukung tujuan bisnis secara keseluruhan.
