Gudang merupakan tempat yang digunakan untuk menyimpan persediaan produk sebelum didistribusikan kepada konsumen. Untuk mempermudah pengelolaannya, Anda bisa menggunakan Warehouse Management System atau WMS yang termasuk dalam manajemen pergudangan.
WMS sendiri merupakan salah satu bukti bahwa teknologi informasi mampu memberikan kemudahan di semua sektor, termasuk bisnis dan perdagangan. Untuk mengetahui lebih lengkap tentang WMS, mari simak penjelasan di bawah ini.
Apa Itu Warehouse Management System?
Sebelum membahas lebih jauh, mari memahami pengertian pergudangan terlebih dahulu. Pergudangan adalah aktivitas menyimpan barang di dalam gudang serta mempersiapkan barang sebelum dikirim kembali kepada konsumen.
Sedangkan WMS merupakan sejenis platform yang berguna untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola pergudangan. Pengaturan barang di gudang menggunakan WMS sudah melibatkan teknologi sehingga menjadi lebih mudah, efisien, dan cepat.
Tujuan utama penggunaan WMS adalah memantau atau mengontrol berbagai macam proses yang terjadi di warehouse, meliputi penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman. Tidak hanya sampai di situ, WMS juga berfungsi untuk mengontrol pengambilan barang di gudang.
Fungsi Warehouse Management System
Di bawah ini akan dijelaskan mengenai fungsi dari Warehouse Management System. Terdapat 3 fungsi utama sebagai berikut.
1. Pelacakan Stok
Penggunaan WMS adalah mempermudah proses pemantauan stok ketika keluar dan masuk gudang. Di dalam WMS tersimpan data riwayat proses masuk dan keluarnya barang sehingga bisa dipantau dengan lebih jelas dan transparan.
Staf yang bekerja di gudang juga dapat memantau tanggal kedaluwarsa bagi setiap barang yang ada. Hal ini penting karena umumnya warehousing menggunakan sistem First Expired First Out untuk mengurangi pembuangan barang yang sudah kedaluwarsa.
2. Putaway, Picking, Packing, and Shipping
Dalam manajemen gudang, putaway, picking, packing, dan shipping merupakan aktivitas paling krusial. Berikut ini pengertian dari istilah-istilah tersebut.
- Putaway merupakan proses untuk menempatkan barang-barang di gudang.
- Picking adalah proses mengambil barang di gudang sesuai dengan order.
- Packing adalah proses mengemas barang yang sudah diambil untuk selanjutnya dikirim kepada konsumen.
- Shipping merupakan proses pengiriman barang yang sudah dipersiapkan sebelumnya.
3. Pembuatan layout gudang
Fungsi yang terakhir dari WMS adalah membuat layout gudang. Fungsi ini diperlukan untuk memudahkan penempatan barang berdasarkan kategori dan urutan tertentu. Pembuatan layout akan memudahkan proses penyimpanan dan pengambilan barang sehingga prosesnya lebih efisien.
Baca juga: Fulfillment Warehouse, Gudang All in One untuk Bisnis Online
Fitur-Fitur Warehouse Management System
DI bawah ini adalah fitur-fitur dari Warehouse Management System yang dapat digunakan oleh para pemilik bisnis, yaitu:
1. Sistem Pelacakan Inventaris
Sistem pelacakan inventaris WMS menggunakan teknologi seperti pemindaian kode batang dan identifikasi frekuensi radio (RFID) untuk melacak pergerakan barang secara real time.
Setiap barang yang masuk dan keluar gudang diberi kode unik yang dapat dipindai, memungkinkan sistem memperbarui data inventaris secara otomatis. Hal ini memberi bisnis wawasan inventaris yang lebih luas, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan keakuratan data inventaris.
Informasi real-time mengenai jumlah dan lokasi barang di gudang memungkinkan bisnis menyesuaikan strategi penyimpanan dengan cepat dan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok.
Selain itu, pelacakan pengiriman yang tepat membantu mencegah barang hilang atau dicuri dengan memungkinkan Anda memantau dengan cermat setiap pergerakan barang Anda.
2. Manajemen Lokasi
Fitur manajemen lokasi WMS membantu Anda menentukan lokasi penyimpanan terbaik untuk setiap item di gudang Anda.
Sistem ini menggunakan algoritme untuk merekomendasikan lokasi penyimpanan berdasarkan berbagai faktor, termasuk frekuensi pengambilan, ukuran barang, dan berat barang.
Manajemen lokasi yang cerdas memungkinkan bisnis memaksimalkan ruang gudang, mengurangi waktu yang diperlukan untuk menemukan dan mengambil produk, dan memastikan bahwa produk disimpan di lokasi yang sesuai dengan karakteristiknya.
Misalnya, Anda bisa meletakkan barang-barang yang sering Anda bawa di tempat yang mudah dijangkau, dan barang-barang yang jarang Anda gunakan bisa disimpan lebih jauh. Optimalisasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk mencari item.
3. Sistem Penerimaan dan Pengiriman
WMS memfasilitasi proses penerimaan barang dari pemasok dan mengirimkannya ke pelanggan. Sistem ini memeriksa kuantitas dan kondisi produk yang masuk serta mengelola dokumen terkait seperti kuitansi dan faktur.
Proses penerimaan yang efisien memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik, mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan keandalan operasional.
Selain itu, WMS membantu mengelola seluruh dokumen terkait penerimaan dan pengiriman barang, memastikan seluruh informasi tercatat dengan baik dan mudah diakses.
Hal ini sangat penting untuk perencanaan pengiriman yang optimal dan memastikan barang dikirimkan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
4. Pelaporan dan Analisa
WMS menyediakan alat pelaporan dan analisis yang memungkinkan manajer gudang memantau kinerja operasional dan membuat keputusan strategis yang lebih baik.
Laporan ini dapat mencakup data tentang tingkat inventaris, kecepatan pengambilan, dan kinerja staf. Visibilitas lengkap ke dalam operasi gudang memungkinkan manajer dengan cepat mengidentifikasi masalah operasional dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
Selain itu, pelaporan komprehensif memungkinkan bisnis menganalisis tren operasional jangka panjang, membantu perencanaan jangka panjang, dan membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat dan tepat waktu.
Hal ini tidak hanya meningkatkan transparansi operasional, namun juga memungkinkan perusahaan untuk terus meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional gudang mereka.
5. Otomatisasi dan Teknologi
WMS sering kali menggunakan teknologi canggih seperti konveyor, pemetik robot, dan sistem otomasi gudang lainnya untuk meningkatkan kecepatan dan keakuratan pengoperasian gudang.
Dengan memanfaatkan otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Misalnya, ban berjalan dapat digunakan untuk memindahkan barang secara otomatis dari satu lokasi ke lokasi lain, atau robot pemetik dapat digunakan untuk mengambil barang dari rak dan menempatkannya di lokasi pengiriman.
Selain itu, teknologi seperti Internet of Things (IoT) dan pembelajaran mesin dapat membantu memprediksi permintaan, mengoptimalkan rute pengambilan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Otomatisasi ini tidak hanya membantu mengurangi biaya operasional, namun juga meningkatkan akurasi dan kecepatan perputaran inventaris, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan.
Baca Juga: Simak Pengertian Sortir dan Langkahnya Dalam Logistik
Keuntungan Menggunakan Warehouse Management System
Menggunakan WMS dapat memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Berikut detailnya.
- Mempercepat Handling Proses
Lead time proses akan menjadi lebih cepat ketika WMS diterapkan daripada menggunakan sistem manual. Dengan begitu, seluruh transaksi dan aktivitas pergudangan bisa dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.
- Mengurangi Anggaran untuk Gaji Karyawan
Berkat penggunaan WMS, gudang tidak memerlukan terlalu banyak orang untuk bekerja. Artinya, perusahaan juga dapat mengurangi anggaran untuk gaji karyawan.
- Mengurangi Belanja Peralatan
Perusahaan tidak perlu lagi menggunakan peralatan manual. Investasi yang diperlukan hanyalah seperangkat komputer untuk mengoperasikan WMS. Dengan begitu, anggaran belanja perusahaan akan berkurang.
- Mempermudah Pengaturan Tempat Penyimpanan
Salah satu fungsi dari WMS adalah membuat layout gudang. Manfaat dari fitur tersebut tentu saja memudahkan pengaturan tempat penyimpanan di dalam gudang.
- Meningkatkan Pelayanan bagi Konsumen
Karena seluruh proses di pergudangan sudah dijalankan dengan sistematis dan efisien, pelayanan kepada konsumen juga lebih maksimal. Barang dan pengiriman bisa dilakukan lebih cepat dan akurat.
Rekomendasi Produk Warehouse Management System
Untuk memaksimalkan fungsinya, sebaiknya Anda memilih produk WMS yang terbaik. Biteship (https://biteship.com/) sangat direkomendasikan untuk hal ini.
Tidak hanya itu, Biteship juga akan membantu Anda dalam hal penyimpanan, pengemasan barang, serta pengiriman barang sampai ke tangan konsumen. Cocok sekali untuk bisnis online shop.Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap mengenai warehouse management system yang disediakan oleh Biteship, Anda bisa langsung mengunjungi laman resminya di https://biteship.com/.
