Accrued expense adalah metode akuntansi yang berguna dalam pencatatan atau pembukuan perusahaan. Metode ini mencatat biaya operasional perusahaan, meskipun pihak perusahaan belum memperoleh tagihan dan belum dibayar.
Metode ini berguna untuk mengatur keuangan perusahaan di masa depan. Perencanaan keuangan perusahaan menjadi lebih tertata dengan adanya metode ini. Lalu, apa saja jenis dan contoh dari catatan keuangan sebuah perusahaan?
Key Takeaways
- Accrued expense memastikan laporan keuangan tetap akurat dengan mencatat beban yang sudah terjadi meski tagihan fisik belum Anda terima atau bayar.
- Dengan mendata estimasi biaya seperti gaji, pajak, dan operasional lebih awal, perusahaan dapat menghindari lonjakan pengeluaran tak terduga di masa depan.
- Memahami perbedaan akrual dengan utang usaha atau pembayaran biaya di awal sangat penting untuk menghindari kekeliruan dalam membaca neraca keuangan.
- Mengadopsi sistem otomatis dan integrasi API sangat penting untuk menyinkronkan data biaya riil dengan pencatatan akuntansi guna meminimalkan selisih saldo.
Pengertian Accrued Expense
Akuntansi menjadi bagian penting bagi semua sektor usaha. Apalagi bagi sebuah perusahaan besar, akuntansi membantunya untuk mengatur keuangan perusahaan menjadi lebih tertata dan terencana. Berbagai kebutuhan perusahaan bisa diatur dengan baik lewat akuntansi.
Kegiatan pembukuan setiap akhir tahun selalu menjadi kegiatan akuntansi yang sering dilakukan sebuah perusahaan. Salah satu metode yang digunakan untuk memilah kebutuhan perusahaan dalam catatan ini adalah accrued expense, yang dalam bahasa Indonesia beban akrual.
Istilah tersebut merujuk pada kewajiban pembayaran yang menjadi beban perusahaan. Barang yang menjadi beban pembayaran tersebut sudah diterima perusahaan, tetapi tagihannya belum diterima. Sehingga, perusahaan belum melunasi pembayaran tersebut.
Dengan begitu, besaran pembayaran itulah yang masuk dalam catatan beban akrual. Jadi, secara istilah, arti dari beban akrual adalah beban pembayaran atau biaya yang ditanggung oleh perusahaan dan masuk dalam laporan keuangan, tetapi belum dilunasi.
Namun, jumlah yang harus perusahaan bayarkan nantinya bisa lebih besar atau lebih kecil dari nominal yang dituliskan dalam catatan akrual tersebut. Bisa dikatakan, istilah ini juga merujuk pada estimasi pembiayaan yang harus dilunasi perusahaan di kemudian hari.
Jenis-jenis Accrued Expense
Nilai atau besaran yang harus perusahaan bayar dalam catatan beban akrual memang masih berupa estimasi. Maksudnya, perusahaan masih memperkirakan jumlah biaya yang akan dikeluarkan nantinya. Ada beragam jenis beban biaya yang masuk dalam catatan beban akrual, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Barang atau Jasa
Ketika menjalani sebuah usaha, perusahaan apapun akan menjalin hubungan baik dengan vendor. Arti vendor di sini adalah pihak yang memproduksi atau menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Untuk memenuhi kebutuhan operasional, pihak perusahaan akan membeli barang ataupun jasa dari vendor tersebut. Nah, barang atau jasa yang nantinya sudah diterima oleh perusahaan akan dimasukkan dalam beban biaya.
Walaupun pihak vendor belum memberikan tagihan, beban biaya dari pembelian barang atau jasa akan masuk dalam catatan beban perusahaan. Inilah yang menjadi salah satu jenis dari accrued expense. Pencatatan akan dilakukan berdasarkan waktu terjadinya transaksi.
2. Upah Para Karyawan Perusahaan
Ketika pemberian upah para karyawan terjadi setelah periode pembukuan, maka perusahaan akan mencatat upah karyawan ini sebagai beban yang harus dibayar di masa depan. Maka dari itu, upah karyawan menjadi salah satu jenis beban akrual.
3. Pajak
Setiap usaha yang dijalankan akan mendapat kewajiban membayar pajak. Pembayaran pajak dapat dilakukan berdasarkan periode bulanan maupun tahunan. Sebab, banyak jenis pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan.
Tidak jarang, perusahaan membuat pembagian berdasarkan persen untuk membagi pajak yang harus dibayarkan. Hal ini membuat gaji karyawan akan dipotong untuk membayar pajak tersebut. Jenis beban akrual adalah besaran pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan.
Banyaknya pajak ini menjadi beban yang harus ditanggung perusahaan. Maka dari itu, meskipun belum mengetahui jumlah pasti yang harus dibayarkan, tetapi perusahaan bisa memperkirakan besaran pajak yang harus dibayar.
4. Utang Bunga
Perusahaan juga memiliki utang dalam setiap kegiatan operasionalnya. Setiap utang tersebut berasal dari pinjaman perusahaan ketika melaksanakan semua kegiatan. Baik dari modal maupun kegiatan lainnya, bersumber dari pinjaman yang diajukan perusahaan.
Setiap pinjaman yang dilakukan diikuti dengan besaran bunga. Tentu saja, pihak perusahaan sudah bekerja sama dengan peminjam untuk mengajukan pinjaman tersebut. Jadi, perusahaan sudah mengetahui besaran bunga yang harus dibayar.
Dengan begitu, perusahaan juga bisa menentukan besar nominal biaya yang akan dibayar kepada pihak peminjam. Utang bunga inilah yang juga masuk dalam catatan beban biaya yang harus dibayarkan oleh perusahaan di masa depan.
5. Biaya Lainnya
Selain beberapa jenis beban biaya yang harus ditanggung perusahaan, ada jenis biaya lain yang masuk dalam catatan keuangan ini. Agar perusahaan terus dianggap memiliki perhatian yang baik kepada karyawan, maka perusahaan bisa mempersiapkan bonus bagi karyawan terbaiknya.
Bonus ini juga menjadi bagian dari biaya lain yang akan menjadi tanggungan perusahaan. Selain itu, ketika karyawan sudah mencapai masa bakti, maka karyawan akan menyelesaikan tugasnya di perusahaan tersebut.
Ketika itu terjadi, perusahaan akan memberikan tunjangan bagi karyawan tersebut. Hal ini dilakukan sebagai bentuk apresiasi kepada karyawan karena sudah menjalani tugas di perusahaan yang bersangkutan.
Kemudian, perusahaan juga akan menyewa gedung untuk berbagai kegiatan. Baik kegiatan yang sudah dilaksanakan maupun berbentuk rencana, semuanya akan menjadi catatan bagi perusahaan. Nah, biaya-biaya inilah yang juga tercatat dalam beban biaya di masa depan.
Sebab, perusahaan bisa memperkirakan jumlah biaya bonus, tunjangan maupun besar sewa gedung. Jadi, biaya yang menjadi beban itu akan dicatat dalam beban perusahaan yang harus dibayarkan walaupun perusahaan belum mengetahui pasti berapa biaya yang akan dikeluarkan.
Walaupun masih berupa perkiraan, kehadiran beban akrual dalam catatan keuangan sangatlah penting. Sebab, keuangan perusahaan bisa lebih terkontrol dan tercatat rapi dengan adanya metode akuntansi yang satu ini.
Fungsi Accrued Expense
Laporan keuangan sangat berpengaruh bagi seluruh kegiatan perusahaan. Maka dari itu, laporan keuangan selalu menjadi hal penting yang harus disiapkan oleh perusahaan. Perencanaan dan pelaporan semuanya harus dicatat dengan rinci dan detail.
Ketika menemukan satu kesalahan, maka kesalahan tersebut akan berdampak bagi kegiatan perusahaan kedepannya. Maka dari itu, perusahaan membutuhkan estimasi biaya yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan operasional.
Meskipun belum tercatat resmi dan tagihannya belum dikeluarkan, perusahaan tetap harus menyediakan budget yang sesuai dengan kegiatan yang dilakukan. Dengan begitu, catatan untung dan rugi perusahaan dapat terlihat dengan jelas.
Beban biaya akrual juga memiliki fungsi untuk menjaga keuangan perusahaan. Dengan adanya metode ini, perusahaan bisa mengelola keuangannya dengan baik.
Produk best seller artinya produk yang banyak diminati konsumen dan perusahaan akan bekerja keras untuk memproduksi produk tersebut. Hal ini juga membuat perusahaan membutuhkan beban akrual.
Contoh Accrued Expense dalam Bisnis
Dalam operasional bisnis digital dan manufaktur, beban akrual muncul dalam berbagai bentuk. Sebagai gambaran nyata, berikut adalah beberapa skenario yang paling umum terjadi.
1. Gaji dan Bonus Karyawan
Perusahaan seringkali menutup buku pada tanggal 30 atau 31 setiap bulan, sementara gaji baru dibayarkan pada tanggal 1 atau 2 bulan berikutnya. Oleh karena itu, hak karyawan yang sudah bekerja di bulan tersebut adalah beban akrual bagi perusahaan.
2. Biaya Ongkos Kirim (Shipping Costs)
Dalam bisnis e-commerce, barang mungkin sudah terkirim di akhir bulan. Namun, di sisi lain, tagihan kolektif dari pihak ekspedisi baru masuk di minggu pertama bulan depan.
3. Sewa Gudang dan Fasilitas
Jika Anda menyewa gudang dengan sistem pembayaran di akhir kontrak atau termin tertentu, pemakaian ruang setiap bulannya harus masuk sebagai beban meskipun dana belum keluar secara fisik. Lebih jauh lagi, hal ini mencerminkan penggunaan aset secara riil.
4. Biaya Fulfillment
Layanan pengemasan dan pemrosesan pesanan oleh pihak ketiga yang biayanya dihitung berdasarkan volume transaksi bulanan. Sehubungan dengan hal tersebut, umumnya biaya fulfillment ditagih secara periodik.
Perbandingan untuk Menghindari Kekeliruan Data
Sering terjadi tumpang tindih pemahaman antara beban akrual dengan terminologi akuntansi lainnya. Sebagai contoh, perbedaan accrued expense dan prepaid expense hingga apakah accrued expense termasuk utang. Untuk memastikan perbedaan tersebut, tabel berikut akan membantu Anda membedakannya secara instan.
1. Accrued Expense vs Prepaid Expense
Secara mendasar, perbedaan utama terletak pada urutan waktu penerimaan manfaat jasa atau barang daripada dengan arus kas keluar.
| Aspek | Accrued Expense | Prepaid Expense |
| Definisi | Jasa sudah terima, uang belum keluar | Uang sudah keluar, jasa belum terima |
| Sifat | Kewajiban (Utang) | Aset Lancar |
| Contoh | Tagihan listrik pascabayar | Premi asuransi tahunan yang dibayar di awal |
2. Accrued Expense vs Accounts Payable (Utang Usaha)
Sementara itu, perbedaan ini terletak pada status dokumentasi (invoice) dan kepastian nominal biaya yang harus terbayarkan.
| Aspek | Accrued Expense | Prepaid Expense |
| Definisi | Belum ada invoice formal dari vendor | Sudah ada invoice atau tagihan resmi |
| Karakteristik | Estimasi biaya berdasarkan kontrak/manfaat | Kewajiban tetap berdasarkan dokumen penagihan |
| Contoh | Beban operasional rutin (gaji, bunga, utilitas) | Pembelian inventaris atau material dari supplier |
Alur Waktu Pencatatan: Kapan Accrued Expense Dicatat?
Memahami kapan beban akrual dicatat sangat krusial untuk menghindari kebingungan antara departemen operasional dan keuangan. Maka dari itu, berikut adalah langkah-langkah alur waktu standarnya.
1. Fase Terjadinya Beban (Belum Terbayar)
Perusahaan menerima manfaat. Misal, jasa kurir telah berjalan atau karyawan telah bekerja selama sebulan, namun tanggal jatuh tempo pembayaran atau invoice belum datang.
2. Fase Penyesuaian (Pencatatan)
Selanjutnya, pada akhir periode akuntansi (bulanan/tahunan), akuntan membuat jurnal beban akrual untuk mencatat beban tersebut di laporan laba rugi dan mengakui utang di neraca.
3. Fase Penyelesaian (Terbayar)
Terakhir, saat kas keluar untuk membayar tagihan tersebut, akun utang akrual akan terhapus dan saldo kas berkurang.
Implementasi Jurnal Accrued Expense
Sebagai gambaran teknis, mari kita lihat bagaimana jurnal akrual tercatat. Sebagai contoh, perusahaan Anda menggunakan jasa iklan digital sebesar Rp50.000.000,00 pada bulan Desember, namun tagihan baru akan terbayar pada Januari tahun berikutnya.
Jurnal Penyesuaian (31 Desember):
- (Debit) Beban Iklan: Rp50.000.000,00
- (Kredit) Beban Akrual / Utang Biaya: Rp50.000.000,00
Dengan demikian, laporan laba rugi tahun tersebut akan mencerminkan biaya pemasaran yang akurat, meskipun kas belum berkurang.
Digitalisasi dan Otomasi
Di era industri 4.0, pencatatan manual memiliki risiko human error yang tinggi. Maka dari itu, integrasi sistem antara bagian operasional dengan sistem keuangan (ERP) menjadi kunci. Singkatnya, melakukan pencatatan secara manual sangat berisiko terhadap human error.
Dengan menggunakan sistem yang terintegrasi, setiap biaya pengiriman barang dapat langsung terdeteksi secara real-time, sehingga estimasi contoh accrued expense UMKM maupun bisnis besar menjadi jauh lebih akurat.
Melalui pendekatan digitalisasi, pemanfaatan AI dan otomasi dalam manajemen rantai pasok memungkinkan pemilik bisnis memonitor pengeluaran secara presisi, sekaligus meminimalkan selisih antara pencatatan internal dengan invoice vendor yang akan datang di kemudian hari.
Strategi Optimalisasi Pengelolaan Beban Akrual
Manajemen accrued expense yang efektif adalah kunci untuk menjaga integritas laporan keuangan dan memastikan perusahaan memiliki gambaran yang jelas mengenai kewajiban jangka pendeknya. Tidak hanya itu, memahami perbedaan antara beban akrual dan utang usaha, Anda dapat mengelola arus kas dengan lebih strategis.
Dalam rangka mendukung akurasi data finansial tersebut, yang memiliki volume transaksi tinggi, Anda membutuhkan mitra teknologi yang andal. Biteship hadir sebagai platform aggregator ekspedisi dan sistem manajemen pengiriman yang memungkinkan bisnis Anda membandingkan ongkir, memilih kurir terbaik, serta mengelola seluruh pengiriman hanya dalam satu dashboard terintegrasi.
Dengan fitur unggulan seperti pelacakan real-time, manajemen order otomatis, dan integrasi API, Biteship membantu bisnis Anda memonitor biaya pengiriman secara lebih rapi. Hal ini bertujuan meminimalkan selisih pencatatan biaya serta meningkatkan akurasi data operasional.
Optimalkan pengiriman Anda bersama Biteship dan fokuslah pada pertumbuhan bisnis Anda.
FAQ
Mengapa accrued expense dianggap sebagai kewajiban?
Karena perusahaan telah menerima manfaat dari barang atau jasa tersebut dan memiliki kewajiban hukum untuk membayarnya di masa depan, meskipun invoice resmi belum terbit.
Apa yang terjadi jika perusahaan tidak mencatat beban akrual?
Dampaknya, laporan keuangan akan menjadi tidak akurat. Selain itu, laba bersih akan terlihat lebih tinggi dari yang seharusnya, dan posisi utang perusahaan terlihat lebih rendah, yang dapat menyesatkan investor atau kreditor.
Mengapa sistem otomatis lebih baik daripada spreadsheet untuk mencatat accrued expense?
Sebab sistem otomatis (seperti ERP atau platform logistik terintegrasi) dapat menangkap data transaksi secara real-time saat aktivitas terjadi. Hal ini meminimalkan risiko lupa catat (missing entries) yang sering terjadi jika mengandalkan input manual pada spreadsheet.
Bisakah beban akrual mempengaruhi skor kredit perusahaan?
Secara tidak langsung, ya. Manajemen beban yang rapi menunjukkan pengelolaan arus kas yang sehat, yang menjadi parameter penting bagi bank atau investor dalam menilai kredibilitas bisnis.
