Dalam kegiatan jual beli, nota adalah salah satu bagian yang penting karena bermanfaat sebagai bukti pembayaran yang sah. Tanpa adanya nota, pembeli tidak bisa melakukan klaim apabila terjadi suatu kesalahan dalam memasukkan barang, harga atau pengembalian.
Anda pasti sudah tidak asing dengan yang namanya nota karena banyak toko yang memberi nota pada pembelinya sebagai bukti pembayaran. Untuk mengenal nota lebih jauh, Anda bisa menyimak artikel tentang pengertian, fungsi dan jenis-jenisnya berikut ini.
Pengertian Nota Adalah?
Retail adalah penjual produk atau jasa kepada konsumen akhir sehingga membutuhkan suatu nota sebagai bukti transaksi yang sah. Nota berisi informasi tentang jumlah barang, jenis barang, harga, dan info penting lain yang berguna bagi penjual maupun pembeli.
Bagi pembeli, nota berguna sebagai bukti jika terjadi kesalahan pencatatan dalam transaksi, sedangkan bagi penjual nota sering digunakan sebagai bahan evaluasi penjualan dan bahan laporan keuangan.
Fungsi Nota
Sebagian besar dari kita hanya mengetahui fungsi nota adalah sebagai alat bukti transaksi yang sah, padahal masih banyak fungsi lain dari nota yang bisa kita dapatkan dalam kegiatan ekonomi sehari-hari.
- Untuk mengetahui total barang terjual agar pencatatan transaksi suatu perusahaan mendapatkan informasi stok barang yang tepat.
- Untuk memahami jumlah barang yang dibeli sehingga perusahaan mengetahui jenis barang yang paling diminati.
- Sebagai acuan data penjualan jika terjadi kesalahan pencatatan laporan sehingga bisa diperbaiki.
- Sebagai tanda terima yang valid dari pembelian dan penjualan.
- Sebagai data utama dalam laporan keuangan ataupun persediaan barang sehingga informasinya lebih detail.
Baca Juga: Pengertian Cashflow Dalam Bisnis
Jenis-jenis Nota
1. Nota Penjualan
Jenis nota yang pertama ini merupakan jenis nota yang paling sering kita jumpai karena digunakan sebagai bukti sah suatu transaksi pembelian. Nota penjualan biasanya dibuat dalam dua salinan agar satu salinan bisa diberikan kepada pembeli.
Sedangkan, salinan nota penjualan lainnya akan disimpan oleh penjual sebagai dokumentasi toko. Nota penjualan yang disimpan toko ini juga bisa digunakan dalam perhitungan laba di akhir penutupan buku.
2. Nota Kontan
Jenis nota selanjutnya adalah nota kontak yang merupakan bukti transaksi tunai paling umum dan sah. Biasanya, Anda akan menjumpai nota kontan di berbagai gerai, misalnya toko penjual kopi di mana ada satu nota untuk penjual dan satu nota lagi untuk pembeli.
Meski jenisnya berbeda, tapi fungsi nota ini tetap sama, yakni untuk mendeteksi apabila terjadi kesalahan pada proses transaksi sekaligus menjadi bukti stok barang terjual.
Baca Juga: Pengertian dan Cara Kerja Payment Gateaway
3. Nota Kredit
Nota kredit adalah jenis nota yang sering digunakan dalam transaksi penerimaan barang secara kredit. Bukti penerimaan yang diberikan oleh penjual ini berguna dalam pemeriksaan barang yang diterima pembeli agar barang bisa dikembalikan apabila tidak sesuai pesanan.
Setelah menerima nota, penjual akan menyesuaikan pesanan pembeli berdasarkan peraturan atau perjanjian sehingga tidak terjadi kesalahan. Itulah mengapa nota adalah bagian penting dalam suatu transaksi jual beli.
4. Nota Debit
Jenis nota terakhir yang sering kita temui adalah nota debit yang berguna dalam pengembalian barang yang dibeli secara kredit. Nota kredit dikeluarkan jika pembeli melakukan pembayaran secara kredit dan terdapat pengurangan harga faktur akibat rusak.
Penjual biasanya akan memberikan konfirmasi dan tindak lanjut terhadap barang tersebut setelah melakukan pencatatan barang yang sudah di revisi.Pentingnya nota membuat Anda sebagai penjual harus memahaminya lebih baik, apalagi tentang fungsi dan jenis-jenisnya. Cara pembuatan nota adalah bagian penting yang harus Anda perhatikan agar bisa mencapai fungsi secara efektif dan efisien.
Baca Juga: Pengertian Kliring Dalam Keuangan Bisnis
