Stock opname adalah aktivitas menghitung persediaan barang yang tersimpan di gudang sebelum dipasarkan. Bagi yang memiliki usaha di bidang retail, maka harus melakukan stock opname secara teratur dan mencatatnya secara rapi untuk memastikan bahwa persediaan barang tetap terpenuhi.
Dalam implementasinya, stock opname meliputi banyak kegiatan, termasuk menghitung jumlah produk, pengecekan langsung, dan penataan barang untuk mempermudah operasional usaha. Khususnya saat membutuhkan produk tertentu, maka akan lebih mudah dalam menemukannya.
Pengertian Stock Opname Adalah?
Seperti telah disebutkan sebelumnya, bahwa istilah stock opname adalah serangkaian kegiatan yang meliputi proses mulai menghitung stok secara cermat hingga menata barang sesuai prosedur.
Stock opname merupakan elemen penting dalam bisnis karena dengan adanya proses ini, maka pelaku bisnis bisa memastikan jika kegiatan usaha berjalan dengan baik.
Apabila dilakukan secara manual, stock opname memang cukup menguras waktu, tenaga, dan pikiran. Apalagi, kalau stok barang dalam gudang ada banyak dan bervariasi.
Akan tetapi, seiring perkembangan teknologi, saat ini sebagian besar pengusaha retail mulai melakukan upgrade manajemen stok dengan menerapkan barcode pada setiap produk. Sehingga proses pencatatan bisa dilakukan secara lebih cepat, praktis, dan minim kesalahan penghitungan. Saat ini, kondisi tersebut bisa teratasi karena perkembangan zaman yang melahirkan teknologi. Para pengusaha retail mulai menggunakan barcode untuk setiap produk dan menyambungkan itu ke satu aplikasi untuk mengelola datanya.
Penggunaan teknologi memang terbukti efektif dalam memudahkan berbagai kegiatan bisnis. Selain memungkinkan Anda melakukan stock opname secara mudah namun hasilnya akurat. Tidak ada salahnya perusahaan juga menerapkan strategi Omnichannel untuk memperbaiki kualitas pelayanan.
Omnichannel adalah strategi bisnis yang bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui kemudahan komunikasi menggunakan berbagai saluran media elektronik. Dengan begitu, konsumen bisa lebih mudah untuk terhubung dengan bisnis maupun produk Anda.
Cara memanjakan konsumen lainnya adalah menghadirkan beragam opsi pengiriman barang dengan metode pembayaran bervariasi yang dapat dipilih sesuai keinginan konsumen. Jika Anda membutuhkan software shipping dan plugins terintegrasi, maka bisa menggunakan Biteship.
Baca Juga: Inventory Control Adalah Hal yang Penting untuk Bisnis, Ini Penjelasannya
Tujuan Stock Opname
Implementasi stock opname dilakukan dengan berbagai tujuan yang ingin dicapai oleh pemilik bisnis. Salah satu tujuan stock opname adalah untuk mengetahui kesesuaian jumlah yang tercatat pada pembukuan keuangan dengan kondisi riil saat ini.
Untuk mencapai tujuan tersebut, seringkali stock opname dilakukan sampai dua kali sehari. Tepatnya pada awal jam operasional bisnis dan ketika berakhirnya jam operasional. Lebih lanjut, di bawah ini adalah beberapa tujuan dari pelaksanaan stock opname:
- Meminimalisir terjadinya selisih antara data pembukuan dan stok barang real di gudang.
- Memastikan pencatatan pembukuan benar dan akurat, sehingga bisa digunakan sebagai Sistem Pengendalian Intern.
- Menemukan jumlah aktiva, utang & piutang, serta kas yang dimiliki perusahaan.
Baca Juga: Checker Gudang: Berikut Pengertian dan Tugasnya
Manfaat Pelaksanaan Stock Opname
Melakukan kegiatan stock opname memiliki banyak manfaat bagi suatu perusahaan. Penasaran kenapa pelaku usaha tidak boleh melewatkan stock opname? Berikut penjelasan lengkapnya:
1. Menghindari Penyalahgunaan atau Penyimpangan Barang
Tujuan stock opname adalah menghindari terjadinya penyalahgunaan dan kesalahan dalam menghitung produk, baik itu kelebihan atau kekurangan produk.
2. Identifikasi Kekurangan atau Kehilangan Stok Barang
Melalui stock opname, pelaku usaha bisa mengidentifikasi kekurangan atau kehilangan persediaan secara lebih cepat, sehingga dapat segera mencari solusi untuk menghindari kekosongan barang.
3. Evaluasi Perkembangan Bisnis
Dalam bisnis, pemilik usaha biasanya akan melakukan perbandingan data sebagai tolak ukur perkembangan bisnis pada tahun-tahun sebelumnya. Salah satu data yang digunakan adalah dari stock opname dan selanjutnya akan dijadikan bahan evaluasi bagi perusahaan.
4. Memudahkan Kegiatan Monitoring
Salah satu manfaat stock opname adalah mempermudah proses pemantauan dan pengelolaan arus keluar masuk barang dengan data akurat yang dapat dipertanggungjawabkan.
5. Aktivitas Mengawasi Kualitas Barang Lebih Mudah
Barang yang berada di tempat penyimpanan harus selalu dipantau untuk memastikan jika kondisinya tetap bagus dan layak jual. Selain itu, kegiatan pengawasan juga merupakan langkah tepat untuk mencegah terjadi kekosongan stok.
Baca Juga: Buku Stok Barang: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya Terlengkap
Tahap Tahap Pelaksanaan Stock Opname
Pada implementasinya, pelaksanaan stock opname terdiri dari beberapa tahapan. Penasaran dengan langkah-langkahnya? Silahkan lihat pada poin-poin di bawah ini:
1. Tahap Awal
Idealnya tahap ini dilakukan satu minggu sebelum stock opname dilakukan. Untuk memudahkan prosesnya, maka perusahaan perlu menghimbau pegawai gudang agar meningkatkan komunikasi dengan sesama tim.
Sementara itu, pada tahapan ini Anda perlu mempersiapkan beberapa komponen penting, diantaranya adalah sebagai berikut:
- Memastikan bahwa semua stok barang telah dilengkapi barcode untuk mempercepat proses penghitungan.
- Memberikan label pada barang yang telah dihitung tim gudang, kemudian barang ditata sesuai barcode yang tertera.
- Menempelkan label pada produk yang tidak harus dihitung.
2. Tahap Persiapan
Pelaksanaan tahap ini dilakukan satu hari sebelum stock opname dilakukan. Untuk melakukan tahapan ini, Anda harus membuat persiapan seperti berikut:
- Tim gudang melengkapi input data dan mutasi barang saat jam operasional tutup.
- Mengadakan briefing untuk diikuti seluruh pihak, khususnya yang akan dilibatkan pada kegiatan stock opname agar setiap orang paham mengenai kewajibannya.
- Memastikan jika tidak ada lagi aktivitas input mutasi produk setelah jam tutup H-1 menjelang pengecekan inventori.
3. Tahap Pelaksanaan
Dalam melaksanakan stock opname, ada beberapa hal penting yang wajib dilakukan oleh pemilik usaha, yaitu sebagai berikut:
- Memastikan jika setiap transaksi telah diinput ke masing-masing program.
- Menandai barang yang telah melalui proses pemeriksaan dan penghitungan.
- Mencetak hasil input, kemudian diberikan ke pihak accounting atau audit untuk dijadikan acuan melakukan stock opname.
- Melakukan pemeriksaan ulang dengan tujuan mengidentifikasi kesalahan hitung atau selisih.
- Lembar cetakan hasil stock opname di input ke berbagai versi program.
- Stock opname diberikan pada audit untuk di cek dan melakukan penyesuaian sesuai stok yang ada.
Setelah mengetahui bahwa stock opname adalah memiliki peran dan manfaat penting bagi perkembangan suatu bisnis. Sudah sebaiknya setiap pelaku usaha retail menerapkan stock opname demi menjaga persediaan stock dan mencegah terjadinya penyalahgunaan barang.
Kendala Stock Opname
Karena membutuhkan penelitian yang cukup tinggi, ada banyak kendala yang terjadi ketika melakukan stok opname. Berikut adalah beberapa kendala yang sering muncul yang bisa Anda hindari.
1. Hasil Tidak Akurat
Dalam proses stock opname, seringkali terjadi ketidakakuratan hasil pencatatan. Hal ini disebabkan oleh ketidaksesuaian antara jumlah barang fisik di gudang dengan hasil stock opname.
Ketidakakuratan ini bisa disebabkan oleh beberapa hal, seperti proses manual, kurangnya pengecekan setelah stock opname, penyusunan barang yang tidak teratur di gudang, hingga kesalahan manusia.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhatikan dan mengawasi proses stock opname untuk menghindari masalah tersebut. Selain itu, langkah-langkah optimalisasi juga perlu diambil agar perusahaan tidak mengalami kerugian karena masalah yang terus muncul.
2. Tata Letak Tidak Optimal
Salah satu penghambat stock opname adalah tata letak yang tidak efisien sehingga waktu pelaksanaan stock opname jadi lebih panjang. Hal ini juga menjadi penyebab staf gudang perlu melakukan pekerjaan ganda, yaitu melakukan stock opname dan mencari barang di gudang.
Selain menghambat stock opname, tata letak yang tidak optimal juga akan menghambat aliran barang di gudang. Hal tersebut dapat berdampak kegagalan dalam memenuhi permintaan karena kualitas stok yang menurun.
Maka dari itu, tata letak dalam gudang harus dibuat seefisien mungkin sehingga proses stock opname akan lancar dan barang akan selalu dalam kondisi yang baik.
3. Kontrol Kualitas yang Kurang Baik
Salah satu fungsi stock opname adalah untuk mengontrol kualitas barang yang ada di gudang. Namun, seringkali hal tersebut tidak dilakukan karena proses melakukan stock opname sendiri sudah memakan waktu yang cukup lama.
Umumnya, ketika melakukan stock opname, staf gudang memiliki jadwal untuk mencatat jumlah barang tertentu. Namun, jika barang tidak disusun dengan rapi di gudang, staf akan kesulitan menemukan barang, dan kualitas produk tidak terjaga dengan baik.
4. Permintaan Barang yang Fluktuatif
Perubahan permintaan pelanggan bisa jadi sulit saat melakukan stock opname. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengikuti tren pasar berdasarkan data yang ada. Tanpa data stock opname yang akurat, perusahaan bisa kesulitan memenuhi permintaan pelanggan.
Dampak dari perubahan permintaan barang adalah perusahaan bisa memiliki stok barang yang sudah tidak terpakai. Ini terjadi karena permintaan berubah dengan cepat dan proses bisnis yang kurang bisa beradaptasi.
Jika stock opname masih dilakukan secara manual, ini bisa jadi masalah besar bagi perusahaan yang harus segera diatasi. Jika tidak, perusahaan akan terus rugi karena menyimpan barang yang tidak terjual.
Baca juga: 8 Langkah Manajemen Stock Barang di Gudang
Stok Aman dan Transaparan di Gudang Biteship
Data yang tidak akurat sudah menjadi momok bagi para staff gudang. Pasalnya, ketidakakuratan ini dapat berimbas pada banyak aspek mulai dari timeline produksi yang berantakan hingga jumlah permintaan yang tidak terpenuhi.
Untuk memudahkan proses stock opname Anda, Biteship sebagai penyedia layanan warehouse dan fulfillment selalu memberikan visibilitas terhadap jumlah produk yang disimpan di gudang kami.
Kami selalu memperbaharui data terkait jumlah produk sehingga Anda tidak perlu khawatir kekurangan stock atau ketidaksesuaian data antara barang di gudang dengan yang tertera di e-commerce Anda.
Biteship selalu mengedepankan visibilitas dan transparansi bagi pengguna gudang kami.
Tertarik dengan layanan gudang dan fulfillment Biteship? Hubungi nomor berikut ini untuk konsultasi lebih lanjut:
Atau, jadwalkan pertemuan online bersama tim Biteship pada link berikut ini
