Purchasing: Pengertian, Tugas, Fungsi, dan Prosesnya

Setiap perusahaan mutlak melakukan pembelian untuk mendapatkan bahan baku. Nah, dalam lingkungan bisnis yang semakin kompleks dan dinamis, manajemen pengadaan atau purchasing adalah faktor yang sangat penting dalam kesuksesan organisasi.

Lantas, apa itu proses pengadaan atau purchasing? Ketahui jawabannya dengan membaca artikel berikut yang akan membahas lengkap tentang pengertian, tanggung jawab, fungsi, dan proses kerjanya.

Apa Itu Purchasing?

Pengadaan atau procurement atau purchasing adalah kegiatan perusahaan dalam berbelanja bahan baku atau menyewa alat-alat dan jasa yang mendukung proses produksi bisnisnya. Sehingga, kebutuhan perusahaan dalam melakukan operasional akan terpenuhi.

Mengingat kegiatan pembelian mencakup banyak aspek dan tugasnya tidak sederhana, biasanya perusahaan membentuk divisi tersendiri. Umumnya, anggaran pembelian untuk mendukung operasional akan menghabiskan sekitar 50 hingga 70 persen pendapatan perusahaan.

Karyawan yang bertugas dalam melaksanakan pembelian disebut buyer. Seorang buyer harus mempunyai kemampuan yang kompeten supaya dapat memahami kebutuhan perusahaan. Pasalnya, buyer harus bisa membuat perencanaan dan penyusunan anggaran pembelian berdasarkan kondisi perusahaan.

Fungsi Purchasing

Urusan administrasi rentan sekali mengalami kendala yang menyebabkan pembelian macet. Sehingga, fungsi pengadaan atau purchasing adalah untuk menyederhanakan prosedur penawaran dengan cara mengatur sumber utama pembelian pokok.

Fungsi pengadaan juga dapat menghindari penggunaan pembelian dengan cara melakukan pembelian biaya rendah menggunakan kartu pengadaan. Semakin pendek dan ramping proses purchasing, maka perusahaan dapat menghemat pengeluaran.

Perusahaan bisa memfokuskan pengeluaran pada pembelian yang kompleks dan paling mahal. Dengan demikian, fungsi pengadaan juga bisa untuk meningkatkan pendapatan perusahaan.

Tanggung Jawab Buyer dalam Purchasing

Setelah mengetahui langkah-langkah dalam melakukan pembelian, Anda juga perlu mengetahui apa saja tanggung jawab seorang buyer dalam kegiatan pengadaan. Berikut adalah sejumlah tanggung jawab seorang buyer.

Membuat daftar perencanaan jasa atau barang yang akan dibeli atau menyewa alat-alat untuk operasional perusahaan.
Klasifikasi pembelian seperti pembelian saat ini, bulanan, atau bahkan jangka panjang.
Menghitung biaya total cost ownership.
Memberikan laporan kepada manajemen untuk mendapatkan approval purchase order.
Tanggung jawab buyer dalam divisi purchasing adalah mencari dan menghubungi supplier.
Melakukan proses negosiasi.
Membuat dan mengirimkan purchase order ke supplier.
Melakukan pemeriksaan quality control terhadap barang atau jasa yang disewa atau dibeli.
Berkoordinasi dengan bagian keuangan dan logistik.
Membuat dokumentasi pengadaan.
Memastikan efektivitas barang atau jasa sewaan atau yang sudah dibeli.

Proses Kerja Purchasing

Melakukan pembelian bahan baku, alat, atau jasa untuk perusahaan tidaklah sesederhana seperti ketika Anda belanja kebutuhan pribadi. Anda harus melakukan pertimbangan panjang dan melaksanakannya dengan langkah-langkah yang tepat. Adapun langkah-langkah purchasing adalah sebagai berikut:

1. Melakukan Perencanaan Pengadaan

Sebelum melakukan pembelian, tugas buyer dalam purchasing adalah melakukan perencanaan terlebih dahulu. Kegiatan yang dilakukan dalam membuat perencanaan antara lain melakukan proses analisis.

Proses ini memungkinkan Anda untuk mengetahui keuntungan dan kekurangan jika perusahaan melakukan pengadaan dalam waktu tertentu. Buyer harus mencocokkan hasil analisis dengan jumlah anggaran yang perusahaan berikan.

Mengingat keputusan pembelian ini dapat memengaruhi penghasilan perusahaan, maka Anda harus lebih teliti dalam memutuskannya. Untuk memudahkan Anda mengambil keputusan yang tepat dan cepat, silakan buat beberapa pertanyaan ketika akan melakukan pengadaan. Berikut ini contoh pertanyaannya:

Mengapa perusahaan perlu menyewa atau membeli barang atau jasa?
Apa manfaat barang atau jasa tersebut untuk perusahaan?
Bagaimana kemampuan supplier dalam menyediakan barang atau jasa?
Berapa besar keuntungan yang supplier inginkan?
Produk tersebut diproduksi di mana? Seberapa jauh lokasi tersebut dari perusahaan Anda?
Bagaimana reputasi supplier dalam menyediakan kualitas barang?

2. Pemilihan Supplier

Langkah selanjutnya adalah memilih supplier atau pemasok potensial berdasarkan kebutuhan perusahaan. Pastikan Anda memilih pemasok yang melayani konsumen dengan baik dan mempunyai reputasi baik.

Pertimbangan lain saat memilih pemasok adalah menyediakan technical assistant yang fleksibel, mempunyai kondisi finansial yang sehat, dan berkomitmen untuk berkembang. Dengan demikian, Anda pun bisa mendapatkan barang berkualitas dan pasokannya berkesinambungan.

Supaya lebih efisien dari segi waktu dan biaya, pastikan pula lokasi supplier tidak terlalu jauh dari perusahaan Anda beroperasi. Kondisi ini memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan margin keuntungan yang tinggi.

3. Proses Bidding

Langkah ketiga purchasing adalah melakukan proses bidding. Biasanya, buyer yang sudah menemukan supplier akan menggirimkan RFI (Request for Information). Selanjutnya, supplier akan melakukan bidding dengan memberikan penawaran harga dan kemampuan menyediakan produk.

Adapun rincian lain yang akan supplier berikan antara lain rincian jasa atau barang yang akan Anda beli, kemampuan perusahaan mengeluarkan biaya pembelian. Kemudian, tanggal jatuh tempo pembayaran tagihan, jumlah barang atau jasa, dan durasi pemakaiannya.

4. Negosiasi

Meskipun supplier sudah memberikan penawaran menarik, mungkin Anda tidak merasa semua penawaran tersebut cocok. Supaya bisa mendapatkan penawaran yang cocok dengan kebutuhan perusahaan, maka Anda bisa melakukan proses negosiasi.

Seorang buyer wajib mempunyai kemampuan negosiasi yang baik, sehingga bisa melakukan pembelian yang memenuhi kebutuhan perusahaan dan mendapatkan penawaran menarik. Adapun poin utama dalam proses negosiasi selama purchasing adalah menentukan kesepakatan biaya dan jumlah barang.

Jika proses negosiasi tersebut menemukan jalan tengah, maka proses pembelian pun dapat mulai dilakukan. Supplier akan mendapatkan purchase order dari divisi pembelian perusahaan.

Proses selanjutnya, perusahaan akan mendapatkan invoice dari supplier. Supplier akan menggunakan invoice tersebut untuk menyediakan pesanan berikutnya.

5. Menjaga Hubungan Baik dengan Supplier

Apabila Anda sudah menemukan pemasok yang dapat menyediakan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menyediakan barang berkualitas, maka penting untuk menjaga hubungan dengan pemasok. Buyer wajib melakukan kegiatan ini supaya dapat menumbuhkan rasa saling percaya dan menghargai dengan pemasok.

Dengan demikian, supplier dan perusahaan pun merasa senang dalam menjalin kerja sama. Hubungan kerja sama yang baik akan membuat umur kerja sama lebih panjang. Alhasil, Anda sebagai buyer tidak perlu pusing lagi untuk mencari supplier lain.

Sudah Paham dengan Pembahasan Purchasing?

Pada kesimpulannya, pengadaan atau purchasing adalah divisi khusus pada sebuah perusahaan yang bertanggung jawab atas pengadaan dan pembelian barang. Karena sejatinya pembelian barang harus berdasarkan kebutuhan dan kemampuan anggaran perusahaan.

Ada beberapa proses yang harus buyer lakukan sebelum melakukan pengadaan supaya mendapatkan barang yang tepat dan berkualitas baik. Meskipun pekerjaan seorang buyer terkesan mudah dan sederhana, namun faktanya tidak sesederhana itu.

Buyer perlu melakukan berbagai tahap yang melibatkan analisis mendalam, kerja sama dengan pemasok, serta pengambilan keputusan strategis yang dapat berdampak jangka panjang terhadap operasional dan keberhasilan perusahaan.