Pergudangan: Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Mekanisme

Bisnis industri dan perdagangan tidak bisa dilepaskan dari pergudangan dan warehousing. Aktivitas pergudangan memiliki peran yang sangat penting untuk keberlangsungan bisnis. Namun apa pengertian pergudangan itu sendiri?

Tidak hanya berlaku untuk bisnis yang berskala besar, sistem pergudangan sebaiknya dipraktikkan pada bisnis skala kecil agar persediaan barang dapat terkendali dengan baik. Oleh karena itu, Anda sebaiknya memahami tentang pergudangan.

Pengertian Pergudangan

Untuk memahami tentang pergudangan, Anda sebaiknya memahami definisinya terlebih dahulu. Pergudangan adalah serangkaian proses sistematis yang berhubungan dengan penyimpanan dan pengawetan barang berskala besar di dalam gudang.

Pergudangan tidak hanya berkaitan dengan aktivitas penyimpanan barang. Di dalamnya juga terdapat proses penanganan barang lain. Dimulai dari penerimaan dan pencatatan barang, penyimpanan, penyortiran, pelabelan, hingga proses distribusi barang ke pihak selanjutnya.

Sementara gudang sendiri bisa didefinisikan sebagai tempat yang digunakan untuk penampungan barang. Gudang umumnya dimiliki oleh perusahaan dan dijadikan sebagai tempat transit sebelum barang dikirimkan ke agen atau tangan konsumen akhir.

Fungsi Pergudangan

Secara umum, pergudangan memiliki 3 fungsi, yaitu movement, storage, dan information transfer dengan penjelasan detail di bawah ini.

1.     Movement

Movement juga dapat disebut sebagai material handling. Fungsi ini terbagi menjadi 4 aktivitas utama sebagai berikut.

• Unloading/receiving

Merupakan proses penerimaan dan pengecekan barang sesuai dengan dokumen pengiriman yang dilampirkan oleh pengiriman.

• Transfer

Transfer adalah proses pemindahan barang yang sudah diterima dan sudah lolos dari proses pemeriksaan atau pengecekan. Selanjutnya barang akan dibawa ke gudang penyimpanan.

• Order Selection

Kegiatan memindahkan barang dari gudang penyimpanan. Selanjutnya barang dipersiapkan untuk proses pengiriman.

• Loading/shipping

Proses pengiriman barang ke konsumen sesuai dengan permintaan. Dalam proses ini juga disertai dengan pembuatan dokumen pengiriman.

2.     Storage

Fungsi storage berhubungan dengan penyimpanan barang yang sudah diterima oleh gudang. Fungsi ini meliputi 4 aktivitas utama berikut ini.

• Holding/ penyimpanan yang bertujuan untuk melindungi keamanan barang dan memastikan persediaan barang dan melindungi keamanannya.
• Consolidation adalah proses konsolidasi barang meliputi proses inbound (barang masuk) dan outbond (barang keluar).
• Outbond dispertion atau beak bulk
• Goods in process atau product mixing.

3.     Information Transfer

Fungsi yang terakhir adalah information transfer, yaitu informasi yang akurat dan tepat waktu. Adapun informasi yang diperlukan antara lain:

• Persediaan barang
• Perputaran barang
• Pemakaian barang persediaan
• Pemanfaatan ruang di dalam gudang
• Personalia
• transportasi

Tujuan Pergudangan

Pada awal pembahasan sudah sempat disebutkan bahwa tujuan pergudangan adalah untuk mengendalikan persediaan barang. Lebih jauh, pergudangan memiliki tujuan yang lebih kompleks. Berikut adalah beberapa tujuannya.

• Menjaga agar penerimaan dan pengeluaran barang berjalan dengan lancar.
• Menertibkan administrasi pergudangan yang dapat dipertanggungjawabkan.
• Melakukan penyimpanan barang dengan tepat sehingga barang yang ada mudah dicek, ditemukan, serta diambil sesuai dengan keperluan.
• Mengatur barang secara tepat agar dapat menjamin keselamatan dan keamanan barang.
• Merawat barang dengan baik sehingga siap pakai dan tidak hanya sekadar menjadi barang persediaan di dalam gudang.

Mekanisme Pergudangan

Selain memahami pengertian pergudangan, Anda juga sebaiknya memahami mekanismenya. Terdapat 3 mekanisme utama, yaitu penerimaan, penyimpanan, dan pemeliharaan.

1.     Penerimaan

Mekanisme yang pertama adalah proses penyerahan serta penerimaan barang dan/atau peralatan di gudang. Ada dua hal penting yang dilakukan dalam mekanisme penerimaan.

Hal penting pertama adalah pendataan mengenai jumlah serta kualitas barang. Barang yang diterima harus diperiksa dan dipastikan sesuai dengan dokumen atau ketentuan yang berlaku.

Selanjutnya dilakukan pencatatan secara administratif berupa dokumen. Pembuatan dokumen ini dilakukan oleh petugas yang diberi tanggung jawab penuh.

2.     Penyimpanan

Penyimpanan menjadi mekanisme kedua setelah barang diterima dan diserahkan ke gudang. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mekanisme penyimpanan, antara lain.

• Penyimpanan barang harus disesuaikan dengan denah dan ketentuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
• Barang harus aman dari tindak pencurian oleh pihak tidak bertanggung jawab.
• Penyimpanan barang dipastikan aman dari pencemaran yang bersifat biologi dan kimiawi agar kuantitas dan kualitas barang tidak berubah.
• Barang ditata dengan baik, menyediakan dengan standar pergudangan.

3.     Pemeliharaan

Tidak hanya disimpan, pergudangan atau warehousing juga memiliki mekanisme pemeliharaan. Hal ini dilakukan untuk menjaga supaya barang yang disimpan terjamin kualitas dan kuantitasnya, serta siap ketika harus digunakan.

Rekomendasi Layanan Pergudangan

Menangani sistem pergudangan bukan perkara yang mudah. Oleh karena itu, Anda direkomendasikan untuk menggunakan produk layanan pergudangan oleh ahlinya. Salah satu perusahaan yang memiliki layanan pergudangan dan fulfillment adalah Biteship (http://biteship.com/).

Layanan yang disediakan sudah mencakup paket lengkap manajemen pergudangan, yaitu penyimpanan, pengemasan, dan pengiriman barang ke konsumen.

Dalam menjalankan layanan ini, Biteship menjalin kerja sama dengan Gudang.io. Kerja sama ini menciptakan kemudahan bagi Anda dalam menjalankan bisnis, terutama dalam hal penyimpanan, pengelolaan inventori, monitoring stok, dan pengemasan barang.

Setelah membaca penjelasan di atas, tentu Anda sudah memahami pengertian pergudangan. Dapat disimpulkan pula bahwa pergudangan memegang peranan yang sangat penting dalam bisnis perdagangan.